Solution Cell travaille avec Project Plan Services pour optimiser les parcours de transformation des activités de ses clients

Solution Cell a créé un cabinet de conseil prospère pour aider les entreprises à se développer, à planifier et à concrétiser des changements à long terme dans leur comportement et leur culture. Sue Beasey, responsable des opérations chez Solution Cell, a compris la nécessité de procéder à un changement pour s’adapter à l’accélération de la croissance de l’entreprise. Pour cela, l’entreprise devait introduire une plateforme technologique permettant de gérer et de suivre plus efficacement le travail des clients. Smartsheet aide Solution Cell à économiser du temps et des efforts tout en favorisant la collaboration entre les équipes.  

« Nous avons essayé toutes sortes de solutions », affirme Sue Beasey. « L’entreprise commençait à se développer sérieusement, et aucun système ne gérait vraiment nos projets à notre place. Une solution ne sert à rien si tout le temps que vous passez à saisir des informations ne produit qu’un message pour vous rappeler de "rédiger la lettre mercredi". Smartsheet ne demande pas autant de temps. Le logiciel est très intuitif, ce que nous apprécions tous. Il est également très facile d’intégrer d’autres personnes dans un projet. »

Solution Cell se félicite notamment de sa capacité à créer un plan unique pour chaque client, en fonction de ses besoins et objectifs spécifiques. Chaque parcours client comprend des programmes individualisés et hautement interactifs, conçus pour favoriser le changement de comportement. Auparavant, il fallait créer chaque parcours client de toutes pièces, ce qui compliquait la normalisation des pratiques. Au fur et à mesure que l’entreprise définissait un menu d’approches adaptées à la marque et personnalisables en fonction du processus de transformation de chaque client, Sue Beasey était de plus en plus convaincue qu’elle pourrait trouver une plateforme technologique pour alléger la charge administrative. Mais elle n’était pas prête à se contenter du premier outil venu.

Le bon partenaire pour la bonne plateforme

Peter Allanach est directeur de Project Plan Services (PPS), un partenaire platine de Smartsheet au Royaume-Uni. Il affirme que Smartsheet est le produit phare de l’entreprise en raison de ses fonctionnalités complètes et de sa facilité d’utilisation. Peter Allanach et son équipe ont travaillé avec Solution Cell pour concevoir une plateforme technologique qui soutiendrait les processus et les objectifs clairement définis de l’entreprise.

« La demande initiale a été très simple », souligne Peter Allanach « Solution Cell disposait d’un grand nombre de données (notamment des informations financières et des informations sur la coordination des tâches) qui avaient besoin d’être regroupées dans une vue d’ensemble. Les processus à optimiser étaient très bien définis. Souvent, nos clients savent qu’ils ont besoin de quelque chose, mais n’arrivent pas à mettre le doigt dessus. Avec Solution Cell, nous avons pu proposer une solution ciblée et démontrer que les entreprises de gestion de projet plus grandes ou plus traditionnelles ne sont pas les seules à pouvoir bénéficier d’une solution de planification basée sur le cloud telle que Smartsheet. »

PPS et Smartsheet ont aidé Solution Cell à réunir ses processus d’affaires sur une plateforme unique, qui intègre les informations tout en réduisant le temps et les efforts de chacun. 

« Mon patron pensait que j’étais réfractaire au changement. En fait, j’étais plus réfractaire à l’idée de passer à quelque chose qui ne réduirait pas le temps que je passais à travailler, mais [au contraire] l’allongerait », explique Sue Beasey. « Puis nous avons rencontré PPS, et nous avons tout de suite compris que cela fonctionnerait. On s’est beaucoup moqué de moi au travail parce que j’avais accepté quelque chose. J’en ai parlé à tout le monde parce que, franchement, ça marche, et ça marche en toute simplicité. »

Une source de référence unique évite le gaspillage de temps et d’efforts

Le processus de Solution Cell commence par des rencontres préliminaires sur place avec le client, afin de comprendre sa situation unique. L’entreprise personnalise ensuite un parcours qui comprend des formations en ligne, des ateliers en personne, un accompagnement en petits groupes et bien plus encore. Tous ces éléments sont conçus pour aider le client à atteindre ses objectifs. Par le passé, le parcours était planifié en transférant des informations entre des documents et des applications sans lien les uns avec les autres. L’intégration des commentaires des clients et des changements de calendrier nécessitait de nombreuses étapes d’actualisation et de recoupement. Smartsheet fait disparaître ce travail fastidieux et complexe, en fournissant une source unique d’informations sur les programmes, rapide et facile à créer ou actualiser. 

Comme l’explique Sue Beasey : « Nous avons cessé d’avoir sept ou huit outils différents pour faire des choses différentes. Nous enregistrions les finances d’une manière, nous enregistrions le projet [et] les tâches d’une autre manière. Nous avons toujours des feuilles spéciales pour certains projets, mais elles sont toutes reliées entre elles et produisent une feuille finale indiquant tous les détails : le mode et les dates de déploiement, les finances au cours de l’année, l’aspect final… Pour moi, c’est probablement le plus important. »

Au fur et à mesure que le client progresse, Smartsheet rationalise le processus de partage des mises à jour et des progrès. Solution Cell utilise les formulaires Smartsheet pour considérablement raccourcir l’évaluation des ateliers individuels. Au lieu de renvoyer des formulaires de commentaires sur papier, les participants remplissent un formulaire en ligne, qui transmet les évaluations et les commentaires à une feuille centrale. Selon Sue Beasey, d’autres aspects de la communication avec le client, comme l’état d’avancement des travaux et les mises à jour du calendrier, peuvent être communiqués en quelques clics.

« Il est très facile de partager Smartsheet avec un client », affirme-t-elle. « La présentation est bonne. Elle est cohérente et intuitive. Des clients m’ont déjà partagé leur propre système de gestion de projet, il leur fallait une clé et c’était tellement compliqué. Avec Smartsheet, en revanche, si vous le partagez, ils peuvent voir exactement ce que vous voulez qu’ils voient, et rien d’autre. Cela permet de faire les choses en une seule étape, au lieu de plusieurs. »

Une plateforme assez performante pour être recommandée à des concurrents 

Sue Beasey apprécie tellement Smartsheet qu’elle l’a même recommandé à des connaissances d’une autre entreprise travaillant sur le même marché du conseil. 

« Nous avons discuté avec eux récemment, et ils disaient qu’ils n’arrivaient pas à trouver quelque chose comme Smartsheet, qui fonctionne avec tout le reste », explique-t-elle. « Je leur ai donc donné les coordonnées de PPS. Nous ne parlons pas toujours aux autres fournisseurs de formation et de conseil. Ils ont leurs activités, nous avons les nôtres, et nous gardons tout cela bien séparé jusqu’à ce qu’il y ait un conflit, par exemple lorsque nous sommes en compétition pour un contrat. Mais j’ai pensé qu’ils gagneraient vraiment à utiliser Smartsheet. Vous ne refuseriez à personne, qu’il s’agisse d’une entreprise concurrente ou non, d’utiliser quelque chose de vraiment utile ; quel intérêt pour vous ? »

Sue Beasey et ses collègues prévoient de continuer à travailler avec PPS pour intégrer davantage de fonctionnalités de Smartsheet, à raison d’une nouvelle fonctionnalité importante par an. Le prochain objectif de Solution Cell est d’optimiser l’utilisation de l’automatisation. Sue Beasey constate qu’il y a encore un certain nombre d’étapes de projet qui dépendent de rappels et de flux de travail manuels. Elle est convaincue que Smartsheet peut accélérer ces étapes avec un petit effort stratégique. Elle est persuadée que ces fonctionnalités supplémentaires et celles à venir seront aussi faciles à apprendre que les précédentes, et qu’elles seront tout aussi faciles à utiliser.

« Il ne s’agit pas seulement d’apprendre un nouvel outil, mais de lui faire confiance », précise Sue Beasey. « Pendant un certain temps, nous avons utilisé Smartsheet et nos anciennes feuilles de calcul en parallèle pour nous assurer que cela fonctionnait. Il est très difficile de confier à quelque chose de nouveau ce qui représente la totalité de votre entreprise et de ses données. C’est quelque chose d’assez important à accepter, et je pense que la facilité avec laquelle le logiciel fonctionne nous a aidés à lui faire implicitement confiance très rapidement. »