Universal Creative utilise Smartsheet pour créer de nouveaux manèges et attractions dans les parcs à thème et gagner du temps grâce à des processus automatisés

Universal Destinations & Experiences exploite certains des parcs à thème les plus connus au monde, notamment Universal Orlando, Universal Studios Hollywood et Universal Studios Japan. Les parcs de l’entreprise, visités chaque année par des millions de personnes, proposent des manèges et des attractions interactives, des hôtels et des complexes touristiques, ainsi que des expériences de divertissement virtuel et en direct.

Universal Creative, qui fait partie d’Universal Destinations & Experiences, est chargée de la création de nouveaux manèges, attractions et expériences pour tous les parcs Universal, partout dans le monde. Afin de soutenir son travail, l’organisation s’efforce constamment de rationaliser ses processus administratifs. « Nous voulons offrir à nos clients des expériences de haut niveau, et pour atteindre cet objectif, nous devons nous assurer que nos processus internes sont aussi efficaces que possible », explique Lynn Urbina, responsable ingénierie des manèges et spectacles chez Universal Creative. La société garantit l’efficacité en utilisant Smartsheet pour gérer tous les projets de bout en bout et donner aux équipes de direction une meilleure visibilité sur le statut de chaque projet. 

« Avec Smartsheet, nos ingénieurs de projet et nos cadres peuvent consacrer plus de temps à la création des meilleures attractions », explique Mme Urbina.

Universal Creative ne disposait pas d’une solution efficace pour recueillir les informations du projet. Les chefs de projet, les ingénieurs et le personnel administratif s’appuyaient sur une combinaison de feuilles de calcul et de diapositives pour suivre les jalons et l’avancement du projet. « Nous n’avions pas de système central pour tout connecter, qu’il s’agisse des détails du contrat des fournisseurs ou des données d’ingénierie technique », explique Mme Urbina. « Nous n’avions pas non plus de moyen d’effectuer des analyses de données sur les informations. » Par conséquent, Mme Urbina et ses collègues passaient souvent trop de temps à recueillir les données des projets et à envoyer de nombreux e-mails pour demander des mises à jour sur les projets ou rappeler aux employés les échéances à venir.

Suivre l’avancement du projet à l’aide de données en temps réel dans Smartsheet 

Universal Creative a adopté Smartsheet il y a plusieurs années, peu de temps après que Mme Urbina a rejoint l’organisation. « Smartsheet est très facile à prendre en main, ce qui a simplifié sa mise en œuvre », explique-t-elle. « Cela a permis à nos différentes équipes de se connecter les unes aux autres d’une manière qu’aucun autre outil ne pouvait nous offrir. »

L’organisation utilise Smartsheet comme emplacement central pour gérer les projets, avec plus de 200 feuilles pour suivre l’avancement de chaque nouveau manège ou attraction. Les administrateurs, chefs de projet et ingénieurs accèdent tous aux informations du projet dans Smartsheet une fois que chaque nouveau projet est officiellement approuvé. Universal Creative suit également les informations mises à jour sur les contrats et les processus d’ingénierie pour les entreprises de construction et d’autres fournisseurs externes.

Universal Creative s’appuie grandement sur des flux de travail automatisés dans Smartsheet afin de définir les échéances des projets et les dates de création et de clôture des projets. Les automatisations sont utilisées pour stocker facilement des données historiques et envoyer automatiquement des rappels aux propriétaires de projet. En outre, l’organisation crée des tableaux de bord Smartsheet qui représentent visuellement les jalons du projet et les mises à jour de statut pour les équipes de projet, les chefs de projet et les cadres. Mme Urbina et son équipe utilisent des tableaux de bord pour s’assurer que les projets respectent les délais, visualiser rapidement les coordonnées des fournisseurs et voir quelles équipes sont responsables de tâches spécifiques.

Les ingénieurs de projet utilisent les données des tableaux de bord pour évaluer l’avancement du projet, et les équipes de direction d’Universal Creative utilisent les tableaux de bord pour obtenir une vue d’ensemble de tous les projets en un seul coup d’œil. « Nos dirigeants peuvent consulter un tableau de bord pour voir rapidement comment avance une équipe d’ingénierie, et pour savoir si certaines équipes pourraient avoir besoin d’aide », explique Mme Urbina.

Une vue centralisée pour les chefs de projet, les ingénieurs et les cadres 

En utilisant Smartsheet comme référentiel central pour toutes les informations du projet, les chefs de projet, les ingénieurs de projet et les équipes de direction d’Universal Creative disposent d’une meilleure visibilité sur l’avancement des nouveaux manèges et attractions dans les parcs d’attractions de l’entreprise. « Auparavant, nous utilisions beaucoup de diapositives, de feuilles de calcul et d’e-mails pour essayer de suivre les projets, et la visibilité était très limitée », explique Mme Urbina. « Par conséquent, tout était fait à la dernière minute, et nous nous démenions souvent pour trouver des données mises à jour et respecter les échéances. » 

« Avec Smartsheet, toutes les informations du projet sont visibles en temps réel, de sorte que tout le monde peut voir les mêmes informations en même temps. Nous sommes désormais en mesure de voir les tendances beaucoup plus facilement, nous pouvons ainsi clairement connaitre l’avancement d’un projet et identifier si nous devons accélérer les choses pour continuer à avancer. »

Universal Creative a de plus en plus utilisé les tableaux de bord Smartsheet, car ils fournissent des instantanés de projets accessibles et en temps réel. 

« Je me souviens d’avoir assisté à une réunion avec des cadres au cours de laquelle je présentais des tableaux de bord que j’avais créés pour suivre l’avancement des livrables du projet », explique Mme Urbina. « Les dirigeants ont été choqués de voir la quantité d’informations dont je disposais, et la facilité que j’avais à y accéder. Cela a entraîné beaucoup plus de travail, car d’autres équipes nous ont demandé de créer différents outils dans Smartsheet. »

Efficacité accrue et gains de temps grâce à des processus entièrement automatisés 

Les flux de travail automatisés dans Smartsheet ont augmenté l’efficacité de la gestion de projet pour Universal Creative, ce qui a permis à Mme Urbina et à son équipe de gagner du temps. « Smartsheet rend tout beaucoup plus efficace, car nous n’avons plus à recueillir manuellement les informations du projet à partir de différentes sources », explique-t-elle. « Nous avons créé des modèles dans Smartsheet et nous les avons dupliqués afin d’automatiser la création de rapports, de diagrammes et de graphiques pour tout ce qui concerne un projet donné. Mon équipe n’est composée que de trois personnes, et on m’a confirmé que la quantité de travail que nous effectuons actuellement était auparavant gérée par une équipe composée d’entre cinq et huit personnes. »

Universal Creative utilise également des flux de travail automatisés dans Smartsheet pour automatiser les processus d’approbation des partenaires externes chargés de l’exploitation des parcs à thème. « Avec Smartsheet, nous pouvons envoyer des e-mails à nos partenaires internes lorsque les éléments d’approbation sont en retard. De plus, lorsqu’une étape du projet est approuvée, Smartsheet déclenche automatiquement un e-mail informant les partenaires de passer à l’étape suivante. Nous n’avons plus besoin d’envoyer des e-mails aux personnes pour communiquer sur chacune de ces étapes. Tout se fait automatiquement dans Smartsheet, et je n’ai eu besoin de le configurer qu’une seule fois. »

Mme Urbina a commencé à s’appuyer davantage sur Smartsheet pour exécuter des rapports analytiques sur les données des projets, par exemple, sur les informations des tests des systèmes mécaniques effectués par l’entreprise. « Notre entreprise effectue des tests rigoureux des systèmes mécaniques pour chaque nouvelle attraction, en fonction d’un ensemble de paramètres d’équipement », explique Mme Urbina. « Nous utilisons Smartsheet pour extraire les données de l’application qui s’exécute et enregistrer ces tests, afin de pouvoir analyser le nombre de tests que nous avons effectués, le nombre de tests qui doivent encore avoir lieu ou si des tests spécifiques sont programmés. Dans l’ensemble, Smartsheet nous aide à collecter toutes les informations dont nous avons besoin au sein de l’organisation et à toutes les relier. C’est vraiment passionnant, et nous continuerons à trouver de nouveaux cas d’utilisation au fur et à mesure que nous nous développerons. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.