Williams crée un modèle Smartsheet primé pour suivre les projets avec facilité et précision

Williams est une entreprise du secteur énergétique basée à Tulsa, Oklahoma, et l’un des plus grands fournisseurs d’infrastructures énergétiques en Amérique du Nord. L’entreprise figure au Fortune 500 et gère 30 % du gaz naturel utilisé aux États-Unis pour chauffer les maisons, cuire les aliments et produire de l’électricité.

Le groupe de construction de l’entreprise gère de grands projets d’infrastructure pour des clients répartis sur l’ensemble du territoire américain. Comme plusieurs autres services internes de Williams, le groupe de construction utilise Smartsheet pour gérer les projets et déployer les indicateurs clés de performance (ICP) de la construction tout au long du cycle de vie du projet. « Nous utilisions Smartsheet dans mon ancien service, et j’ai rejoint spécifiquement le groupe de construction pour utiliser Smartsheet afin de suivre tous les projets de construction et faire preuve de plus d’efficacité dans les différents processus », explique Aaron Manley, ingénieur III chez Williams. Plus de 1 400 employés de Williams utilisent actuellement Smartsheet tous les jours.

Le groupe de construction utilisant de plus en plus Smartsheet, Aaron Manley a cherché à améliorer le processus de gestion de la valeur acquise (EVM) du service, qui était différent pour chaque équipe. Le processus EVM permet de suivre le pourcentage de progression du projet total réalisé à un moment donné et de mesurer les performances et l’avancement du projet. « Nous souhaitions simplifier la mise en place et l’utilisation de l’EVM pour nos équipes », déclare celui-ci. « Historiquement, nous nous reposions beaucoup sur la saisie manuelle des données du projet dans des feuilles de calcul, ce qui prenait du temps et n’était pas personnalisable. Nous désirions également disposer d’une plateforme standard et évolutive pour gérer tous nos projets. »

Utiliser Smartsheet pour créer un modèle de valeur acquise basé sur les quantités 

Pour concevoir une solution EVM entièrement nouvelle, Aaron Manley a profité de la Galerie de modèles Smartsheet et a parcouru des dizaines de modèles pour trouver l’inspiration et en tirer les meilleures pratiques.

« Je télécharge des modèles comme point de départ pour développer quelque chose sur lequel je travaille. Je m’en inspire pour ne pas avoir à créer quelque chose à partir de zéro. »

Aaron Manley a également examiné les Plans d’action actifs de Williams dans Smartsheet Control Center, un outil utilisé pour offrir une cohérence, une visibilité et des processus évolutifs en automatisant la création des projets, en gérant les changements et en regroupant les analyses de portefeuille. « Nous avions utilisé un Plan d’action du Control Center pour la cohérence du suivi des projets et des rapports », explique Aaron Manley. « Tout ce que nous faisons dans Smartsheet est basé sur ce Plan d’action. Pour ce projet, cela nous a aidés à construire une solution évolutive et facile à mettre en œuvre. »

En travaillant sur la solution EVM, Aaron Manley a dû s’assurer qu’elle utilisait la meilleure méthode pour suivre l’avancement de la valeur acquise pour un projet.

« Beaucoup de valeurs acquises sont basées sur les budgets ou les finances, mais cela ne vous donne pas toujours le meilleur aperçu de l’avancement réel sur place », dit-il. « Avec cette solution, nous avons choisi de suivre les quantités physiques des jalons accomplis sur le terrain, ce qui, selon nous, présenterait un aperçu complet et précis de l’avancement d’un projet. »

Grâce à la nouvelle solution EVM, Aaron Manley a permis aux ingénieurs de Williams, aux équipes de projet et aux responsables de la construction de visualiser les données actualisées du projet avec une plus grande précision, afin de déterminer quand un projet est terminé ou combien de travail il reste à faire. La solution fait également office de système de gestion de la qualité, en automatisant l’attribution des inspecteurs de projet, leurs demandes d’actualisation et la prise en charge des données dans Smartsheet.

Un modèle primé

Après avoir travaillé dur à la recherche, à la construction, au test et à l’itération de sa solution EVM (un concept qui, selon lui, « est difficile à réaliser »), Aaron Manley a saisi l’occasion de participer au concours de modèles Smartsheet ENGAGE’22 et d’aider les autres utilisateurs de la communauté Smartsheet à différencier la planification, la gestion et la visualisation des projets. 

Preuve de la valeur de sa solution, les juges du concours de modèles ont voté à l’unanimité pour que la solution d’Aaron Manley monte sur le podium dans la catégorie des modèles de gestion de projet et de processus.   L’un des juges du concours a fait remarquer que « certains des esprits les plus brillants, experts de la solution Smartsheet ne pourraient pas construire des solutions aussi élégantes ». Le modèle de valeur acquise basé sur la quantité est maintenant disponible pour tous les utilisateurs qui peuvent le télécharger dans la Galerie de modèles Smartsheet.

Un modèle EVM puissant et facile à utiliser

Lors de la conception du modèle EVM, Aaron Manley a tiré parti de la simplicité et de la facilité d’utilisation des feuilles, rapports et tableaux de bord de Smartsheet.er « Smartsheet est un outil très efficace qui n’a pas demandé beaucoup d’efforts pour créer quelque chose », déclare-t-il. Aaron Manley a utilisé ces fonctionnalités, en particulier les tableaux de bord, pour que l’interface utilisateur du modèle EVM soit aussi simple que possible et facile à comprendre. « Beaucoup de membres de notre équipe sur les sites de construction font des inspections sur le terrain et d’autres tâches. Ils ne sont pas toujours férus de technologie. C’est pourquoi nous avons créé une solution qui fonctionne comme un système tout-en-un pour eux », explique Tanner Owens, ingénieur en construction III chez Williams. « Cette solution leur permet de saisir facilement tous leurs avancements quotidiens ou hebdomadaires et de les voir affichés sur un tableau de bord, afin qu’ils puissent se concentrer sur leur travail sur le chantier. »

S’il est facile à utiliser, le modèle est également flexible et évolutif. « Nous avons conçu la solution pour qu’elle soit facilement personnalisable, de sorte que les gens peuvent prendre les concepts appliqués dans le modèle et les rendre aussi diversifiés qu’ils le souhaitent », poursuit Tanner Owens.

Un suivi plus précis de l’avancement du projet

Grâce à la solution EVM, les employés de Williams peuvent suivre avec précision l’avancement de n’importe quel projet sur un tableau de bord, car le modèle suit les projets en fonction des quantités et non plus seulement en fonction des calendriers ou des budgets. « Désormais, grâce à notre solution Smartsheet, nous avons une vision beaucoup plus précise de ce qui a été accompli en un jour ou en une semaine pour un projet de construction donné, car nous effectuons un suivi basé sur la quantité », indique Tanner Owens.

« Nous obtenons des rapports précis sur notre avancement physique au lieu d’avoir à parcourir et à mettre à jour un tas de lignes sur une feuille de calcul pour mettre à jour un calendrier. Cela nous aide également à prévoir avec plus de précision la date d’achèvement d’un projet. »

Réduire le travail manuel pour le groupe de contrôle du projet

Parce que la solution EVM élimine les processus manuels, comme les e-mails et les rapports pratiques. Ainsi, le groupe de contrôle du projet Williams passe plus de temps à travailler et moins de temps à saisir les données du projet dans des feuilles de calcul. « La solution permet à nos équipes de projet de gagner du temps, car il leur suffit de renseigner les informations une fois et d’appuyer sur un bouton pour que tout soit automatiquement mis à jour », explique Aaron Manley. « Au lieu de s’appuyer sur des sources de données et des modèles différents, les membres de l’équipe disposent d’un outil de gestion de projet normalisé et centralisé. »

À la suite de ce succès, et au prix décerné par Smartsheet au modèle de valeur acquise basé sur la quantité d’Aaron Manley pour le modèle de gestion de projet et de processus de leur concours, le groupe de construction Williams espère étendre son utilisation de Smartsheet à d’autres cas d’utilisation de la gestion de projet. « J’ai hâte de voir ce que nous allons accomplir par la suite », déclare Aaron Manley. « Smartsheet s’impose de plus en plus comme une solution professionnelle au sein de notre entreprise, et notre prochaine étape consistera à intégrer ce que nous avons fait jusqu’à présent dans l’organisation au sens large. »

Cliquez ici pour télécharger le modèle d’Owens et Manley et le partager avec votre équipe