Sabra diffuse des données informatiques en temps réel pour faciliter la prise de décision

Généralement préparé à partir de quatre ingrédients (pois chiches, citron, tahini et ail), le houmous est un aliment de base pour les fêtes et est utilisé dans de nombreuses cuisines du monde. Dans un contexte où les gens s’efforcent de faire des choix alimentaires plus sains, Sabra s’est fait une réputation en proposant des snacks à base de houmous et de guacamole pour satisfaire ses clients.

Juan Vargas, PMP et chef de projet informatique pour le service des technologies de l’information (IT) de Sabra, avait besoin d’une nouvelle recette plus simple pour gérer les processus internes. Pour ce faire, il voulait s’assurer que le bureau de gestion des projets informatiques (PMO) exploite les meilleures technologies du marché.

« Chez Sabra, nous privilégions la prise de décision fondée sur les données », explique Juan Vargas. « C’est l’une des clés de la réussite de notre entreprise. » Le PMO informatique de l’entreprise a adopté Smartsheet pour faire disparaître les doublons sur les feuilles de calcul et pour réinventer son processus de gestion du changement, afin d’accroître la visibilité et de permettre aux équipes technologiques d’être plus efficaces.

Casse-tête fréquents en matière de gestion du changement

Avant l’adoption de Smartsheet, les processus de gestion du changement de l’équipe informatique ajoutaient des contraintes inutiles à la charge de travail des équipes technologiques. Le processus existant était fastidieux ; le manque de visibilité claire et en temps réel ajoutait de la confusion et complexifiait les choses.

« S’il y avait une indisponibilité programmée de notre site Web, ou un autre changement dont les effets étaient attendus, l’équipe devait lutter contre les difficultés après coup », explique Juan Vargas, car elle disposait de trop peu d’informations, trop tard, pour limiter l’impact sur les activités. Avant d’adopter une plateforme d’exécution des tâches, l’équipe communiquait les changements par e-mail, en envoyant des messages à différents groupes de distribution au sein de l’organisation.

Juan Vargas s’est vite rendu compte qu’ils avaient besoin d’une base de données historique. « Nous voulions être en mesure de consigner les changements que nous apportions à l’environnement et de voir l’historique complet pour adopter une approche plus structurée de notre planification », explique-t-il. « Nous voulions pouvoir interagir avec les informations en temps réel, plutôt que d’attendre les téléchargements de fichiers et les e-mails. »

Des processus organisés pour une efficacité accrue

Pour sensibiliser et renforcer la collaboration, Juan Vargas a choisi Smartsheet, convaincu que la plateforme pouvait accroître l’efficacité et l’efficience. L’équipe a tout de suite ressenti un impact positif. « Avant Smartsheet, chaque processus de changement nécessitait des réunions qui duraient entre 45 et 60 minutes. », déclare-t-il.

« Avec le nouveau processus, les réunions ne durent que 15 minutes, car toutes les informations relatives aux changements sont constamment visibles. Vous n’avez pas besoin de passer du temps supplémentaire à comprendre le qui, le quoi, le quand, le pourquoi et le comment du processus de gestion du changement. »

Désormais, toutes les demandes de gestion du changement sont traitées par le biais d’un formulaire de demande de changement informatique, créé dans Smartsheet. Grâce à ce formulaire, l’auteur de la demande peut voir quels jours et heures conviennent le mieux pour les fenêtres de changement spécifiques qui ont un impact sur les secteurs d’activité ou de production. Le reste du formulaire comprend des champs pour les exigences de communication, y compris la priorité, la portée, le public, les pièces jointes (notamment une méthode de document de procédure), et ce que le changement cherche à obtenir.

Une fois le formulaire rempli, les demandeurs sont immédiatement dirigés vers l’agenda des changements informatiques (qui a été créé à l’aide de l’application Agenda de Smartsheet). Ils peuvent ainsi voir tous les changements prévus pour chaque mois. « Avec Smartsheet, nous avons pu créer un agenda d’entreprise à partir de nos données », indique Juan Vargas.

« Ainsi, si quelqu’un dans notre organisation veut savoir ce que nous faisons pour améliorer la valeur de son entreprise, il le peut. Et l’équipe peut voir ce qui se passe avec les changements à un niveau supérieur à tout moment. »

Avant de créer cette solution, la gestion des changements était un processus très fermé et cloisonné. Grâce à Smartsheet, l’équipe de Juan Vargas peut veiller à ce que sa communauté d’utilisateurs puisse accéder à des informations de qualité et à des plans d’action, et à ce que l’ensemble de l’équipe informatique soit informé des changements, afin de pouvoir anticiper l’impact sur l’entreprise. « Désormais, les changements sont communiqués à des centaines de personnes réparties dans six pays », constate Juan Vargas.

Juan Vargas a également conçu un tableau de bord de consensus de projet pour le PMO informatique, sur lequel les membres de l’équipe peuvent voir un rapport d’ensemble du programme comprenant l’étape actuelle, le propriétaire, le statut général, la portée, le budget et plus encore. Il a également rassemblé des éléments et des ressources de Smartsheet, notamment leur runbook (dossier d’exploitation) informatique, des formulaires, des rapports, et un calendrier pour les tours d’astreinte, dans un portail d’équipe pratique.

Sécurité, authentification unique et contrôles de l’administrateur

L’un des principaux avantages de l’utilisation de Smartsheet pour différents processus est l’augmentation de la transparence dans l’ensemble de l’entreprise. « Désormais, davantage de personnes ont accès aux informations. De plus, Smartsheet fournit un service formidable sans avoir à intervenir dans le système, et encore moins à le casser », déclare Juan Vargas.

« L’équipe apprécie ce processus, car elle peut obtenir les changements qui doivent être effectués, rapidement. Personne n’a besoin d’entrer dans un système complexe pour approuver les changements. Tout se fait à l’aide de l’authentification unique dans l’application, et le tour est joué. Cette facilité d’utilisation a vraiment aidé à faire adopter Smartsheet par les équipes. »

Le service informatique s’efforce de tirer parti des autorisations, de l’authentification unique (SSO) et de Microsoft Azure Active Directory pour contrôler la gestion des utilisateurs. Il a pu mettre en place différents contrôles sur les autorisations afin que les personnes n’aient accès qu’à ce qu’elles doivent voir.

Se concentrer sur le travail qui compte

En plaçant son processus de gestion du changement dans Smartsheet, l’équipe informatique a « gagné un temps fou », car elle n’a plus à remettre de l’ordre après chaque changement.

Cela permet à Juan Vargas de consacrer moins de temps aux réunions de planification et plus de temps à la réussite des projets. Il fait également appel aux modèles Smartsheet pour gagner du temps. « Une fois que j’ai le modèle dont j’ai besoin, je peux simplement apporter quelques modifications rapides et me mettre au travail. »

« Smartsheet est devenu la référence dans cette entreprise. Au lieu de dire "envoyez-moi cette feuille de calcul", on dit : "c’est sur Smartsheet". »