Veritiv transforme les processus de gestion de projets avec Smartsheet

Veritiv est un leader nord-américain des solutions de distribution interentreprises. Au service de clients dans pratiquement tous les secteurs, Veritiv fournit des solutions d’impression, de publication, d’emballage, d’installations et de logistique qui contribuent à leur réussite. Cette entreprise emploie quelque 8 900 personnes dans le monde et gère environ 180 centres de distribution partout en Amérique du Nord.

Afin de rester à la pointe du secteur de la distribution, Veritiv s’emploie à innover dans tout ce qu’elle fait, du développement et de la fourniture de ses solutions à son utilisation généralisée de la plateforme Smartsheet, non seulement pour ses fonctionnalités de gestion de projets, mais aussi pour ses rapports et tableaux de bord innovants.

Gérer un changement de culture

Veritiv a vu le jour en 2014, à la suite de la fusion de la division Xpedx d’International Paper et d’Unisource Worldwide. En tirant parti de cette histoire collective de l’excellence opérationnelle, Veritiv a donné naissance à une équipe unique qui doit son succès à un service exceptionnel, des personnes innovantes et des valeurs cohérentes. Aujourd’hui, l’accent placé par Veritiv sur le leadership du marché de la distribution et son engagement en faveur de l’excellence opérationnelle lui permet de s’associer à des prestataires de renommée mondiale, d’apporter une valeur ajoutée grâce à de multiples fonctionnalités et de fournir des solutions à un large éventail de segments de clientèle.

Cette priorité donnée à la satisfaction des besoins des clients n’influence pas que la façon dont les équipes de Veritiv travaillent ensemble pour leur fournir des produits et des services : elle a aussi des répercussions sur les outils dont l’entreprise a besoin afin que tout se déroule en toute transparence.

« La complexité de notre activité nécessite un outil de gestion de projets nous permettant de collaborer dans toute l’entreprise », indique Chris Enderle, responsable informatique chez Veritiv.« Notre groupe informatique travaille en étroite collaboration avec nos partenaires commerciaux sur chaque projet. Nous avions besoin d’une solution rentable nous permettant de partager facilement les projets et de mettre à jour nos bases de données avec de nouvelles informations à travers le réseau Veritiv. »

« L’essentiel, c’était de disposer d’un programme suffisamment percutant pour les responsables de projets informatiques, assez facile à utiliser pour nos partenaires commerciaux, et suffisamment innovant pour pouvoir collaborer avec des personnes de toute l’entreprise », ajoute C. Enderle.

Une croissance de base pour la gestion de projets collaborative

L’équipe s’est mise à la recherche d’un outil de gestion de projets collaborative l’aidant à gérer et à organiser l’ensemble des projets en cours avant la fusion (et pouvant être utilisé une fois les deux entreprises unies pour former Veritiv). Avec un important déploiement de Salesforce déjà en place, Veritiv a fait appel à AppExchange pour trouver des idées.

Lorsque l’équipe a trouvé Smartsheet depuis AppExchange, elle avait bon espoir qu’il s’agisse de la solution qu’elle recherchait et qui lui faisait cruellement défaut. Quand Veritiv a souscrit un forfait, l’équipe de projet a immédiatement constaté la montée en flèche de son utilisation. Cela a été le premier signal que l’outil Smartsheet était une application bénéficiant à de nombreux utilisateurs dans toute l’entreprise.

« Nous commencions un projet pour lequel nous devions intégrer un certain nombre de clients importants et ajouter jusqu’à 900 lieux d’expédition à nos systèmes de données internes », explique C. Enderle. « Il est question de 2 500 UGS différentes dans tout le pays et entre les services. Nous avions besoin d’un outil de gestion de projets nous permettant de collaborer avec ces employés et de partager facilement les informations du projet afin qu’ils puissent effectuer leurs propres mises à jour et maintenir son statut en temps réel. C’est alors que nous nous sommes tournés vers Smartsheet. En informatique, nous avons rapidement constaté à quel point ce programme était facile à utiliser et pratique. »

Aujourd’hui, des centaines de membres de l’équipe de Veritiv collaborent dans Smartsheet, et leur nombre ne cesse d’augmenter.

« Environ 200 personnes ont commencé à utiliser Smartsheet au début », indique C. Enderle. « Nous comptons à présent plus de 1 500 utilisateurs. Cela représente bien plus de 10 % de notre organisation, y compris les employés des équipes informatiques, des ressources humaines, marketing et d’intégration. Smartsheet profite à la gestion de projets de chaque service. »

Libérer l’innovation

L’ajout de Smartsheet à l’ensemble d’outils de gestion de projets de l’entreprise correspond à son accent placé sur la libération de l’innovation à tous les niveaux.

« Notre principe directeur lors de la fusion était de veiller à ce que nos clients ne soient pas perturbés de quelque façon que ce soit », explique C. Enderle. « Notre projet d’intégration des clients a nécessité un travail considérable de l’organisation informatique pour que tout soit planifié, fusionné et déployé à temps, et Smartsheet nous a aidés à y parvenir. »

Une collaboration élargie débouche sur une utilisation accrue

À mesure que les membres de l’équipe de Veritiv utilisent Smartsheet, ils découvrent de nouvelles manières de se servir de cet outil pour accomplir plus de tâches.

Les responsables de Veritiv étudient d’autres possibilités d’utiliser Smartsheet à l’échelle des achats, de l’informatique, de la logistique, de l’immobilier, de l’exploitation des installations, du service à la clientèle et de la gestion du flux des communications des employés.

« Lorsque nous avons présenté Smartsheet à nos équipes commerciales pour la première fois, les premiers commentaires ont porté sur la facilité d’utilisation de cet outil », indique C. Enderle. « Bien entendu, elles devaient apprendre des fondamentaux de la gestion de projets, mais une fois le logiciel découvert, le déclic s’est produit. La formation en ligne a été particulièrement utile. »

La transparence donne lieu à la crédibilité auprès des clients

Smartsheet est maintenant aussi devenu un outil de vente d’une valeur inestimable chez Veritiv. L’équipe de vente utilise le logiciel pour créer efficacement une proposition client ou un plan de vente avec la contribution de divers services et la certitude que les bonnes personnes collaborent.

Smartsheet aide également Veritiv à instaurer la confiance avec ses clients, car cette solution permet aux équipes de respecter leur engagement en matière de transparence en partageant les plans au fur et à mesure de leur élaboration. L’utilisation de l’outil Smartsheet au sein de Veritiv est devenue un autre facteur de différenciation dans l’acquisition de nouveaux clients.

En gardant les projets et les tâches organisés et en collaborant plus efficacement avec les clients à l’aide de Smartsheet, Veritiv a libéré du temps afin que l’équipe de vente puisse se concentrer sur le développement des activités et le renforcement des relations avec eux.

Les exemples de diverses fonctions commerciales de Veritiv qui utilisent l’outil Smartsheet pour améliorer l’efficacité ne manquent pas. L’équipe marketing utilise le logiciel pour gérer et suivre un grand nombre de ses campagnes et de ses événements. L’équipe logistique utilise l’application pour ses audits de sécurité. Elle a récemment élaboré un formulaire en ligne pour les auditeurs sur le terrain qui leur permet d’introduire des données, des commentaires et des photos, envoyés instantanément à l’administrateur et mis à jour automatiquement dans une feuille d’audit principale.

(Bien) plus encore à venir

Chris Enderle perçoit la possibilité d’étendre l’utilisation de Smartsheet à toute l’entreprise.

« Smartsheet est un outil performant qui peut gérer les projets lourds, et sa facilité d’utilisation le rend accessible aux groupes commerciaux et contribue à rendre leurs processus quotidiens plus gérables et plus efficaces », explique-t-il. « La collaboration transparente et l’innovation stimulée font de Smartsheet le choix idéal pour la gestion de projets chez Veritiv. »