L’hôpital général de St. Thomas-Elgin améliore l’efficacité, la productivité et la prise de décision clinique avec Smartsheet

L’hôpital général de St. Thomas-Elgin (STEGH) est un établissement hospitalier de 179 lits qui couvre la ville canadienne de St. Thomas, en Ontario, ainsi que huit municipalités du comté d'Elgin. Il offre un service complet de soins 24 heures sur 24 dans plusieurs spécialités : médecine interne, chirurgie, obstétrique, pédiatrie, anesthésie, urgences, santé mentale et médecine familiale. Pour en savoir plus, visitez le site https://www.stegh.on.ca/.

STEGH utilise Smartsheet depuis plusieurs mois pour suivre les admissions et les sorties, visualiser et analyser les données cliniques, et rationaliser la réunion d'équipe quotidienne qui se tient au début de chaque journée de travail. 

« L'amélioration continue de la qualité a toujours été au cœur de nos opérations, et les données que nous collectons nous permettent de prendre les bonnes décisions, explique Kat Jacobs, responsable de la transformation lean et des initiatives stratégiques de l’hôpital. Smartsheet nous aide à mieux gérer nos données et à innover pour affronter l'avenir et mieux répondre à l'évolution des demandes. »

Avant d’utiliser Smartsheet, STEGH cherchait un moyen plus efficace de suivre les informations opérationnelles importantes. « St. Thomas et le comté d’Elgin sont en pleine croissance, et notre hôpital a du mal à suivre. Nous accueillons de plus en plus de patients et avons besoin d’un meilleur système pour mesurer nos métriques, explique Monica Olanski, vice-présidente des services aux patients et des services informatiques, et directrice de l’information à STEGH. « Notre processus de suivi des taux d’occupation était obsolète. Lors des réunions matinales quotidiennes, nos responsables cliniques nous fournissaient des informations sur les admissions, les sorties et les questions d'effectifs. L'un d'entre eux saisissait les données tout en essayant d'animer les discussions, et un autre documentait les informations sur un tableau blanc pour suivre les métriques. Nos conversations étaient riches et le volume de données considérable, mais nous n’étions pas en mesure de suivre ces dernières d’une manière qui pourrait nous aider à éclairer nos décisions futures », poursuit Monica Olanski.

Suivre l’occupation, la dotation en personnel et les métriques d’accès et de flux

Avant d’adopter Smartsheet, STEGH s'est efforcé d'impliquer les principales parties prenantes et a régulièrement communiqué sur les futurs changements. « Nous avons suivi notre pilier stratégique "Atteindre l’excellence opérationnelle durant l’adoption", explique Kat Jacobs. Les gens comprenaient bien que le changement ne se produirait pas du jour au lendemain. Aussi ils étaient très disposés à accepter de petits changements itératifs tout au long du processus. »

Désormais, les responsables cliniques utilisent Smartsheet pour saisir les métriques quotidiennes d’occupation, les niveaux de dotation en personnel, les métriques d’accès et de flux, ainsi que d’autres données clés sur leurs ordinateurs ou leurs appareils mobiles à l’aide de l'application mobile Smartsheet. À tout moment, jusqu’à 30 employés saisissent des données cliniques dans Smartsheet, ce qui permet à l’établissement de suivre le nombre de patients, ainsi que les sorties et les admissions dans ses unités de soins aigus.

Des rapports simplifiés et des réunions matinales plus productives 

Comme les responsables cliniques de STEGH n’ont plus besoin de saisir manuellement les données dans des feuilles de calcul chaque jour, l'établissement a accru son efficacité opérationnelle globale. « Lorsque je crée un rapport récapitulatif pour le PDG, il est maintenant très facile d’extraire les données nécessaires. Auparavant, c’était très difficile et cela prenait beaucoup de temps, explique Tina Oliveira, directrice de la médecine et des urgences à STEGH. Désormais, tout est plus standardisé et centralisé, ce qui simplifie et améliore l’efficacité de nos rapports. »

Une meilleure utilisation du personnel 

STEGH utilise Smartsheet pour surveiller les niveaux de dotation en personnel avec plus de précision en suivant étroitement le nombre de patients. 

« Avec les données de Smartsheet, nous pouvons facilement voir où nous pourrions manquer de personnel, ce qui nous permet d'affecter les bonnes personnes aux bonnes unités », explique Monica Olanski. 

Smartsheet aide également à gérer les dépassements de capacité dans les deux unités de soins aigus de l’hôpital. « Si nous avons des patients dans notre unité de surcapacité, cela signifie que nous dépassons notre capacité globale. Avoir un décompte précis dans Smartsheet est extrêmement précieux pour la planification, explique Kat Jacobs. Il sera utile de voir à quelle fréquence nous devons utiliser les lits de surcapacité à mesure que la population augmente. »

Des décisions plus éclairées

En tirant parti de Smartsheet pour suivre les tendances en matière d’occupation, de flux et de dotation en personnel, les responsables cliniques peuvent prendre des décisions plus éclairées. « Nous sommes dans la phase première, qui consiste à recueillir et centraliser les données, mais nous approchons de la deuxième phase : comprendre les métriques que nous suivons pour éclairer nos futures décisions, explique Monica Olanski. 

Les données et les récits sont vendeurs. Avec Smartsheet, nous disposons désormais des deux : les données et le récit, ce qui nous aide à prendre des décisions plus judicieuses concernant l’hôpital dans son ensemble. » 

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.