Des tâches administratives aux interventions qui sauvent des vies : voici comment The Task Force for Global Health a optimisé le précieux temps de ses équipes

Chaque heure compte lorsque vous vous efforcez de contenir une épidémie, de distribuer des vaccins ou d’ éradiquer une maladie mortelle. The Task Force for Global Health a passé plus de 40 ans dans cette course, travaillant avec des partenaires dans près de 140 pays pour lutter contre les maladies tropicales négligées, prêter main forte aux systèmes de santé et protéger des centaines de millions de vies. L’organisation a formé plus de 22 000 épidémiologistes de terrain qui sont intervenus lors de plus de 14 000 épidémies, ainsi que des milliers d’agents de santé communautaires travaillant en première ligne pour dépister les maladies. En mai 2026, grâce à ces efforts, 63 pays ont éradiqué au moins une maladie tropicale négligée.

Le coût de la facturation manuelle

Bien que dévouées, les équipes sont petites et souvent réparties sur des programmes vastes et complexes. Chaque heure consacrée aux tâches administratives est donc une heure perdue pour intervenir auprès des communautés dans le besoin. Les 19 programmes de The Task Force intégraient chacun des processus manuels chronophages pour l’organisation. 

« Chaque programme traitait les factures différemment, avec des flux de travail, des modèles et des chaînes d’approbation différents », explique Truong Mai, chef de projet technique senior chez The Task Force for Global Health. 

Difficile d’assurer le suivi lorsque les documents atterrissent dans diverses boîtes de réception et sont répartis dans des dossiers partagés. Lorsque les factures parvenaient à l’équipe financière centrale, elles n’avaient pas le même format.

L’amélioration du système de paiement s’avérait donc essentielle.  « Nos consultants travaillent dur pour tous les programmes. Nous voulons nous assurer que les paiements leur parviennent dans les temps et qu’ils sont exacts, afin d’éviter les allers-retours et les ajustements a posteriori », ajoute Truong Mai. D’autre part, les fournisseurs et les consultants n’avaient aucune visibilité sur le statut de leurs paiements, ce qui les obligeait à envoyer des e-mails pour en connaître l’avancement.

Une approche centralisée et intelligente

The Task Force for Global Health avait identifié le besoin de standardisation de son système, mais ne savait pas comment s’y prendre. C’est à ce moment-là que Hack for Good est entré en jeu. Ce programme de prestations pro bono de Smartsheet met en relation des experts de Smartsheet avec des organisations à but non lucratif pour résoudre de vrais problèmes opérationnels et élaborer gratuitement des solutions sur mesure.

La solution conçue avec l’équipe de Hack for Good, digne d’une entreprise, a remplacé l’ensemble disparate des processus en place par un workflow unique et standardisé. Les fournisseurs soumettent désormais leurs factures via des formulaires Smartsheet, et les demandes d’approbation sont envoyées automatiquement au niveau de chaque programme. « Auparavant, les équipes travaillant sur un programme devaient surveiller leurs boîtes de réception et s’assurer que les factures arrivaient à bon port », explique Truong Mai. « Maintenant, elles reçoivent directement une notification. Il leur suffit de vérifier les informations et de cliquer sur Approuver dans Smartsheet. » Si une correction est nécessaire, un processus de révision intégré permet de renvoyer instantanément la facture à son émetteur plutôt que de devoir en faire la demande par e-mail.

Une visibilité totale à chaque étape

Une fois qu’une facture a été approuvée au niveau du programme, elle apparaît dans une file d’attente dédiée et suit les étapes prédéfinies d’une séquence logique, de la vérification au paiement final. 

« Cela permet à l’équipe financière centrale de suivre chaque paiement pour tous les programmes depuis un seul endroit », explique Truong Mai. 

Les tableaux de bord centralisés et automatisés donnent à la direction et à l’équipe financière une vue d’ensemble du budget par rapport aux dépenses réelles et au volume des factures à chaque étape, améliorant ainsi la visibilité et facilitant la prise de décision.

Cette transparence est également bénéfique pour les fournisseurs. Truong Mai explique : « Les fournisseurs n’ont plus besoin de nous écrire par e-mail pour connaître le statut de leur paiement, car une fois les factures approuvées, un workflow informe automatiquement le fournisseur du numéro de facture, du montant et de la date de paiement. »

Plus de temps pour ce qui compte vraiment

Le temps autrefois perdu lors de ces processus manuels est désormais utilisé à bon escient. « Notre équipe n’ayant plus besoin de jongler entre des e-mails et des dossiers partagés, nous avons réduit le temps de traitement des factures de 25 à 50 %, ce qui signifie que nous pouvons payer les personnes plus rapidement », explique Truong Mai. « Les factures ne sont plus bloquées au niveau de chaque programme. » Au-delà de la facturation, la consolidation des données pour les rapports annuels et les rapports destinés aux principaux donateurs, qui prenait auparavant des semaines, ne prend plus que quelques jours.

Chaque heure que The Task Force for Global Health économise sur les tâches administratives libère une heure de plus pour ses véritables missions, ce qui lui permet de se consacrer davantage à la recherche, aux partenariats et à la collecte de fonds qui contribuent à améliorer la santé dans le monde entier. Les consultants de l’organisation comptent sur un financement régulier chaque mois. S’ils ne sont pas payés à temps, ils doivent trouver eux-mêmes un moyen d’avancer l’argent pour leurs besoins sur le terrain, ce qui les empêche de se concentrer sur leurs missions, potentiellement vitales. « C’est vraiment un effet domino. Plus nos équipes économisent de temps sur les tâches logistiques, plus elles peuvent consacrer ce temps à résoudre certains des problèmes de santé les plus complexes au monde », explique Jessica Wurst, responsable de la communication et du développement chez The Task Force for Global Health. 

« Même quelques heures peuvent être décisives, en particulier lorsqu’il s’agit d’endiguer une épidémie. C’est grâce à une organisation interne solide que nous pouvons agir le plus rapidement possible et sauver des vies. Smartsheet nous aide à y parvenir. » 

Une seule plateforme pour près de 140 pays et 200 projets

Au-delà de la facturation, Smartsheet soutient également une grande partie du travail de l’organisation. Pour ses près de 200 projets actifs, la plateforme sert de source fiable et centralisée, remplaçant les feuilles de calcul et les documents disparates sur lesquels les programmes s’appuyaient auparavant. Ainsi, les équipes transverses disposent en temps réel d’informations à jour et à portée de main, au siège comme sur le terrain, quel que soit le fuseau horaire. « Sur le terrain, les épidémiologistes peuvent obtenir et enrichir les données critiques sur les épidémies, même à distance avec une connectivité limitée », ajoute Jessica Wurst. « Avec un espace de travail commun, la collaboration entre les groupes devient beaucoup plus simple. »

Par ailleurs, la direction peut suivre les progrès dans leur globalité, en repérant les chevauchements ou les lacunes dans l’allocation des ressources entre les programmes. Pendant ce temps, les donateurs et les partenaires peuvent visualiser clairement les informations et les statistiques d’éradication des maladies grâce aux tableaux de bord automatisés de Smartsheet.  

The Task Force for Global Health envisage déjà la suite de cette collaboration. La prochaine étape consistera à automatiser le processus manuel de saisie des informations relatives aux factures dans le système de gestion financière. Le déploiement de la solution est mené programme par programme, et celle-ci a déjà été testée sur des projets qui impliquent environ la moitié du personnel. « Grâce à cette initiative, nous avons pu nous faire une idée de ce à quoi ressemble un système standardisé, et de la façon dont nous pouvons créer une solution qui peut s’étendre à d’autres programmes », conclut Truong Mai.