5 fonctionnalités incontournables des logiciels de gestion de projets créatifs
Vous vous demandez ce que les professionnels utilisent pour gérer une équipe de professionnels de la création ? Nous avons demandé aux chefs de projet créatifs de partager leurs informations sur les meilleures fonctionnalités qu’ils recherchent dans les logiciels de gestion de projet. Voici leurs avis :
1. Interface utilisateur simple et intégration avec d’autres outils
Lorsque vous choisissez le logiciel de gestion de projet créatif à déployer, il est impératif d’obtenir l’adhésion des personnes qui l’utiliseront. Si vous choisissez une solution qui ne rationalise pas les tâches et facilite les choses, l’équipe ne l’utilisera probablement pas.
Abbaye Brown
« S’il n’est pas rapide et facile (à utiliser) avec un tas d’intégrations pour une bonne mesure, il est difficile de le mettre en œuvre et de faire en sorte qu’une équipe l’utilise. Quelque chose de clinquant avec des cloches et des sifflets ne sera pas utilisé autant qu’un équivalent avec moins de fonctionnalités, mais une meilleure interface utilisateur », explique Abbey Brown, responsable marketing chez FM Outsource, entreprise basée au Royaume-Uni. « C’est une chose étrange à considérer, mais pour qu’un nouveau logiciel soit intégré à une équipe, il faut qu’ils l’aiment, et une grande partie de cela est la facilité d’utilisation et l’impact visuel ».
Bruce Harpham
Une interface utilisateur simple et la possibilité de s’intégrer à d’autres outils d’agence peuvent grandement amener les gens à adopter un nouveau logiciel. Bruce Harpham, fondateur de ProjectManagementHacks.com, recommande de chercher des logiciels qui s’intègrent à des programmes que vous utilisez déjà, comme Adobe pour la conception, et MS Outlook pour la planification. Une interface utilisateur simple est également flexible. S’il est trop difficile d’ajouter les champs dont vous avez besoin ou de personnaliser le logiciel pour répondre aux exigences de divers projets, il sera probablement moins utilisé. « La possibilité de définir des champs personnalisés est importante, car les projets créatifs peuvent avoir des besoins ponctuels de clients qui ne sont pas faciles à cartographier dans les outils traditionnels », ajoute Harpham.
2. Jalons et tâches
Ben Thompson
Ben Thompson, co-fondateur et chef de l’expérience client de GitPrime, a passé sa carrière à travailler dans le design et comprend l’importance de partager l’objectif global avec l’équipe créative. Ces informations donnent à l’équipe créative l’autonomie pour faire ce qu’elle fait de mieux. Pour garder une équipe sur la bonne voie, il est important de définir des jalons.
« Il est essentiel de définir des limites de temps claires pour tous les livrables. Le travail créatif n’est jamais vraiment « fini » au sens traditionnel du terme. Étant donné que les tâches ont tendance à s’étendre et à s’adapter, quel que soit le conteneur qui leur est donné, il est utile de diviser les grandes tâches en petites étapes régulières », explique Thompson. Un logiciel de gestion de projet créatif qui vous permet de créer des sous-tâches et de définir des jalons est très bénéfique.
3. Collaboration et commentaires à l’écran
Dans la gestion de projet traditionnelle, de nombreuses tâches sont marquées comme finies une fois terminées. La gestion de projet d’une agence créative a des exigences différentes car une grande partie utilise des maquettes et des illustrations. Il est impératif d’avoir un moyen facile de partager ces fichiers et une option pour ajouter des commentaires sur la conception. Un logiciel de gestion de projet créatif qui permet de commenter à l’écran peut faire une différence.
Jon Lee
« C’est un cauchemar si nous devons décrire les problèmes qui existent dans une maquette au lieu de les indiquer directement à l’écran. C’est particulièrement vrai lorsque vous effectuez du travail créatif dans différents services de l’entreprise : chacun décrit les illustrations différemment, ce qui entraîne une plus grande confusion sans commentaires à l’écran », explique Jon Lee, directeur de la création et fondateur de Rabbut.
4. Chronologies visuelles
En fin de compte, en tant que chef de projet, vous devez toujours vous assurer que les livrables sont activés à temps. Étant donné qu’une équipe créative a tendance à être plus visuelle, la création de chronologies à l’aide de diagrammes de Gantt fournit un moyen simple pour l’équipe de voir les échéances. « Les équipes créatives travaillent bien sous pression et ont tendance à faire le plus de progrès à l’approche d’une échéance. La compression des calendriers en petites rafales maintient la créativité, la concentration et le moral à un niveau élevé », explique Thompson de GitPrime.
Il n’y a aucune raison que vous ne puissiez pas utiliser d’autres méthodes de gestion de projet lorsque vous travaillez avec une équipe créative. Les tableaux Kanban et les méthodologies Agile ne sont pas seulement idéaux pour développer des logiciels ; ils peuvent également être des outils très utiles lorsque vous travaillez sur des projets publicitaires et créatifs. « Essayez de ne pas vous plonger dans les détails », explique Brown de FM Outsource. « L’utilisation des méthodologies Agile et des tableaux Kanban vous aidera à avancer rapidement et à fournir des résultats ».
5. Des données exactes
Lors de la création de projets publicitaires, les données et la recherche sont essentielles. Recherchez un outil qui vous permet d’exécuter rapidement des rapports pour générer les données dont vous avez besoin pour diriger ou faire surface. Si vous avez déjà un programme dans votre arsenal qui le fait, choisissez un produit qui s’intègre à ce logiciel ou vous permet de garder toutes les recherches au même endroit afin que tout le monde dans l’équipe puisse y accéder.
« Les projets créatifs s'appuyant sur la publicité nécessitent des données et des recherches importantes dans le secteur. La plupart des créatifs peuvent créer quelque chose qui a l’air beau, mais qui ne sera pas bien sur le marché. Par exemple, les publicités Facebook. Quelle que soit l’apparence de vos annonces, si vous vendez un produit ou un service directement, vous gaspillerez de l’argent. La plupart des gens sur Facebook veulent être enseignés plutôt que prêchés, et c’est un exemple classique des raisons pour lesquelles vous avez besoin d’informations du point de vue du marketing », explique Lee de Rabbut.
Ce qu’il faut pour être un bon chef de projet créatif
Au cœur de toute la gestion de projet, il faut connaître le problème à résoudre et partager ces informations avec l’équipe. La gestion de projets créatifs n’est pas si différente. Les chefs de projet des équipes créatives reconnaissent tous qu’il est important de fournir une structure, mais aussi de favoriser un environnement où ils peuvent exceller et ne sont pas embourbés dans les détails quotidiens de la gestion d’un projet.
Une fois que vous avez un objectif partagé, il est plus facile de concevoir un plan pour l’accomplir rapidement.
« Plutôt que de donner des instructions étape par étape, il est beaucoup plus efficace de dresser un tableau de l’objectif, et de donner de l’autonomie à chaque contributeur. Les percées créatives se produisent lorsque les gens ont la liberté de résoudre le problème sous n’importe quel angle », ajoute Thompson de GitPrime.
Soyez flexible et sachez que la créativité prend du temps
Si vous souhaitez favoriser la créativité dans votre environnement, vous devez fournir une certaine flexibilité pour permettre aux gens de travailler sur leur propre projet. Cela ne veut pas dire que c’est tout ce qu’ils devraient faire ; il y a encore du travail à accomplir. Bien que cette idée puisse être en contradiction directe avec la façon dont le travail est effectué dans d’autres unités commerciales, elle peut être très bénéfique pour une équipe créative. « Les idées créatives arrivent par à-coups ; si vous travaillez en continu sans faire de pause, vous êtes plus susceptible de produire des conceptions de sous-plans. Dépenser 20 à 40 % de temps sur des projets personnels aide en fait à avoir de l'inspiration et permet en même temps aux créatifs d’améliorer leurs compétences », explique Lee de Rabbut.