Simpson Strong-Tie s’appuie sur des ressources invisibles pour optimiser son travail

La plupart des personnes qui bénéficient de la force et de la résistance d’une connexion structurelle de Simpson Strong-Tie ne s’en rendent jamais compte, car elle est invisible. Derrière la peinture, le placoplâtre et l’isolation, des fixations en métal et en bois et des éléments d’assemblage conçus avec précision font tenir les bâtiments et les rendent plus solides et plus résistants aux catastrophes naturelles comme les tremblements de terre et les ouragans.

De la même manière, Deirdre Spencer, chef de projet senior pour le studio numérique en marketing chez Simpson Strong-Tie, exploite la possibilité de masquer des éléments dans un projet Smartsheet pour rendre le flux de travail de l’entreprise plus efficace et simplifier la gestion et l’exécution des projets.

« Les ingénieurs ont besoin de nombreuses informations techniques pour faire leur travail », explique Deirdre Spencer. « Sur nos pages de renvoi, nous réunissons les principaux points techniques sous une forme conviviale. C’est amusant de travailler là-dessus ; ce n’est pas tous les jours dans le marketing que l’on utilise ses compétences pour commercialiser quelque chose qui fait vraiment une différence dans le monde. Nos produits sauvent littéralement des vies. »

Supprimer le travail en double

L’équipe de Deirdre Spencer est responsable du site Web et de la communication par e-mail avec les clients, au rang desquels figurent aussi bien des architectes, des ingénieurs et des constructeurs que des bricoleurs. Les ressources en ligne de l’entreprise comprennent de la documentation technique, des logiciels de construction et des plug-ins, des dessins, des vidéos et des liens vers des ateliers et des programmes de formation. L’équipe conçoit les pages de renvoi sur les produits, élabore un ensemble de newsletters ciblées par e-mail et fait la promotion de webinaires pour partager l’expertise des ingénieurs de Simpson Strong-Tie.

Lorsque Deirdre Spencer a rejoint Simpson Strong-Tie il y a cinq ans, plusieurs équipes utilisaient déjà Smartsheet, mais beaucoup avaient l’impression que cela créait du travail en double une fois associé aux outils logiciels de bureautique auxquels ils étaient habitués. Les collègues créaient des plans marketing dans Smartsheet, mais devaient ensuite saisir les informations dans de nouvelles feuilles ou envoyer des e-mails distincts aux autres équipes pour demander des services tels que la conception graphique ou le développement d’applications.

Deirdre Spencer a alors compris que ses collègues avaient besoin d’une meilleure solution pour demander des services partagés et se sentir véritablement propriétaires de leurs plans. La solution : l’automatisation. Deirdre Spencer a créé des colonnes masquées spéciales dans le modèle de plan marketing pour automatiser le flux de travail, tout en réduisant le plus possible l’encombrement visuel pour les utilisateurs. Elle a ajouté une case à cocher, intitulée « Prêt pour l’équipe ». Désormais, lorsqu’un projet est prêt à être envoyé aux services de conception créative, le chef de projet coche la case « Prêt pour l’équipe », ce qui remplit instantanément les colonnes et transmet toutes les lignes de données appropriées du projet à l’équipe de conception. Aucune saisie de données en double n’est nécessaire.

« Leurs plans deviennent un moyen de lancer des projets après les avoir planifiés, et également de consulter le statut d’un projet une fois transmis à l’équipe de service », explique Deirdre Spencer. « Ces plans sont aussi un agenda pour nos réunions mensuelles avec le responsable du marketing produit, afin de suivre l’état d’avancement. Ils sont un véritable outil de communication, un document vivant et dynamique. Nous avons vraiment élargi le champ des personnes concernées par les solutions Smartsheet et nous essayons de simplifier la vie des gens en utilisant l’automatisation, les notifications et les liens entre feuilles. »

Accroître la visibilité et mettre en évidence la valeur

Simpson Strong-Tie utilise Smartsheet pour établir des rapports destinés aux dirigeants via des tableaux de bord, pour créer et gérer des projets, et pour rendre des comptes grâce à des notifications et des alertes automatisées. Plusieurs équipes autres que le marketing utilisent Jira, Deirdre Spencer prévoit donc de mettre en place un connecteur Jira pour que ces équipes puissent envoyer des demandes de service marketing et transversales en quelques clics.

Smartsheet a également permis à Deirdre Spencer et à son équipe de créer un portail unique pour les services marketing partagés sur le réseau intranet SharePoint de l’entreprise. Une page centrale héberge un tableau de bord Smartsheet avec des liens vers des formulaires, des modèles et des rapports importants. Le portail permet d’assurer la cohérence de la configuration des projets et des demandes de service, ce qui facilite l’exécution de l’ensemble du portefeuille de projets de l’équipe.

En utilisant les fonctionnalités de Smartsheet pour réduire le travail effectué en double, l’équipe de Deirdre Spencer a pu économiser du temps et des efforts. Ses collègues ont ainsi pu exécuter davantage de projets. En effet, le suivi des projets dans Smartsheet a fourni les données démontrant que la charge de travail du marketing numérique a augmenté de plus de 50 % en quelques années, ce qui justifie l’embauche de nouveaux collaborateurs.

« La plupart des gens ne veulent pas avoir à saisir des informations trois fois parce que nous utilisons des outils différents », souligne Deirdre Spencer. « Envoyer des demandes de service en un seul clic a été une révolution. C’est si simple, mais cela a permis de réduire considérablement le nombre de formulaires à remplir. C’est un excellent moyen de gagner le cœur et l’esprit des gens et de leur faciliter la vie. Cela a été incroyablement puissant. »

Optimiser pour l’avenir

Deirdre Spencer prévoit de renforcer l’utilisation de Smartsheet par l’entreprise en ajoutant des outils tels que le connecteur Jira et l’application Agenda. Les tableaux de bord utilisés pour établir les rapports de la direction ayant été conçus il y a quelques années, elle se réjouit de les moderniser avec les graphiques et les diagrammes les plus récents pour une meilleure présentation des données et un meilleur impact.

Elle apprécie particulièrement la possibilité d’intégrer une logique conditionnelle dans les formulaires Smartsheet. Son objectif est de créer un formulaire de demande de services unifiés qui acheminera automatiquement les demandes vers les équipes de conception, de développement de logiciels ou autres équipes compétentes en fonction des données spécifiques saisies. Les fonctionnalités de Smartsheet peuvent ainsi travailler discrètement en arrière-plan pour aider les gens à en faire plus, tout comme les connexions d’assemblage invisibles commercialisées par l’entreprise qui rendent les bâtiments plus solides et plus résistants.

« Le responsable du marketing produit ne cesse de le répéter depuis quelques années », déclare Deirdre Spencer. « Il aimerait n’avoir qu’un seul formulaire, au lieu de trois formulaires pour trois outils de suivi, auxquels s’ajoutent d’autres formulaires pour la photographie et l’édition d’images sur le site Web et diverses autres choses. Si nous pouvons condenser tout cela en un seul formulaire de prise en charge, lequel permet de créer une feuille de prise en charge et d’envoyer des lignes au responsable du projet concerné en fonction du type de projet, nous serons des héros. »