L’Université de Saint-Édouard gère les ressources informatiques universitaires et soutient l’apprentissage à distance avec Smartsheet

École d’arts libéraux axée sur sa mission, l’Université de Saint-Édouard à Austin au Texas, s’enorgueillit d’enseigner sur tous les aspects de l’individu par l’intermédiaire d’une attention personnelle et des programmes d’études rigoureux. Pour les soutenir, toutes les universités doivent s’assurer que les ressources informatiques et les processus de gestion de projet sont aussi sophistiqués et efficaces que possible. Pendant la pandémie de COVID-19, Smartsheet a aidé l’Université de Saint-Édouard à assurer le fonctionnement de programmes et de services essentiels avec moins de personnel, en aidant la direction à prendre des décisions stratégiques, en vue de soutenir la mission éducative de l’université.

Danny Lorenty, vice-président associé pour la gestion des ressources informatiques de l’Université de Saint-Édouard, a commencé à utiliser Smartsheet en 2015, lors de son ancien rôle de chef de projets informatiques, alors qu’il avait besoin d’un meilleur moyen de gérer des projets informatiques importants et complexes, en vue d’améliorer la planification, les prévisions et la gestion du cycle de vie des stocks de l’équipe informatique. Il venait d’obtenir sa certification Project Management Professional (PMP®) (Professionnel en gestion de projets) et savait que des outils fragmentés comme l’e-mail et les feuilles de calcul ne lui permettraient pas d’atteindre son objectif de création d’un cadre simple pour le partage d’informations avec divers parties prenantes. Smartsheet offrait la possibilité de normaliser les processus incohérents de l’équipe et d’automatiser les tâches répétitives. Dans sa fonction suivante, son portefeuille a été élargi pour inclure la gestion du budget informatique.

« La première étape de toute gestion consiste à savoir ce que vous avez en main », déclare Danny Lorenty. « Cela a commencé par un portefeuille de tous nos services : contrats, dates de renouvellement et renouvellements. Je suis ensuite passé aux ressources, en travaillant avec chaque service pour recenser tous les serveurs, ordinateurs de bureau, ordinateurs de laboratoire, et ainsi de suite, et collectivement, nous avons commencé à obtenir des informations essentielles à notre budget. Nous pouvions déterminer quand les remplacements seraient nécessaires en fonction de la date d’achat initiale. Nous disposions d’une prévision optimiste sur cinq ans, le tout reposant sur Smartsheet, et cela a immédiatement propulsé la fonction de gestion des ressources en un atout stratégique pour l’université. »

Recueil et partage de données cohérentes pour une meilleure transparence

Aujourd’hui, l’équipe informatique de l’Université de Saint-Édouard utilise Smartsheet pour éliminer les tâches manuelles liées au suivi et au renouvellement des contrats, à l’inventaire et à la gestion des ressources, à la gestion des projets, ainsi qu’aux prévisions et à la planification des mises à niveau et des remplacements. Danny Lorenty gère les multiples aspects du budget informatique via un système de feuilles (compilées comme des WorkApps) pour s’assurer que toutes les données essentielles sont disponibles en temps réel, autant que possible. Les tableaux de bord apportent des vues actualisées, qui permettent à la direction de prendre des décisions éclairées en fonction de l’évolution des contraintes financières.

« Notre objectif initial était de créer une transparence pour l’équipe de direction et le directeur informatique sur l’état de nos finances, de notre portefeuille de services et de nos ressources. », explique Danny Lorenty. « L’objectif est à présent de garantir à notre personnel informatique le niveau d’information adéquat. Si vous ne disposez pas des informations pertinentes, vous pourriez penser que tous ces importants contrats voient le jour et avoir la fausse perception que les résultats financiers sont excellents ; d’autre part, toutes ces conversations sur les contraintes budgétaires peuvent vous donner l’impression que la situation est catastrophique et que tout devrait s’arrêter. Il est donc très important, dans mes fonctions, de donner le ton avec des informations précises et de m’assurer que l’histoire est toujours restituée avec exactitude. Et Smartsheet est la plate-forme idéale à cette fin. »

Smartsheet a également aidé l’équipe informatique à mieux servir les étudiants, qui avaient besoin d’ordinateurs portables ou de points d’accès Wi-Fi pour poursuivre leurs études, lorsque les programmes de l’université sont devenus entièrement virtuels en réponse à la pandémie de COVID-19. Danny Lorenty a créé une feuille destinée à un programme de prêt technologique, utilisant Dynamic View de Smartsheet pour partager les informations de manière sélective avec ceux qui en ont besoin, tout en protégeant la confidentialité des étudiants. Une fois que l’équipe pédagogique détermine qu’un étudiant a besoin de ressources, Dynamic View veille à ce que seuls les détails nécessaires soient transmis aux partenaires technologiques, Verizon et Ricoh, ainsi qu’au partenaire d’expédition FedEx, afin que l’équipement approprié soit envoyé aux étudiants.

Une plateforme adaptable, répondant à une large variété de besoins

Selon Danny Lorenty, l’une des principales caractéristiques de Smartsheet est sa flexibilité ; du fait de sa facilité d’apprentissage et d’utilisation, il suffit de quelques semaines pour passer de l’idée d’une solution à la concrétisation de son impact dans toute l’université. Il n’a pas besoin d’évaluer et d’identifier une plateforme spécialisée, ou de trouver un budget pour celle-ci, mais il peut simplement tester et élaborer avec Smartsheet, jusqu’à ce qu’il parvienne exactement à ce dont il a besoin.

« Je pense que le travail lui-même, l’analyse financière et les prévisions, peut être effectué en dehors de Smartsheet », affirme Danny Lorenty. « Mais nous devons remercier Smartsheet de nous avoir permis de réaliser cela, tout en ayant une influence sur la culture par le biais de la transparence. L’intérêt réside non seulement dans la réalisation d’analyses pour les mettre à la disposition du public, mais également dans la création d’un historique pouvant être reconstitué et partagé. Si quiconque a une question sur la façon dont nous avons dépensé notre argent l’année dernière, la trace est conservée, de même que la demande de budget et le projet associé. Tout est là. Disposer d’une plate-forme qui peut être conçue sur mesure à cette fin n’a pas de prix. »

Danny Lorenty apprécie également le fait que Smartsheet ajoute continuellement des caractéristiques et des fonctionnalités à la plate-forme ; Selon ses termes, « Le rythme auquel Smartsheet lance continuellement de nouvelles fonctionnalités signifie que vous ne parvenez jamais épuiser les possibilités de ce que vous pouvez en faire ». Cette innovation permanente confère à Smartsheet la capacité de répondre aux besoins de l'université. Danny Lorenty a vu les plateformes précédentes adoptées de façon précoce en grande pompe, pour tomber par la suite en disgrâce moins d’un an plus tard. À l’Université de Saint-Édouard, Smartsheet a toujours le vent en poupe.

Adoption transparente dans toute l’université

Au-delà de l’équipe informatique, Smartsheet est utilisée par les services de l’université, notamment les services financier, de comptes fournisseurs, de gestion des risques, des installations, des événements et des ressources humaines. L’organisation informatique a récemment fusionné avec la bibliothèque universitaire, ajoutant sa surveillance financière au portefeuille de Danny Lorenty, et a mis en œuvre Smartsheet pour la gestion des collections.

L’un des principaux avantages de Smartsheet réside dans la réduction de temps et d’efforts nécessaires pour gérer les fonctions administratives essentielles telles que le renouvellement des contrats et les achats. L’Université de Saint-Édouard n’échappe pas aux défis auxquels l’enseignement supérieur a été confronté ces dernières années. L’établissement a dû adapter son budget pour surmonter ces défis, notamment ceux engendrés par la pandémie. Smartsheet aide Danny Lorenty à être plus productif, sans avoir à se battre pour obtenir des budgets de personnel toujours plus serrés.

« Sans vouloir dramatiser, je pense que si nous avons pu réaliser la plupart des nouvelles fonctions opérationnelles du service informatique, c’est entièrement grâce à Smartsheet », souligne Danny Lorenty. « Concernant la bibliothèque, il existe plus de 200 contrats à renouveler pour une année donnée. Ce serait un travail à plein temps ; Il me faudrait un spécialiste des renouvellements pour y parvenir. Toutefois, parce que nous avons intégré le processus de renouvellement dans Smartsheet, je peux embaucher un étudiant pour assurer la continuité des opérations. Un autre exemple est la feuille de route destinée au service informatique. Si nous ne demandions pas à chacun des chefs de service d’établir leur feuille de route pour l’année et de la synthétiser ensuite pour l’ensemble de la division, j’aurais besoin d’un responsable de portefeuille à plein temps. Les achats de matériel informatique, les renouvellements et la budgétisation seraient chacun un emploi à temps plein. Et je n’ai pas l’intention de passer 100 heures par semaine au travail. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.