Smartsheet aide les étudiants de l’École de commerce de la SIUE à réussir brillamment dans leurs projets universitaires et leur travail professionnel.

L’École de commerce de la Southern Illinois University Edwardsville (SIUE) a pour objectif de préparer les étudiants à la vie professionnelle grâce à un programme universitaire complet et à une expérience pratique des processus et outils utilisés en entreprise. Smartsheet est devenue un élément essentiel de la boîte à outils de l’école. Smartsheet aide non seulement les étudiants à planifier et à gérer les travaux de groupe qui déterminent leurs notes, mais leur permet également de se démarquer dans leur recherche d’emploi auprès des entreprises qui utilisent elles-mêmes la plateforme.

« Smartsheet est utilisée dans les cours de gestion, de comptabilité, d’économie, de finance, de management et de marketing », explique Tim Jacks, Ph.D., professeur associé de gestion informatique et systèmes d’information (CMIS) au SIUE. « Je dirais que tout le monde est plus ou moins familiarisé avec Smartsheet, certains étudiants utilisent vraiment l’outil de collaboration à son plein potentiel. L’année dernière, les entreprises ont commencé à mentionner la connaissance de Smartsheet dans leurs offres d’emploi. Cela constitue vraiment un avantage concurrentiel pour les étudiants. »

L’École de commerce de la SIUE a d’abord introduit Smartsheet dans le programme d’études en tant qu’outil de gestion de projet dans un cours de gestion. Six ans plus tard, l’utilisation de Smartsheet a été étendue à l’ensemble du programme.

« Après avoir expérimenté l’enseignement de Smartsheet, nous l’avons officiellement adoptée dans le cursus de l’École de commerce », explique Tim Jacks. « Le monde universitaire est différent du monde de l’entreprise, en ce sens qu’il n’est pas très directif. Notre doyen peut émettre des recommandations ou des suggestions, mais il ne peut pas, à proprement parler, forcer les professeurs à utiliser un nouvel outil. L’adoption de Smartsheet s’est faite par la base, progressivement tous les professeurs se sont mis à l’utiliser de façon naturelle. C’est la preuve qu’il s’agit d’un excellent produit qui convient parfaitement à ce que nous devons faire. »

Une solution idéale pour le travail en groupe, en classe ou en dehors de la classe.

Selon Tim Jacks, la plateforme Smartsheet est particulièrement adaptée pour préparer les étudiants à la collaboration à laquelle ils peuvent s’attendre en entreprise. Dans leurs modules « capstone », les étudiants doivent élaborer leur propre fiche de projet et leur propre plan, tandis que les cours d’introduction leur fournissent des conseils supplémentaires.

« À l’École de commerce de la SIUE, nous confions beaucoup de travaux de groupe à nos étudiants, car nous essayons de les préparer au monde réel », explique Tims Jacks. « Smartsheet est facile à utiliser et super-intuitive. Vous n’avez pratiquement pas besoin de formation, il vous suffit de l’ouvrir et de commencer à remplir les espaces vides. Il est très facile pour les professeurs de créer un modèle Smartsheet, d’y assigner des groupes d’étudiants, de leur fournir leur modèle de projet de départ et de leur donner le feu vert. Il ne leur reste plus alors qu’à prendre le relais. On assiste également à un effet boule de neige : plus les étudiants voient Smartsheet, plus ils commencent à l’utiliser de leur propre chef, même lorsque l’utilisation de Smartsheet n’est pas obligatoire dans un cours particulier. »

Smartsheet est l’un des nombreux outils numériques que Tims Jacks et ses collègues utilisent pour élaborer et présenter des cours, et évaluer les performances des étudiants. Ils n’utilisent pas Smartsheet pour la notation, mais trouvent cet outil précieux pour suivre et évaluer les performances des étudiants, en particulier pour les projets de groupe. Smartsheet donne à Tim Jacks un ensemble de données objectives à utiliser lorsqu’il est temps pour lui d’aider une équipe de projet à arrêter de se renvoyer la balle et à commencer à résoudre les problèmes.

« Si j’ai l’impression qu’un groupe n’arrive pas à surmonter les difficultés, je peux consulter mon tableau de bord Smartsheet, cliquer sur un groupe pour voir quel est son statut, puis organiser une réunion de suivi à la mi-semestre, avant qu’il ne soit trop tard pour intervenir », explique Tims Jacks. « Nous n’essayons pas de mettre nos étudiants en situation d’échec. Nous voulons les aider à apprendre. C’est notamment en faisant des erreurs que l’on apprend. Plus vite je parviens à identifier ces erreurs, plus vite je peux aider à corriger le tir. »

Une plateforme basée sur le cloud qui favorise la réussite des cours en distanciel.

Les cours du printemps 2020 sont passés en distanciel, car la pandémie de COVID-19 a interrompu l’enseignement et l’apprentissage en présentiel. Pour le semestre d’automne, les formateurs ont prévu une approche hybride associant judicieusement le travail de classe en distanciel avec des cours magistraux et des séances interactives en ligne. Les étudiants ont toujours besoin d’outils facilement accessibles depuis n’importe quel endroit, même s’ils ne disposent pas d’une connexion Internet à haut débit à la maison.

« L’avantage d’un outil basé sur le cloud pendant la pandémie de COVID-19 est qu’il réduit le stress », explique Tims Jacks. « Lorsque je demande à mes étudiants comment s’est passée leur année 2020 jusqu’à présent, j’obtiens beaucoup de réponses qui me font mal au cœur. L’université est déjà une source de stress en soi, en partie de façon intentionnelle. Mais, si les étudiants sont distraits par des soucis familiaux ou par leur propre santé, et qu’ils doivent en plus maîtriser de nouveaux outils difficiles à apprendre, ils courent tout droit à l’échec. Si nous pouvons leur proposer un outil convivial et réduire les freins à l’apprentissage, cela peut aider. »

Smartsheet ayant confié la prise en charge de son infrastructure de cloud computing et de son logiciel en tant que service (SaaS) à Amazon Web Services (AWS), la plateforme est suffisamment fiable pour une population d’étudiants et de professeurs qui passent 75 % de leur temps de cours en distanciel. Tims Jacks explique que cela permet de réduire la charge cognitive des étudiants qui sont confrontés à de nouveaux défis : où vivre, comment gérer en toute sécurité un travail à temps partiel, comment mener leur vie quotidienne en s’adaptant aux restrictions sanitaires changeantes dans la région, et plus encore.  

« C’est formidable que Smartsheet offre une plateforme basée sur le cloud 100 % compatible avec le système qu’utilisent les étudiants », déclare Tims Jacks. « Tout ce que nous faisons doit être universellement accessible, que les étudiants travaillent sur leur ordinateur portable ou sur un PC de l’école, quels que soient le système d’exploitation – Windows, Mac ou Linux – le navigateur ou la version qu’ils utilisent. Je ne peux pas partir du principe que tout le monde a accès à l’internet à haut débit et à un PC rapide. Le fait que Smartsheet soit hébergée sur le cloud AWS élimine une grande partie du problème. »

Une compétence qui se démarque sur le CV d’un étudiant en fin de cycle

La pandémie a non seulement perturbé le semestre de printemps, mais a aussi amené de nombreuses entreprises à réduire leurs programmes de stages. Les étudiants ont donc davantage de difficultés à acquérir une expérience professionnelle dans le cadre de leurs études. Tims Jacks est déterminé à les aider à compléter autant que possible leurs compétences professionnelles pour renforcer leurs qualifications, et Smartsheet y contribue. Il prévoit de formaliser la formation Smartsheet au sein de l’école, à la fois en l’intégrant dans les cours et en permettant aux étudiants d’accéder aux tutoriels en ligne et aux ressources de certification proposés par Smartsheet.

Tims Jacks rencontre régulièrement le conseil consultatif exécutif du CMIS Department, un groupe de 40 chefs d’entreprise de la région qui apporte une vision du monde réel pour aider à mieux préparer les étudiants. Lors d’une récente réunion, un dirigeant a déclaré que, comme son entreprise utilise déjà Smartsheet dans ses activités, il sait qu’un nouvel employé possédant une certification Smartsheet peut être immédiatement opérationnel.

« Pouvoir ajouter une certification Smartsheet sur un CV est un atout considérable », explique Tims Jacks. « L’impact n’est vraiment pas négligeable. Il ne s’agit pas de prétendre que la certification soit tout. Beaucoup de responsables du recrutement font remarquer que la certification montre simplement que l’on a réussi le test, mais ne signifie pas pour autant que l’on sache tout faire. Mais avouons que ce n’est pas rien non plus. Cela prouve que vous avez eu la détermination de mener à bien un apprentissage, que vous faites preuve d’initiative et que vous savez apprendre. C’est une compétence professionnelle significative de plus que nos étudiants mettent sur la table. »