Smartsheet aide Pip Hare à devenir la huitième femme à faire le tour du monde à la voile en solitaire

Pip Hare est seulement la huitième femme à avoir terminé l’éprouvante course à la voile autour du monde, le Vendée Globe. Son incroyable habileté et son endurance sans faille lui ont permis de parcourir les 40 000 km du parcours théorique en seulement 95 jours.

Avec toutes les inconnues de la vie en mer, il est important d’éviter le chaos autant que possible. À l’aide de feuilles et de plans de projets, Pip a géré son équipe de bénévoles du pré-lancement, et a utilisé des tableaux de bord pour partager ses progrès en direct, en faisant participer les fans à son voyage.

Expériences d’apprentissage de gestion de projets

Participer à cette course incroyablement difficile nécessite une planification et une gestion de campagne détaillées, du marketing aux opérations, en passant par le suivi du bateau pendant toute la durée de la course. Son succès dépend de sa capacité à respecter des échéances cruciales lors de la période précédant la course, comme la recherche de sponsors, le respect de budgets serrés et la coordination de projets liés aux médias.

L’équipe de Pip, composée de volontaires à temps partiel, n’avait jamais travaillé en équipe et avait des méthodes de travail différentes. Le défi supplémentaire consistait à assurer une collaboration sans faille tout en travaillant à distance dans le cadre des restrictions de COVID-19. La plateforme de gestion de projets qu’ils ont adoptée devait s’appuyer sur un langage commun, être facile à utiliser et répondre à un large éventail de profils et de savoir-faire techniques.

Bien que Pip ait eu la résistance, l’endurance et les compétences nécessaires pour atteindre la ligne d’arrivée, elle et son équipe étaient sous pression pour organiser les nombreux points de sa campagne et de son expédition. Compte tenu du grand nombre de tâches à accomplir, il fallait une destination unique où l’équipe pourrait se connecter, collaborer à distance et avoir un contrôle total sur tous les aspects de la campagne.

Pendant la préparation de la course et en mer, Pip et son équipe ont utilisé Smartsheet. Grâce à notre plateforme dynamique, ils ont géré son parcours jusqu’à la ligne de départ et ont suivi sa progression alors qu’elle affrontait l’océan en solitaire. La directrice des opérations de Pip, Lou Adams, a présenté les trois principaux avantages que Smartsheet a apportés à la campagne.

Un membre d’équipage supplémentaire

Lou déclare que Smartsheet a rendu le processus de la campagne « plus léger », afin que l’attention puisse être portée sur les activités ayant de l’impact, plutôt que sur l’administration encombrée et le travail dupliqué. Lou pouvait attribuer des tâches aux membres de l’équipe, suivre les budgets, les délais, les objectifs et les communications directement et en temps réel.

Pouvoir convertir des formulaires d’e-mail dans Smartsheet pour les gérer, les organiser et les classer par ordre alphabétique était « comme avoir un assistant virtuel », selon Lou. « C’était de l’or en barre... concilier deux emplois différents et avoir ce logiciel qui peut faire ressortir les données dont j’ai besoin instantanément », a-t-elle ajouté.

Le fait de s’appuyer uniquement sur Smartsheet pour mener à bien la campagne a également permis d’économiser sur les abonnements à plusieurs plateformes. À la place, Pip, Lou et l’équipe disposaient d’une plateforme unique, où elles savaient qu’elles pouvaient gérer et trouver tout ce dont elles avaient besoin. Cela était particulièrement important compte tenu du délai très court avant le départ de Pip.

Un langage commun pour une équipe diversifiée

Pour une équipe aux antécédents différents, l’interface conviviale et intuitive de Smartsheet a permis d’uniformiser les tâches et de favoriser une collaboration productive et efficace.

Le fait d’avoir une visibilité complète de la campagne a permis de disposer de participants impliqués au fait de leurs rôles respectifs. Lou pouvait attribuer des tâches et effectuer des contrôles, le tout en temps réel. Et pour les moins férus de technologie, la plateforme Smartsheet était suffisamment « conviviale, logique et systématique » pour que chacun puisse l’adopter et commencer à l’utiliser rapidement. Comme l’explique Lou, cela ne présentait aucun obstacle :

« Ce n’était pas comme apprendre une nouvelle langue, [c’était] un système beaucoup plus convivial, logique et systématique. Vous ne pouvez pas casser le système, mais vous pouvez aussi l’adapter à votre façon de travailler. Vous pouvez vous approprier Smartsheet et l’adapter pour améliorer votre entreprise et votre campagne, ajouter des personnes ou partager des éléments uniquement avec Pip. »

Accompagner les fans tout au long du parcours grâce à un suivi en temps réel

En mer, le tableau de bord Smartsheet a permis à l’équipe de Pip de tirer des données clés de la course, du bateau et de Pip elle-même. Les supporters pouvaient suivre des métriques tels que sa position nautique et les données sur sa santé provenant de ses appareils technologiques portables, comme ses pas, son sommeil et son rythme cardiaque.

Cette visibilité en temps réel de sa navigation a permis aux fans de voir de près les aptitudes nécessaires pour être une athlète féminine en mer : 95 jours de sommeil interrompu et tout le reste.

Et surtout, cela a permis au médecin de Pip de pouvoir garder un œil sur tous les signes préoccupants relatifs à sa santé, chargés à partir de ses appareils portables et à son équipe de suivre l’instrumentation liée à son bateau. Par exemple, le tableau de bord Smartsheet a alerté l’équipe sur une anomalie dans les données de vent, ce qui lui a permis de déduire que Pip avait perdu sa girouette dans l’océan Austral. En s’appuyant sur les données en temps réel qui arrivent dans le tableau de bord, l’équipe a pu s’assurer que Pip était en vie lorsqu’il y avait un décalage dans sa communication avec l’équipe à terre.

Prochaine course

Pip a déjà prévu de tirer parti de son succès et de participer à nouveau au Vendée Globe en 2024. Cela signifie une campagne plus importante et plus soutenue, ainsi que le maintien de Smartsheet comme outil de gestion des projets de l’équipe.

« À l’horizon 2024, nous allons utiliser Smartsheet pour planifier et mettre en œuvre un programme sur quatre ans. » Lou Adams

Avec tant d’autres façons d’apporter de la valeur à la prochaine campagne de Pip et de suivre ses données en mer, Smartsheet est enthousiaste à l’idée d’offrir à l’équipe l’accès à un ensemble élargi de nos possibilités et fonctionnalités. Et nous sommes impatients de constater ce que Pip peut réaliser ensuite !

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.