WestEd utilise Smartsheet pour instaurer une culture du succès

En tant qu’organisation à but non lucratif de recherche et développement, WestEd contribue à tous les aspects du système éducatif américain : de la création des normes et évaluations étatiques à celle de programmes de formation pour le personnel soignant, en passant par le développement de l’alphabétisation dès la petite enfance et la formation des enseignants au climat scolaire. Cette organisation est une Joint Powers Agency agréée par un Joint Powers Agreement de Californie et dont les membres du conseil d’administration proviennent de ses territoires clés en Arizona, en Californie, au Nevada et dans l’Utah et de tout le pays.

« Notre activité repose sur les subventions et les contrats. WestEd travaille sur des centaines d’entre eux chaque année », explique Yvonne Keene, directrice de la technologie et des services. « Si vous enlevez le contenu éducatif des contrats, une grande partie de ce que notre personnel fait est de la gestion de projets. Pourtant, jusqu’à il y a trois ans, les bases de la gestion de projets n’étaient pas largement considérées comme essentielles à notre réussite. »

Sans système formel de gestion de projets, les employés de WestEd ont sélectionné divers outils pour coordonner leur travail et gérer les livrables. Certains ont utilisé Excel, tandis que d’autres ont essayé Microsoft Project ou fait l’expérience d’outils open source.

« Pendant des années, nous avons peiné à trouver une solution pouvant convenir à tous les collaborateurs de WestEd et nos prestataires », indique Y. Keene. « À maintes reprises, nous avons constaté les mêmes défis : 1) la confusion sur ce qui devait être planifié d’un côté et 2) le manque de fonctions clairement définies au niveau du calendrier de l’autre. Les équipes ont eu du mal à mettre les plans de projet en place. »

Jason Hayes, chef de projets à l’échelle des systèmes d’information de l’entreprise, explique que le résultat donné par les solutions ponctuelles de gestion de projets a été digne d’un cauchemar. « Nos équipes étaient confrontées à des problèmes de contrôle des versions, à une confusion sur les livrables et à un manque de clarté avec la direction au sujet des calendriers. Nous sommes une organisation décentralisée qui travaille avec des centaines de prestataires externes. Un moyen facile de communiquer les calendriers et les responsabilités nous faisait cruellement défaut. »

L’heure du changement

Y. Keene a décidé de former tous les employés de WestEd à la gestion de projets. Elle savait qu’elle avait besoin d’un outil pour l’aider à présenter les concepts.

« Vous ne pouvez pas enseigner la gestion de projets aux personnes sans leur donner un moyen concret de mettre ces notions en pratique », indique-t-elle. En réfléchissant à différentes façons d’aider WestEd à adopter une culture orientée gestion de projets, Y. Keene a découvert Smartsheet.

Après un projet pilote, Y. Keene était convaincue que Smartsheet était la bonne solution. Avec le soutien du PDG, le service informatique a mis celle-ci à la disposition du reste de l’entreprise en tant qu’outil d’opt-in.

« Nous avons adopté Smartsheet de manière virale », explique Y. Keene. « En 2010, nous avons commencé avec 40 utilisateurs, nombre qui est rapidement passé à 200, en trois mois. Aujourd’hui, nous comptons bien au-delà de 400 employés qui utilisent Smartsheet pour gérer les projets de leur équipe. »

L’équipe s’appuie sur les fonctionnalités clés de Smartsheet, telles que les demandes d’actualisation, la liaison de cellules et les alertes et rappels automatisés, pour s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Peu après l’adoption de Smartsheet, WestEd a commencé à utiliser Box pour le partage de fichiers. Les deux outils faisant très bon ménage, la collaboration s’est révélée efficace.

Un renforcement de la collaboration et de la visibilité sur les projets

Le Smarter Balanced Assessment Consortium est un exemple de l’un des nombreux projets auxquels participe WestEd, sous la direction de Greg Hill, associé de recherche. Smarter Balanced est un consortium étatique qui travaille sur l’élaboration d’évaluations de nouvelle génération mesurant avec précision les progrès accomplis par les apprenants en vue de leur préparation aux études supérieures et à la vie professionnelle. Il fait intervenir au-delà de 600 représentants de plus de 26 États avec un budget fédéral de 176 millions de dollars, et G. Hill assure le suivi de l’ensemble dans Smartsheet.

« Avec des parties prenantes réparties dans tout le pays, Smartsheet nous a été extrêmement utile pour garantir la transparence et la collaboration de chacun au cours de ce projet », indique G. Hill. « Nous utilisons Smartsheet non seulement pour gérer avec soin les nombreux calendriers des projets, mais aussi afin de rationaliser la communication. Smartsheet se trouve au cœur de notre système de gestion des documents. Nous y avons recours pour faciliter les cycles d’examen et de commentaires avec les parties prenantes et planifier et suivre les communications de projet, et c’est la principale solution utilisée par nos fournisseurs afin d’envoyer les livrables. Nous nous en servons également pour suivre et signaler les problèmes et risques des projets. En bref, si quelque chose est important, il se trouve dans Smartsheet. »

À l’étage du siège social de WestEd à San Francisco, le Regional Educational Laboratory (REL) utilise Smartsheet pour garder le contrôle de multiples projets. « Notre service travaille sur plus de 80 projets chaque année, et c’est mon rôle de veiller au bon déroulement de chacun d’eux », explique Kelly Gerstbacher, coordinatrice de programmes au REL. « Smartsheet, c’est ce qui m’aide à rester sur la bonne voie. J’y ai recours à longueur de journée. Sans, je ne sais pas comment je ferais mon travail. »

En plus des projets de G. Hill et de K. Gerstbacher, cette solution est utilisée pour des centaines d’autres opérations et processus à travers WestEd et son réseau de prestataires et d’agences :

• planification et calendriers des projets,

• gestion et reporting des subventions,

• suivi des livrables,

• journaux de problèmes,

• listes des tâches de l’équipe,

• finances et budgets annuels,

• planification stratégique,

• coordination des prestataires,

• demandes d’actualisation et journaux de changements du site web,

• gestion des actifs et de la recherche.

La majorité des projets étant suivis et gérés dans Smartsheet, l’équipe de direction de WestEd dispose d’une vision plus claire des exigences de travail imposées aux divers services.

De nouvelles habitudes pour réussir

En plus de fournir un renforcement de la productivité et de la transparence dans toute l’organisation, Smartsheet contribue à instaurer une culture du succès en matière de gestion de projets.

« Chez WestEd, Smartsheet a aidé tout le monde à développer de meilleures habitudes de gestion de projets et des moyens plus méthodiques d’atteindre nos objectifs. Cette solution nous a aussi fourni une ressource standard et éprouvée pour une collaboration efficace au sein des équipes et entre elles », indique G. Hill.

Y. Keene ajoute : « Maintenant que j’utilise Smartsheet, et ce depuis plus de trois ans, je n’ai pas la moindre idée de la façon dont j’arrivais à faire quoi que ce soit auparavant, et je ne suis pas seule à penser cela. Beaucoup de mes collègues m’ont interpellée dans les couloirs ou envoyé un petit mot pour me faire savoir que Smartsheet avait transformé leur manière de travailler. Nous pouvons faire des choses auparavant impossibles de notre point de vue. »