Pricer optimise le travail d’équipe et stimule la productivité avec Smartsheet

Fondée en Suède en 1991, Pricer AB est le leader mondial des solutions numériques en magasin, permettant à plus de 18 000 magasins dans plus de 70 pays d’améliorer leurs performances et leur expérience d’achat. Fin 2019, l’entreprise a entamé un parcours de transformation pour construire une solution de gestion de projets et de programmes qui moderniserait ses flux de travail, favoriserait l’alignement des équipes et réduirait la prolifération des contenus.

Simplifier le flux de documents

Avant la transformation, de nombreux services de Pricer étaient enlisés dans des feuilles de calcul tentaculaires et se perdaient dans des fils d’e-mails labyrinthiques. En outre, l’absence d’une solution de collaboration standardisée perturbait la communication et les flux d’informations. Tout cela entraînait un ralentissement des projets et une coopération fragmentée.

« Nous recherchions un outil pour soutenir la gestion des projets et des programmes, car nous croulions sous le poids des e-mails et des fichiers situés à différents endroits », explique Giacomo Crucinio, responsable des services professionnels chez Pricer. « Nous avons toujours voulu disposer d’un système de gestion des documents, car lorsque nous effectuons des installations, les clients ont besoin de vérifier ce que nous avons fait. Pour chaque partie du projet, nous avons plusieurs documents, qui étaient auparavant traités manuellement avec un stylo et du papier ». Pricer s’est tournée vers Smartsheet et le partenaire platine AMX. 

« Tout le monde travaillait avec des feuilles de calcul, nous cherchions donc un moyen de rassembler toutes les feuilles de calcul et de regrouper toutes les informations au niveau du pays, des comptes et de la direction. Ce troisième niveau devait nous apporter de la visibilité sur la gestion du programme avec une liste de tous les projets qui mettrait en évidence ceux qui sont actuellement en cours ou retardés », explique Giacomo Crucinio. « C’est donc ce que nous avons fait en utilisant Smartsheet comme support pour construire une plateforme propriétaire de gestion de projet appelée ProMETEOS ». 

« Notre système commence par le Control Center et la configuration multi-niveaux, qui permet de déployer toutes les données et tous les détails dans une vue multicouche », poursuit Giacomo Crucinio.

La plateforme offre des tableaux de bord dynamiques avec des informations basées sur les rôles et les privilèges des utilisateurs. Chaque employé et chaque sous-traitant ne peuvent accéder qu’aux informations dont ils ont besoin pour accomplir leur travail, ce qui contribue à garantir la sécurité des données. De plus, le fait de tenir tout le monde au courant grâce aux tableaux de bord génère un gain de temps considérable.

« Nos réunions de projet prenaient auparavant au moins une heure. Aujourd’hui, elles ne durent que 20 minutes, car nous pouvons parcourir ensemble toutes les informations disponibles sur les tableaux de bord », explique Giacomo Crucinio.

« Ce que nous avons obtenu en construisant ProMETEOS, c’est une solution de gestion de projet liée au processus, donc à chaque étape, de sorte que des messages soient envoyés lorsqu’une tâche doit être effectuée et que le système suive l’état d’avancement du projet. Il est désormais inutile de garder les derniers résultats en mémoire, puisqu’ils restent toujours dans Smartsheet », fait remarquer Victor Broberg, consultant en solutions AMX.

Travailler plus intelligemment grâce à l’automatisation

La solution utilise des interfaces de programmation d’applications (API) ouvertes pour s’intégrer à des systèmes tiers tels que Salesforce et Microsoft Teams. Il en résulte des améliorations de la productivité, comme l’explique Giacomo Crucinio. « Nous voulions revoir les données des comptes dans notre SalesForce, notamment les détails qui ont pu changer au fil des ans. Nous avons eu l’idée de télécharger les données dans SmartSheet, ce qui a permis à notre équipe des commandes de trouver et de résoudre les incohérences en un jour au lieu d’un mois ».

L’équipe des commandes bénéficie également de flux de travail automatisés qui rationalisent les tâches et contribuent à éliminer les erreurs, ce qui permet un traitement plus rapide et plus efficace des commandes. « La plateforme a été intégrée à notre système de gestion des commandes pour récupérer les données des commandes. Lorsque les agents de terrain se rendent dans le magasin pour faire l’inventaire des produits, nous comparons les produits dont le magasin a besoin avec ceux de la commande. En cas de divergence, l’équipe chargée des commandes est automatiquement informée », explique Giacomo Crucinio.

Pricer tire également parti de Smartsheet pour lancer de plus petits projets adaptés à des équipes spécifiques. Par exemple, un outil RH récemment lancé, Pricer People. Il gère toutes les interactions avec les employés nouveaux, existants et en cours de mutation.

« Grâce aux flux de travail automatisés, nous pouvons échanger des informations dans les deux sens très rapidement. Lorsque nous envoyons un contrat qui doit être signé et renvoyé, nous gagnons du temps sur sa vérification et son contrôle. Le fait de tout mettre dans Smartsheet réduit le temps de traitement des contrats de 60 % », explique Giacomo Crucinio.

Smartsheet optimise également les activités des services professionnels. « Avant, toutes les demandes arrivaient par e-mail ou par téléphone », précise Giacomo Crucinio. « En utilisant Smartsheet, nous avons construit une solution qui recueille toutes les demandes via un portail interne. Nous avons éliminé toutes les demandes d’activité par e-mail et nous conservons tous les détails en un seul endroit ». La solution utilise une logique conditionnelle qui affiche ou masque des champs spécifiques en fonction de la sélection effectuée par la personne dans les champs précédents. Cela permet de s’assurer que l’utilisateur n’est invité à répondre qu’aux questions pertinentes pour sa soumission. En outre, certaines valeurs peuvent être préchargées à partir du HTML de base. Tout cela simplifie le remplissage des formulaires et permet de gagner encore plus de temps.

La quête d’une meilleure efficacité dans toute l’entreprise

Pricer poursuit ses objectifs de productivité avec Smartsheet : mettre tout le monde au même diapason, travailler efficacement et éliminer les points de friction de la communication. Le parcours se poursuit, et de nouveaux projets voient le jour en permanence.

Actuellement, la société travaille sur l’intégration de DocuSign pour rationaliser l’approbation des documents grâce aux signatures numériques.

« DocuSign apporte confiance et structure dans le flux de gestion des documents en permettant à toutes les parties prenantes d’avoir une vue d’ensemble du processus et un contrôle fort sur les documents », explique Giacomo Crucinio.

« Ce qui est formidable avec Smartsheet, c’est que vous pouvez trouver un terrain d’entente avec tous ceux qui utilisent les flux de travail, les formules et les formulaires pour créer des solutions d’entreprise », résume Giacomo Crucinio. Et Pricer utilise ce potentiel au maximum pour améliorer l’expérience professionnelle de ses employés.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.