Sonnedix utilise Smartsheet pour maintenir la collaboration et assister les employés pendant la pandémie de COVID-19

Alors que nous nous efforçons de créer un avenir plus durable, l’investissement dans des sources d’énergie propre est vital. Des entreprises comme Sonnedix, un producteur d’électricité indépendant (IPP) innovant qui conçoit, finance, construit et contrôle des centrales solaires performantes et compétitives, ouvrent la voie en exploitant la puissance du soleil pour offrir un monde plus vert et plus radieux à tous.

Toutefois, avec des centrales solaires et des bureaux dispersés dans le monde entier, Sonnedix sait que la collaboration réussie en tant qu’équipe unique est fondamentale pour son succès à long terme. « Chez Sonnedix, nous prétendons être une équipe », déclare Andrea Vecchi, responsable de la gestion de projets. « L’appartenance à cette équipe unique réside en partie dans le fait que peu importe où vous vous trouviez dans le monde, vous savez que vous faites partie de Sonnedix ».

Lorsque la pandémie a frappé, Sonnedix savait qu’elle devrait travailler dur pour développer des processus visant à garantir la solidité de sa culture d’entreprise : « une seule et même équipe » et assister les employés à tous les niveaux.

Comme pour la plupart des entreprises, la pandémie de de COVID-19 signifiait que Sonnedix avait un sérieux défi à relever pour s’adapter aux exigences du télétravail de masse en quelques jours. Heureusement, en tant que responsable de la gestion de projets, Andrea était prêt à superviser la plupart des initiatives nécessaires. Et il savait que Smartsheet serait une plateforme idéale pour aider Sonnedix à mettre en œuvre de nouvelles initiatives pour assister les collègues qui travaillent pendant la pandémie.

Lorsqu’Andrea est arrivé chez Sonnedix en 2018, Smartsheet était déjà présente dans l’entreprise. Dans sa quête d’une plus grande optimisation et normalisation des projets, Andrea s’est rapidement rendu compte que Smartsheet était sous-exploitée, et a identifié l’énorme potentiel de collaboration et de communication de la plate-forme.

Au départ, Andrea a utilisé Smartsheet pour des projets comme la normalisation et l’optimisation du processus d’acquisition émergent, trouvant que Smartsheet « nous aide à visualiser clairement les cheminements et veille à ce que les fonctions collaborent bien ensemble ». Après avoir continué à explorer les possibilités des flux de travail et de l’intégration des applications de Smartsheet tout au long du second semestre de 2019, la plateforme s’est avérée une priorité pour Andrea lorsque les difficultés du télétravail ont commencé à se faire sentir.

Sonnedix a depuis utilisé Smartsheet pour des initiatives allant d’une nouvelle politique de formation au télétravail, en passant par des mesures de sécurité au bureau et des évaluations du bureau à domicile. Tout cela a permis à la culture de Sonnedix de rester inclusive et solidaire.

Dispenser une formation avec un niveau d’engagement élevé

Au début du confinement, l’équipe des RH de Sonnedix a dû assister le personnel pour adopter une nouvelle méthode de travail. Elle avait déjà développé une série de sessions de formation à fort impact. Les RH ont donc contacté Andrea pour accélérer la mise en place de la formation, en vue d’aider les responsables à diriger leurs équipes traversant les défis et les contraintes du télétravail de masse.

Grâce à Smartsheet, l’équipe a rapidement élaboré un portail RH qui permettrait au personnel de demander et de recevoir une formation rapide. Les collaborateurs du monde entier peuvent réserver des formations pour différentes sessions, et une fois qu’ils ont utilisé le formulaire, une série d’automatisations sont déclenchées, comme un processus d’approbation en arrière-plan pour les programmes de formation payants. Il s’agit d’une amélioration considérable par rapport à l’ancien processus de réservation, lequel reposait essentiellement sur des e-mails avec des données enregistrées dans Excel.

En six mois, Sonnedix a augmenté la quantité de formations en dispensant plus de 90 sessions de formation, totalisant plus de 1 000 heures, toutes réservées à travers le système Smartsheet. Les employés peuvent facilement exécuter un rapport pour suivre leur développement, veillant ainsi à ce que chacun continue à se réaliser et à s’accomplir.

« Nous devions rendre cette formation visible et accessible aux collaborateurs afin d’encourager l’engagement. », ajoute Andrea. « Smartsheet nous a permis de concrétiser cet objectif. Nous n’avons reçu que des commentaires positifs. »

Donner la priorité à la sûreté et la sécurité lors de la réouverture des bureaux

Sonnedix s’engage à protéger le bien-être physique et mental de ses collaborateurs, et la société a travaillé avec ardeur pour accroître l’efficacité du télétravail. Toutefois, il reconnaît également que pour ceux qui ne bénéficient pas de conditions de logement adéquates, le bureau est une nécessité cruciale. Ainsi, une fois que les réglementations l’ont permis, Sonnedix avait besoin d’un moyen d’ouvrir, en toute sécurité, le bureau aux employés ne pouvant pas travailler de chez eux.

Andrea a joué un rôle central sur cette question, en dirigeant un groupe de travail interne pour la gestion de la crise de COVID-19. Suite à une demande de la filiale française pour soutenir la logistique du travail au bureau, Andrea a d’abord créé une simple feuille permettant aux collègues de réserver des jours de bureau au moyen d’une case à cocher. Grâce à ce système, le responsable administratif pouvait recevoir des alertes sur la capacité d’accueil, tandis que les utilisateurs pouvaient planifier leurs visites en conséquence. Au fil du temps, cette fonctionnalité a évolué vers un code QR très pratique, les collègues pouvant se connecter au bureau en scannant rapidement le code avec leur téléphone mobile. Elle a ensuite été agrémentée de tableaux de bord, dont des widgets de transport, avec des recommandations en temps réels sur les horaires les plus sûrs pour se déplacer. Dans le bureau de Londres, par exemple, les données sont intégrées à partir du site Web de « Transport for London », afin que le personnel puisse voir les heures de faible affluence des stations.

Le personnel de divers sites peut désormais se rendre au bureau en toute confiance, tandis que Sonnedix peut utiliser ses enregistrements Smartsheet pour suivre toute exposition potentielle au virus afin d’éviter toute propagation.

« Smartsheet s’est avérée être une plateforme précieuse dans notre réponse à la COVID-19 », souligne Andrea. « Elle a permis d’améliorer la sûreté et la sécurité de nos collaborateurs. »

Visibilité et efficacité des évaluations du bureau à domicile

Lorsqu’il est apparu clairement que le télétravail serait un aménagement à long terme, Sonnedix a tenu à s’assurer que tous les employés étaient assistés dans l’installation de leur bureau à domicile. Pour faire face à des employés répartis sur de nombreux sites, mais aussi d’exigences individuelles différentes, certains d’entre eux ayant déjà emmené des fournitures de bureau comme des fauteuils, le suivi efficace est devenu une préoccupation majeure. Aussi, les RH devaient contacter, évaluer et assister chaque employé individuellement, ce qui représentait un travail considérable.

Smartsheet a été utilisé pour fournir et enregistrer les évaluations du bureau à domicile de chaque collègue. Grâce à un processus clair et centralisé, les employés ont pu participer efficacement au processus d’évaluation. Les RH ont pu déterminer clairement qui avait quoi et qui avait besoin d’une assistance supplémentaire, tandis que les responsables des bureaux disposaient d’un rapport dédié pour effectuer un suivi du mobilier de bureau.

« Les employés ont des besoins et des exigences très différents, et nous voulions les assister convenablement. », explique Andrea. « Smartsheet a rendu tout cela possible, en un emplacement unique, créant ainsi une visibilité totale pour les personnes chargées de prendre les dispositions nécessaires. »

Ayant réalisé les avantages de la plateforme dans un nombre aussi important de cas d’utilisation différents, Sonnedix prévoit de recourir davantage à Smartsheet à l’avenir. Des projets intéressants sont déjà en cours, et Andrea prévoit d’utiliser la plateforme pour effectuer une vérification de la structure de la base de données de Sonnedix, dans le but d’obtenir une vue plus globale des processus et d’optimiser les opérations en arrière-plan.

Maintenir une solide culture d’entreprise et assister les collaborateurs à distance représente un immense défi, mais grâce à l’engagement, la créativité et le soutien de la plate-forme Smartsheet, Sonnedix poursuit ses efforts avec succès.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.