Vecol économise du temps en s’associant à Avilan Santos pour élaborer des solutions dans Smartsheet

Depuis plus de 60 ans, Vecol fournit à la Colombie, à l’Équateur et à la Bolivie des produits biologiques et pharmaceutiques destinés à promouvoir la santé animale et la productivité agricole. Lorsque l’entreprise a eu besoin d’une nouvelle plateforme technologique pour mener à bien son ambitieux plan stratégique 2024, elle s’est adressée à Avilan Santos, une société de conseil partenaire de Smartsheet pour l’Amérique latine. Avilan Santos s’est associée à Vecol pour déployer la plateforme Smartsheet, afin d’automatiser, de rationaliser et de simplifier les processus, et de permettre à l’entreprise de concrétiser sa vision et d’assurer la mise en œuvre de projets et d’initiatives stratégiques.

« Pour 2024, nous avons des objectifs pour notre processus opérationnel et notre stratégie », déclare Sebastian Morato, responsable de la planification chez Vecol. « Nous devons améliorer les opérations, la production, la logistique ainsi que nos secteurs marketing et commercial pour offrir la meilleure valeur à nos clients. Pour ce faire, nous avons dû mettre en place des plateformes technologiques et établir environ 220 projets. Nous avons également des objectifs de revenus agressifs. Nous devions donc intégrer et améliorer les performances de toutes nos anciennes chaînes de valeur, et suivre ces processus et ces projets dans le cadre de l’exécution de notre plan. »

Vecol possède plusieurs décennies d’expérience dans la mise au point de produits qui contribuent à améliorer la compétitivité et la rentabilité du secteur agricole tout en empêchant la contamination de l’environnement. Lorsque les dirigeants de l’entreprise ont commencé à définir une transformation stratégique de l’entreprise qui se poursuivrait jusqu’en 2024, il est vite apparu qu’ils avaient besoin de moyens plus efficaces pour gérer les projets et suivre leur évolution. Les informations étaient dispersées dans des feuilles de calcul, des documents individuels et des échanges d’e-mails ; le respect des délais exigeait un traitement manuel pour mettre à jour les calendriers et assurer le suivi par les chefs de projet. Vecol voulait une solution facile à apprendre, mais suffisamment puissante pour réduire le temps et les efforts consacrés au suivi des projets. 

Avilan Santos a plus de 20 ans d’expérience dans la planification des ressources d’entreprise, y compris la planification stratégique, la conception de processus, l’implémentation de logiciels et la gestion des changements. Carolina Galarza, vice-présidente des opérations chez Avilan Santos, a dirigé une équipe qui a travaillé avec Sebastian Morato et ses collègues pour concevoir le modèle d’une solution technologique qui répondrait aux besoins de Vecol. La plateforme devait permettre le suivi des progrès en temps réel, être accessible en toute sécurité via le cloud et s’intégrer aux ressources de données de Vecol, notamment l’outil de visualisation des données Qlik Sense.

« Dans le passé, nous n’avions pas d’outils intégrés », explique Carolina Rodriguez, chef de la planification chez Vecol. « Nous avions des indicateurs de processus dans Excel, et un outil web pour la gestion des projets. Il était difficile d’obtenir des informations complètes sur l’avancement des travaux dans les différents outils. Nous avons travaillé avec Avilan Santos pour développer un modèle permettant d’intégrer notre carte stratégique, les processus du projet et les indicateurs de processus dans un ou deux outils seulement. »

Une visibilité claire sur les différents composants du projet

Pour réaliser son plan stratégique pour 2024, Vecol se sert de la plateforme Smartsheet, qui regroupe plus de 150 indicateurs de progrès clés et utilise des formules pour relier et faire avancer les détails importants du projet. Les chefs de projet peuvent suivre les dates de début et de fin, le pourcentage de progression vers l’objectif, l’utilisation du budget et de nombreuses autres composantes spécifiques. Les dirigeants de l’entreprise peuvent utiliser les tableaux de bord pour visualiser les tendances générales, cliquer sur des étapes ou des chiffres spécifiques, et voir quels éléments du plan sont dans les temps prévus, en avance ou en retard. Comme la plateforme Smartsheet s’intègre à l’outil de Business Intelligence SAP de Vecol, les chiffres spécifiques sont toujours à jour, sans qu’il soit nécessaire de saisir à nouveau les données.

« Outre la création d’un tableau de bord équilibré de projet, nous avons également automatisé la gestion de projet de l’entreprise dans Smartsheet », explique Carolina Galarza. « Nous avons tout développé dans Smartsheet, et pouvons connecter Smartsheet à l’outil Qlik Sense de Vecol et à n’importe quel logiciel de Business Intelligence du marché. Cela fait de Smartsheet un outil beaucoup plus puissant qui nous permet d’accéder à une clientèle plus large, et toute la collecte de données (sauf la Business Intelligence) se fait sur la plateforme. »

Une plateforme efficace qui fait gagner du temps et simplifie le suivi des projets

Grâce à Smartsheet, Vecol économise beaucoup de temps et d’efforts, qui peuvent ainsi être employés au développement de nouveaux produits et à la résolution des problèmes agricoles de ses clients. Avec plus de 150 indicateurs tactiques et opérationnels à suivre, le reporting manuel prenait auparavant près d’un mois. Désormais, il peut être réalisé en deux ou trois jours, ce qui permet aux dirigeants de disposer rapidement des données nécessaires pour prendre des décisions stratégiques de manière plus informée et plus rapide.

La plateforme sécurisée dans le cloud simplifie le partage d’informations entre les chercheurs sur le terrain et le personnel de bureau sur différents sites, améliorant ainsi la communication transverse. Les utilisateurs peuvent partager des commentaires et des questions sur une feuille au lieu de chercher les données nécessaires dans des séries d’e-mails disparates, ce qui permet de résoudre les problèmes plus rapidement et plus efficacement. Et comme les données se trouvent en un seul endroit, il n’y a aucun risque de travailler à partir d’informations obsolètes.

« Smartsheet est une plateforme collaborative. Tous les utilisateurs disposent donc des mêmes informations, ce qui est une très bonne chose », explique Sebastian Morato. « Grâce à sa disponibilité dans le cloud, Smartsheet ne nécessite aucune installation. Cela nous permet d’accéder à la plateforme depuis n’importe quel emplacement, ce qui est également très pratique. Par ailleurs, l’intégration de la plateforme à d’autres outils pour obtenir des informations en temps réel nous permet de prendre des décisions de manière agile. »

De plus, la prise en main de Smartsheet ne présente aucune difficulté pour les nouveaux utilisateurs ; Carolina Rodriguez précise que la plupart des employés ont l’habitude de travailler avec Microsoft Excel, ce qui leur a fourni une base solide pour apprendre les fonctionnalités supplémentaires offertes par Smartsheet.

L’expertise et la collaboration d’Avilan Santos pour créer une solution de valeur

Sebastian Morato et ses collègues affirment que le partenariat établi avec Avilan Santos pour développer la solution Smartsheet a été essentiel pour la réussite du plan stratégique de Vecol. L’équipe de Carolina Galarza a conçu un cadre conceptuel qui a permis à Vecol de comprendre comment suivre et gérer au mieux un grand nombre de composants du projet, ce qui a contribué à garantir la meilleure conception de la solution technologique proprement dite.

« L’aide que nous a apportée Avilan Santos pour la mise en œuvre de la solution a été très importante », précise Andres Rubiano, chef des projets ACT au sein du service AT de Vecol. « Nous avions besoin de leurs conseils pour la transition et la gestion du changement. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.