L’hôpital pour enfants de Seattle utilise Smartsheet pour étendre l’impression 3D aux soins chirurgicaux personnalisés

L’Hôpital pour enfants de Seattle conçoit l’avenir des soins médicaux. Le programme de soins personnalisés de l’hôpital comprend une initiative d’impression 3D. Celle-ci crée des modèles anatomiques réalistes que les chirurgiens peuvent utiliser pour visualiser et planifier des procédures complexes. Les conceptions, les détails du plan et les résultats que les chirurgiens rapportent en retour sont tous gérés dans Smartsheet, créant ainsi un cadre pour une plus grande normalisation et une capacité accrue au fur et à mesure de l’évolution du programme.

« Les hôpitaux disent que nous avons besoin d’innovation », déclare Seth Friedman, titulaire d’un doctorat, responsable de l’innovation en imagerie et de la modélisation par simulation à l’Hôpital pour enfants de Seattle. « Tout le monde a essayé de trouver comment intégrer cette innovation dans nos propres murs. La pandémie nous a certainement donné des exemples de la manière dont cela peut être efficace, et nous sommes maintenant en mesure de nous projeter dans l’avenir et de réfléchir à la manière de rapprocher cela des autres domaines. Nous avons fait un investissement important dans le domaine de la chirurgie, car l’imprimante dont nous disposons actuellement, qui imprime des objets très souples que les chirurgiens peuvent utiliser pour améliorer les soins aux patients, présente le plus grand potentiel. »

Friedman fait partie du Centre de recherche clinique et translationnelle, chargé de concevoir des applications pratiques pour la recherche clinique. En plus de gérer le service d’impression 3D au sein du programme d’innovation et d’amélioration continue, il supervise la recherche en radiologie. M. Friedman avait besoin d’une solution pour assurer le suivi des données et des fichiers d’imagerie issus de projets de recherche pluriannuels, de demandes d’impression et de discussions avec des chirurgiens et des chercheurs. Cette solution devait également avoir la souplesse de satisfaire aux besoins d’autres programmes, en étant facile à comprendre et à utiliser, avec le moins d’étapes possible.

« Je supervise le centre de radiologie par lequel transite toute la recherche en imagerie, pour l’ensemble de l’organisation », explique M. Friedman. « Nous recevions un e-mail, et six mois plus tard, nous recevions un autre e-mail, avec de nombreuses pièces jointes. Ensuite, quelqu’un apportait un dossier à notre bureau. Nous avions tous ces papiers et ces dossiers que nous devions contrôler. Le problème est que si une étude démarre et que rien ne se passe pendant deux ans, vous ne pouvez pas vous souvenir de ce dont vous aviez parlé à l’époque ou de ce qu’était le protocole. J’ai réalisé que nous pouvions utiliser Smartsheet pour contrôler les documents, en plaçant des tonnes de fichiers dans une cellule unique. Smartsheet a fourni un tableur, un système de cartes et un référentiel de documents. »

Avant d’adopter Smartsheet, M. Friedman et ses collègues avaient essayé diverses plateformes, allant des logiciels de gestion de projets aux outils de bureautique, en passant par des bases de données personnalisées. Les meilleurs ont assez bien fonctionné pendant environ six mois, jusqu’à ce que les utilisateurs les trouvent trop rigides pour s’adapter à de nouvelles utilisations, et la recherche recommençait à nouveau. Smartsheet a permis de résoudre ces difficultés.

Une fondation pour une « usine » d’impression 3D

Les chirurgiens de l’Hôpital pour enfants de Seattle collaborent avec Seth Friedman pour développer des modèles anatomiques en 3D qui les aident à visualiser et à planifier des opérations chirurgicales complexes, souvent sur de très jeunes enfants. Après avoir discuté des détails de la demande, par exemple, les voies respiratoires d’un enfant à préparer pour l’insertion d’un tube de trachéotomie, et la vérification de l’imagerie médicale, M. Friedman saisit les informations relatives au projet dans Smartsheet afin de pouvoir suivre la demande et convertir les données en une conception pour le produit imprimé.

Une fois le modèle imprimé et nettoyé, les chirurgiens peuvent l’utiliser pour visualiser plus clairement la partie du corps qu’ils vont opérer. En ayant sous les yeux la taille et les caractéristiques physiques réelles en 3D, les chirurgiens peuvent établir des plans plus détaillés qu’ils ne pourraient le faire en se basant sur des données anatomiques génériques ou des images médicales reconstituées en 2D et en 3D. Ils peuvent également partager le modèle avec la famille du patient pour l’aider à comprendre le plan de soins de leur enfant.

« Une grande partie de ce que nous faisons avec les soins personnalisés est vraiment intense et spécifique au patient », dit Friedman. « La métrique qui me préoccupe vraiment est de savoir si cela a changé la prise de décision pour l’opération ? Si je réalise 10 modèles et que l’un d’entre eux modifie cette prise de décision, c’est bien. Nous avons un système de tableau de bord que nous essayons d’optimiser pour le recueil et l’affichage des données. Et j’espère utiliser la narration également pour trouver comment augmenter ces métriques avec ce qui semble plus important : Quel était le facteur X de l’impression d’un bassin pour que le médecin puisse dire : « Je vois, c’est ce que nous devons faire. »

Le programme actuel est modeste. Seth Friedman le compare à une fromagerie artisanale gérée par une seule famille. Mais au fur et à mesure que les demandes affluent, il voit l’utilisation de Smartsheet comme la base d’un programme plus normalisé, avec des étapes de processus claires et des cadres temporels prévisibles pour la modélisation et la conception, l’impression et le nettoyage. Chaque tâche d’impression sera toujours unique, comme les patients sur lesquels elle est basée, mais il sera plus facile pour les collègues de gérer certaines parties du processus d’impression et de produire efficacement davantage de modèles anatomiques.

« Beaucoup de solutions de projets et de bases de données fonctionnent très bien dans un système linéaire », dit M. Friedman. « Mais si votre système est chaotique ? Je ne suis pas très organisé mais je suis vraiment bon dans le chaos. Si vous avez besoin de ça demain, je le ferai, il n’y a aucun doute. Mais c’est un très mauvais système si vous devez faire appel à d’autres personnes. J’espère donc que Smartsheet me sauvera de moi-même. Nous l’utilisons pour mettre en place un système durable, dont personne n’est l’élément central, et qui a la souplesse nécessaire pour évoluer dans le temps. »

Un référentiel de données qui s’adapte au style de chacun

L’autre utilisation majeure de Smartsheet par Seth Friedman est l’organisation des données d’imagerie et des dossiers pour les études de recherche en radiologie. Étant donné qu’il peut s’écouler des semaines ou des mois entre l’inscription de nouveaux patients, l’équipe avait besoin d’un endroit unique pour saisir la conception et les exigences de l’étude, qui serait rapide à vérifier et à suivre, même si cela n’était plus très trais dans l’esprit de ses membres.

« La qualité idiosyncratique de la gestion des classeurs et des documents peut être vraiment mauvaise », déclare M. Friedman. « Nous avons pu éliminer le problème où, si nous avons cinq gammes de services différentes et que je leur envoie toute la documentation électronique, une personne va l’implémenter dans un cahier à spirale ; une personne la jettera ; une mettra son contenu dans un dossier d‘e-mails de groupe ; et une autre la placera dans SharePoint. Nous publions maintenant un tableau de bord pour chaque modalité. Les techniciens savent quelles études de recherche sont présentes, et lorsqu’ils reçoivent un nouveau patient, ils peuvent très rapidement obtenir les informations dont ils ont besoin pour exécuter le processus pour une étude particulière. »

Il s’agit d’une plateforme qui permet aux médecins de se concentrer sur ce qu’ils font le mieux.

Qu’il s’agisse de recueillir les renseignements de recherche ou de vérifier les techniques chirurgicales, le personnel de l’Hôpital pour enfants de Seattle ne perd jamais de vue sa mission, qui est d’offrir de l’espoir, des soins et des traitements à chaque enfant. M. Friedman et ses collègues n’ont pas toujours le temps d’acquérir de nouvelles compétences logicielles ou de nouvelles techniques de gestion de projets, surtout si cela ne fait pas partie de leur travail quotidien. La facilité d’utilisation et l’interface intuitive de Smartsheet leur permettent de se consacrer à ce qui est le plus important.

M. Friedman est impatient d’utiliser Smartsheet pour étendre et faire évoluer le programme d’impression. Avec des tableaux de bord pour mettre les données du programme à portée de main des utilisateurs, l’automatisation pour réduire les tâches répétitives, l’analyse pour générer des informations sur le programme et un accès facile basé sur le cloud, Smartsheet offre un grand nombre de détails et une grande flexibilité pour s’adapter au niveau de personnalisation que l’Hôpital pour enfants de Seattle cherche à offrir.

« La phase actuelle de notre travail est celle du démarrage, de la montée en puissance. Elle nous permet de nous préparer à ce que nous serons dans un an », explique M. Friedman. « Nous aurons une production à son maximum. Nous mettons en place l’outil de base pour pouvoir faire fonctionner cette structure et obtenir des métriques sur la durée des cycles, le processus et l’incidence. Une fois qu’il sera en pleine production, nous pourrons l’optimiser pour qu’il devienne un système d’apprentissage. Si nous devions passer six mois à créer une base de données personnalisée et dire ensuite que nous avons terminé, cela supposerait que le système ne change pas beaucoup, alors que je pense que le système va beaucoup évoluer. C’est juste la nature des soins de santé. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.