Qu’est-ce que la gestion des actifs numériques ?
La gestion des actifs numériques (GAN) représente un effort pour mettre en œuvre plus efficacement le contenu au sein d’une organisation. Bien que, pour certains, il s’agisse d’une simple feuille de calcul ou d’un outil de stockage dans le cloud, pour d’autres, il s’agit d’une plateforme plus complète.
Pour un nombre croissant d’entreprises, un véritable outil de GAN permet aux équipes de stocker, partager, manipuler et analyser tout le contenu de marque à partir d’une source de référence unique. Mais quels sont les impacts directs ? Dans l’ensemble d’une entreprise, de la création au marketing et pour les équipes internes et externes, il existe une multitude de solutions qui accompagnent la mise en œuvre d’un système de gestion des actifs numériques à grande échelle.
Parmi les problèmes les plus courants qu’un système de GAN résout figurent :
- Le temps perdu à chercher des actifs.
- Le mauvais placement des actifs.
- La duplication des actifs créés.
- La mauvaise utilisation ou le partage involontaire d’actifs non approuvés.
- Le maintien du contrôle de versions et de la cohérence de la marque.
- La réduction des demandes de dossier créatif.
- Le manque d’informations sur l’utilisation et la performance des actifs.
- Le gaspillage et la sous-utilisation d’actifs.
Jim Hanifen, responsable produit chez Brandfolder, explique que « augmenter la vélocité des lancements de campagnes tout en maintenant la cohérence de la marque exige une GAN que toutes les parties prenantes sont autorisées à utiliser. Pour cette raison, la facilité d’utilisation de la solution que vous choisissez est essentielle pour garantir un haut degré d’adoption que la plupart des organisations ne parviennent pas à atteindre. »
Les principes fondamentaux de la gestion des actifs numériques
Un actif numérique est un fichier binaire tel que des séquences vidéo, une photographie, des fichiers audio, des graphiques, une animation ou d’autres supports. Stockés dans des systèmes de serveurs et utilisés dans la production imprimée, diffusée et numérique, ces actifs suivent tout un cycle de vie d’actif numérique établi, de la création à l’archivage :
La gestion des actifs numériques comporte de nombreuses catégories connexes. La gestion des actifs multimédias (Media Asset Management, ou MAM) est une branche de la GAN qui se concentre sur la gestion de types de fichiers multimédias comme l’audio, la vidéo et les images. La gestion des actifs vidéo (Video Asset Management, ou VAM) et la gestion des actifs numériques vidéo (Video Digital Asset Management, ou VDAM) concernent la gestion des actifs cinématographiques ou vidéo aux formats analogiques et numériques. De plus, de nombreuses organisations doivent stocker des médias riches, c’est-à-dire tout type de médias en streaming ou interactifs, y compris les vidéos en streaming, les applications téléchargeables ou les publicités dynamiques en ligne.
De nombreuses organisations utilisent des systèmes de gestion de contenu (SGC) pour développer du contenu numérique. En fait, un système de GAN est un type de SGC. Un SGC est le plus souvent utilisé dans des scénarios où plusieurs utilisateurs disposent de différents niveaux d’autorisations pour gérer le contenu pour les sites Web ou les intranets.
Les métadonnées décrivent et définissent les actifs numériques. Les métadonnées peuvent décrire le contenu de l’actif, le type de fichier, les droits d’accès, la propriété, la date de création et d’autres caractéristiques clés. Alors que les métadonnées concernent des détails granulaires associés à un actif particulier, les mégadonnées fournissent une analyse globale des tendances des données. Les mégadonnées se composent d’ensembles de données extrêmement vastes, complexes et difficiles à analyser à l’aide de moyens traditionnels.
Parmi les autres fonctions marketing liées à la GAN figure la gestion des opérations de marketing (Marketing Operations Management, ou MOM), qui concerne l’optimisation des activités de marketing, de la planification stratégique à la gestion de contenu en passant par l’exécution et l’analyse. Dans la gestion de la marque, une organisation analyse, planifie et gère la façon dont les clients et le marché perçoivent sa marque. Les équipes peuvent utiliser la gestion des actifs numériques pour assurer la cohérence de la marque.
En parlant de l’intersection entre l’informatique et le marketing, vous entendrez peut-être les professionnels du secteur mentionner la technologie marketing, ou martech. Cette pratique réunit l’informatique et le marketing pour rationaliser et automatiser les processus de marketing traditionnels à l’aide de solutions de collaboration, de modification, de correction et d’approbations, de flux de travail, de gestion de contenu et de publication multimédia.
Les bénéfices de la gestion des actifs numériques
Beaucoup de ceux qui adoptent la GAN se demandent souvent comment ils ont pu gérer avant de déployer leur système. Disposer d’un moyen automatisé de gérer les actifs numériques peut changer considérablement la façon dont une équipe créative fait les choses. Par exemple, un système de GAN peut :
- rationaliser la création et la réutilisation des fichiers. Cela permet de créer un actif une seule fois, ou de modifier un actif existant, et de le diffuser rapidement via plusieurs canaux.
- fournir des flux de travail plus efficaces. Les flux de travail automatisés permettent de faire avancer les projets, et alertent les parties prenantes afin qu’elles restent en bonne voie pour respecter les échéances des examens et des approbations.
- assurer la cohérence de la marque. Cela améliore la qualité des actifs publiés en empêchant l’utilisation accidentelle d’actifs non conformes à l’image de la marque ou dépassés.
- réduire le temps de recherche de fichiers. L’utilisation de balises Meta permet aux utilisateurs de trouver plus rapidement ce dont ils ont besoin, et élimine le besoin de recréer des actifs non retrouvés.
Qui utilise la gestion des actifs numériques et comment ?
La gestion des actifs numériques propose des cas d’utilisation dans un large éventail de secteurs, du marketing à la publicité, en passant par le commerce de détail et le gouvernement.
- Marketing et publicité : en automatisant les tâches de production avec la GAN, les agences peuvent créer et partager en toute sécurité des actifs créatifs avec leurs clients.
- Enseignement : les établissements peuvent utiliser la gestion des actifs numériques pour créer facilement des communications ciblées et personnalisées à utiliser dans le cadre de la sensibilisation des étudiants et des anciens élèves/donateurs.
- Édition : les éditeurs profitent des capacités de la GAN pour accélérer la correction et l’approbation, et convertir rapidement les actifs en plusieurs formats.
- Sports, divertissement et médias : en utilisant la gestion des actifs numériques, ces secteurs peuvent maintenir le contrôle de la marque et assurer la cohérence mondiale de la marque.
- Gouvernement : en offrant des moyens plus faciles de réutiliser les actifs, la GAN permet aux organismes gouvernementaux de diffuser rapidement des documents créatifs aux électeurs dans leur langue maternelle.
- Commerce de détail : les détaillants sous pression pour améliorer l’engagement client utilisent la gestion des actifs numériques pour créer des communications plus ciblées et personnalisées qui renforcent les relations et la fidélité.
Avez-vous besoin de la gestion des actifs numériques ou devez-vous l’éviter ?
Bien qu’elle puisse sembler être un outil précieux pour toute organisation créative, la gestion des actifs numériques n’est pas pour toutes les entreprises – peu importe ce que de nombreux fournisseurs de logiciels pourraient vous dire. Lancer une initiative d’obtention de GAN sans vraiment comprendre son impact sur votre modèle commercial est risqué. Par conséquent, le meilleur point de départ est de déterminer si votre organisation pourrait bénéficier d’un système de gestion des actifs numériques. Téléchargez ce modèle pour déterminer s’il s’agit de la bonne stratégie pour vous.
Télécharger le modèle de feuille de calcul « Do I Need a DAM System » (« Ai-je besoin d’un système de GAN »)
Systèmes de gestion des actifs numériques : quelles sont les options ?
Les systèmes de gestion des actifs numériques se divisent en trois configurations principales : le cloud, les solutions sur site et les solutions hybrides qui combinent le cloud et sur site. Il existe également des options à considérer concernant l’utilisation de solutions payantes ou de solutions open source (source ouverte). Assurez-vous donc de peser les exigences de votre entreprise par rapport aux avantages et aux inconvénients de chaque option lorsque vous envisagez des solutions.
La GAN cloud
Les systèmes basés sur le cloud sont à l’avant-garde des avancées de la technologie de GAN. De nombreuses organisations choisissent les systèmes cloud parce qu’ils sont rentables, facilement évolutifs et ne nécessitent aucune maintenance informatique dédiée :
- le système est hébergé sur le Web, de sorte que le déploiement est à la fois rapide et facile ;
- le fournisseur du système gère toutes les mises à niveau, la maintenance et les sauvegardes du système ;
- l’interface en ligne permet au personnel d’apprendre et d’utiliser facilement le système ;
- l’ajout (ou la suppression) d’utilisateurs est simple et ne nécessite aucune intervention du personnel informatique interne, et il est simple de fournir aux partenaires et aux fournisseurs un accès ;
- étant donné qu’il n’y a pas d’exigence matérielle, les systèmes cloud sont généralement l’option la plus rentable pour la gestion des actifs numériques, et fonctionnent selon un modèle d’abonnement.
La GAN sur site
Pour les organisations qui ont besoin de fonctionnalités étendues d’un système de GAN, une option sur site est souvent le meilleur choix. Cependant, il existe des contreparties :
- les systèmes sur site ne dépendent pas entièrement de l’accès à Internet, ce qui élimine le risque de temps d’arrêt en cas de panne ;
- la gestion et la maintenance informatiques en interne sont requises, notamment la sauvegarde du système et les mises à jour de sécurité ;
- les systèmes sur site offrent une assistance pour des fonctionnalités personnalisées, mais à un certain prix.
La GAN hybride
Pour les entreprises qui recherchent la rentabilité du cloud, combinée à la disponibilité d’une solution sur site, il existe des systèmes hybrides :
- le fournisseur du système gère toutes les mises à niveau, la maintenance et les sauvegardes du système ;
- avec un pied dans le cloud, les systèmes hybrides s’appuient sur un budget moins important ;
- il est simple d’activer l’accès pour les partenaires et les fournisseurs ;
- ils ne dépendent pas entièrement de l’accès à Internet, ce qui élimine le risque de temps d’arrêt en cas de panne.
Comparaison open source/payant : avantages et inconvénients
Lorsqu’elles envisagent initialement la GAN, de nombreuses organisations se demandent si une solution libre ou open source pourrait être une bonne première étape. Bien que ces systèmes soient sans aucun doute abordables, il y a des mises en garde à prendre en compte lors de l’évaluation de la capacité d’une plateforme libre à répondre aux besoins de votre entreprise, ou à malmener inutilement votre entreprise :
- Une solution gratuite peut rarement parer à toutes les éventualités en matière de fonctionnalités, ce qui nécessite alors une solution bricolée composée de systèmes disparates.
- Des services tels que Dropbox, Google Drive ou Box ne peuvent pas offrir le type de recherche efficace dont de nombreuses organisations ont besoin, et ils finissent par dupliquer des efforts en recréant des actifs qui ne peuvent pas être localisés.
- Lorsque vous utilisez un service gratuit, le contrôle de versions est seulement aussi bon que les utilisateurs qui nomment et enregistrent les fichiers, ce qui laisse une grande marge d’erreur humaine.
Caractéristiques et fonctionnalités de la GAN
Une solution de gestion des actifs numériques est disponible pour répondre à presque tous les besoins au sein d’une organisation créative. Chacune est livrée avec une grande variété de caractéristiques et de fonctionnalités. Les systèmes les plus robustes offrent des options de personnalisation étendues pour les utilisateurs d’entreprise. Souvent, le coût du système peut être un indicateur du niveau de fonctionnalité et de personnalisation proposé. Dans cette section, nous allons examiner certains des aspects les plus courants des systèmes de GAN.
La gestion des fichiers permet aux utilisateurs de stocker, partager, distribuer et modifier les actifs numériques à partir d’un seul emplacement centralisé. L’un des éléments les plus précieux de la gestion des fichiers de la GAN est la fonction de recherche. En permettant aux utilisateurs de rechercher et de localiser rapidement les actifs, les organisations réalisent d’importantes économies en n’ayant pas à recréer les actifs manquants.
L’automatisation des flux de travail remplace les processus manuels et rationalise la création et la production des actifs, tout en fournissant un suivi des projets pour s’assurer que toutes les étapes de production sont terminées, et qu’aucun cycle de correction ou d’approbation n’est manqué.
Les corrections et approbations à distance aident les collaborateurs à obtenir facilement des actifs et des créations modifiés, examinés et approuvés, quel que soit leur emplacement. Cela élimine la nécessité de partager et d’approuver manuellement les brouillons, ce qui permet de gagner un temps précieux.
La sécurité, l’accès et l’authentification des utilisateurs fournissent une couche de protection contre les violations au sein du système de GAN. Les administrateurs peuvent configurer des autorisations d’accès pour les utilisateurs en fonction du rôle, de l’emplacement (systèmes dans le cloud), du service ou d’autres critères.
La collaboration permet à des groupes d’utilisateurs ou à des équipes organisationnelles de travailler ensemble sur des projets de développement d’actifs ou de création, souvent en temps réel.
La gestion de la marque est un sous-produit de la GAN qui aide les organisations à garder le contrôle de l’intégrité de leur marque. En veillant à ce que la voix, le message et le ton des actifs de la marque restent cohérents entre les langues et les plateformes de livraison, les entreprises obtiennent le maximum de valeur pour leurs investissements en marketing et en communication.
La publication numérique est facilitée par la GAN, qui permet aux équipes créatives d’utiliser des actifs pour créer et produire du contenu dans plusieurs formats, et de le livrer sur une variété de plateformes et d’appareils.
La modification des métadonnées dans la GAN rend les recherches plus efficaces et facilite le travail avec les schémas de métadonnées hérités. La possibilité de modifier et de personnaliser les métadonnées des actifs permet aux organisations d’« affiner » les recherches et de s’assurer que les utilisateurs obtiennent les résultats les plus ciblés.
Récits utilisateur de gestion des actifs numériques
Les systèmes de gestion des actifs numériques sont actuellement utilisés pour introduire des gains d’efficacité pour les organisations créatives dans divers contextes du monde entier. Voici quelques exemples de la GAN à l’œuvre :
Le Cleveland Museum of Art : la stratégie numérique à l’origine de superbes expositions
Jane Alexander, directrice de l’information du Cleveland Museum of Art (CMA), voulait développer une stratégie numérique qui mette l’art, et non la technologie, sur le devant de la scène pour les amateurs et amatrices de musées. Plus important encore, elle devait s’assurer que le contenu était mis à jour sans problème sur toutes les plateformes de livraison, à mesure que les conservateurs et les éducateurs apportaient des changements.
Propulsée par un système de GAN, la Gallery One du CMA a ouvert ses portes au public en janvier 2013 avec des murs d’images vidéo à écran tactile interactifs affichant, entre autres, des images numériques de la collection du musée. « Un système de gestion des actifs numériques a extrait les métadonnées de notre système de gestion des collections, rendant ainsi les données vivantes, actuelles et basées sur les travaux du musée », explique Alexander. « Nous allions équiper les visiteurs des outils qui vous permettent de regarder de plus près les œuvres d’art de l’ensemble du musée. Nous devions utiliser des expériences innovantes, pour faire entrer le jeune public dans le musée. » En savoir plus.
BBDO New York : éliminer les recherches de fichiers « Indiana Jones »
Jd Michaels, vice-président principal et directeur de l’ingénierie créative et de la production chez BBDO New York, avait besoin d’un moyen visuel d’organiser et de gérer les actifs. « La façon dont nous cherchions un fichier s’apparentait à une scène de "X-Files/Indiana Jones" », explique-t-il. « Vous vous souvenez de la pièce à la fin de "Raiders" ? C’était notre système de GAN. »
L’organisation des résultats d’une séance photo multinationale de plus de 5 000 images numériques est devenue considérablement plus facile grâce à l’installation d’un nouveau système de GAN. « Lorsque nos créatifs sont venus consulter [leurs photos], nous leur avons dit : "Cliquez ici. Ce sont toutes vos images" », explique Michaels. « Quand le client est arrivé, il s’attendait à des kilomètres de photos papier scotchées au mur… et puis nous lui avons donné une adresse Web afin qu’il puisse les consulter à la maison s’il le voulait. » En savoir plus.
La Cornell University : la fin de la diffusion d’actifs par e-mail
Avant la mise en œuvre d’un système de GAN, les grands nombres d’actifs numériques de la Cornell University ont été dispersés sur plusieurs sites, sans moyen facile de les étiqueter, de les partager ou de les suivre. Lorsqu’un client a demandé une image, il a dû soumettre la demande, puis attendre que l’image lui soit envoyée manuellement par e-mail.
Aujourd’hui, avec une GAN en place, le service photo de Cornell peut rapidement localiser et distribuer des images aux clients. « Les services d’information et de marketing localisent des images pour le site Web de Cornell, les publications sur le campus et la Cornell Chronicle », explique Corey Chimko, coordinateur des ressources numériques. « Nous utilisons également le système de GAN pour livrer des photos à nos clients. »En savoir plus.
Bonnes pratiques de GAN d’un expert en gestion des actifs numériques
Jillian Talvensaari, Chief Marketing Technologist at Moxie Marketing, is an expert in digital asset management best practices. She recommends that organizations beginning the process of deploying DAM first gain an internal advocate from senior management.
« Ce type de projet doit absolument être défendu de haut en bas », dit-elle. « Le fait d’avoir votre DSI ou votre DTI sur la même longueur d’onde dès le début aide non seulement pour obtenir un budget pour un système de GAN, mais aussi pour faciliter l’adoption par les utilisateurs. »
Votre choix de partenaire, explique Talvensaari, est également essentiel. « Choisissez un partenaire qui vous apporte la meilleure technologie d’aujourd’hui. La catégorie GAN a fait de grands progrès dans l’innovation au cours des dernières années, alors assurez-vous d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix possible ! »
Dans le processus de découverte avec votre partenaire informatique, Talvensaari recommande d’identifier les tâches de nature répétitive. « Des processus tels que les flux de travail de correction manuelle, les approbations des clients et la gestion des campagnes vidéo peuvent souvent réaliser l’amélioration la plus spectaculaire avec la GAN », explique-t-elle.
Lors du déploiement d’un système de GAN au sein d’une organisation, Talvensaari indique que le partage de petites réussites peut ouvrir la voie. « Commencez petit avec le groupe pilote qui a le plus besoin de gestion des actifs numériques », explique-t-elle. « Apportez-la-lui, impliquez-le et, lorsqu’il voit des bénéfices, communiquez sur ce succès et répandez les graines dans l’ensemble de l’organisation. »
Talvensaari note qu’il est important de comprendre que la GAN consiste à augmenter la valeur de l’entreprise, et non à réduire les effectifs. « La GAN ne consiste pas à réduire les effectifs », dit-elle. « Il s’agit d’utiliser des technologies de pointe pour libérer les équipes créatives afin qu’elles fassent plus de ce qu’elles aiment et connaissent le mieux ! »
Quel système est fait pour vous ?
Décider d’un logiciel et d’un système de GAN peut être un processus difficile. Voici quelques lignes directrices pour ce que vous pouvez faire dès le départ pour vous aider à faire un choix éclairé :
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Effectuez un audit de contenu : faites-vous une idée claire du contenu dont vous disposez, trouvez des moyens de réutiliser le contenu de valeur, et éliminez les actifs peu performants ou non pertinents.
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Rassemblez les exigences système : déterminez quel type de système de gestion des actifs numériques correspond à votre modèle commercial, à votre infrastructure et à vos utilisateurs.
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Rassemblez les exigences de l’entreprise : identifiez les défis que vous souhaitez résoudre à l’aide de la GAN.
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Choisissez entre le cloud, l’hybride ou le sur site : déterminez l’évolutivité et les besoins budgétaires, et choisissez le modèle de livraison de la solution en conséquence.
Pour en savoir plus sur le processus de choix d’un système de GAN, lisez notre article Expert Advice on Choosing the Digital Asset Management System That’s Right for Your Company.
Calcul du retour sur investissement de la gestion des actifs numériques
La détermination du retour sur investissement (RSI) d’un système de GAN aide à la planification stratégique et à la validation des achats pour les cadres supérieurs. Tout d’abord, déterminez ce que coûte actuellement la gestion des actifs sans GAN en évaluant :
- Les coûts de la recréation d’actifs
- Les coûts des recherches d’actifs
- Les coûts de diffusion des actifs
Ensuite, identifiez les augmentations de recettes que vous pouvez réaliser avec la GAN :
- Plus de recettes grâce à la disponibilité des ressources
- De nouvelles sources de revenus
Enfin, découvrez combien de temps il faudra pour que la solution de gestion des actifs numériques choisie paie.
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