Présentation de Kanban
Pour choisir le bon logiciel Kanban, vous devez comprendre la méthode Kanban elle-même. Kanban a émergé à la fin des années 1940 au Japon, lorsque l’ingénieur De Toyota, Taiichi Ohno, a analysé comment les supermarchés remplissaient leurs rayons en réorganisant les produits uniquement lorsque les stocks disponibles étaient épuisés. Chez Toyota, cette pratique s’est transformée en réapprovisionnement des stocks juste-à-temps (JAT).
Le mot Kanban (prononcez « KAHN-bahn ») signifie panneau ou panneau d’affichage en japonais, et chez Toyota, les cartes Kanban étaient utilisées pour signaler ou déclencher d’autres étapes du processus de production. Ces concepts ont évolué et ont été intégrés à d’autres méthodologies Agile, et se sont diffusés à toutes les opérations de fabrication, puis dans le monde informatique.
Un système Kanban repose sur trois idées clés :
- Visualisation - Le flux de travail est représenté de manière visible.
- Flux tiré - Le travail se déplace tout au long du processus lorsqu’un membre de l’équipe est prêt et tire une tâche. Ceci est différent des systèmes basés sur le flux poussé où le travail progresse parce que quelqu’un a terminé sa partie et la pousse au membre suivant de l’équipe.
- Limites des travaux en cours (WIP) - À chaque phase, seul un certain nombre de tâches ou d’affectations est autorisé. Cela diffère des autres systèmes qui se concentrent sur les délais. Les limites WIP maximisent l’efficacité et améliorent la concentration et la qualité en s’assurant que les gens ne sont pas surchargés et attirés vers trop de directions différentes.
Dans les années 2000, Kanban a évolué lorsque l’ingénieur logiciel David J. Anderson a affiné les idées de la méthode Kanban pour les services. Les principes de base ont été complétés par une poignée d’autres valeurs clés : gérer le flux de travail, rendre les politiques explicites, mettre en œuvre des boucles de rétroaction, améliorer la collaboration et évoluer de manière expérimentale.
Kanban est maintenant pratiqué dans le développement de logiciels et de nombreux autres secteurs non informatiques. L’approche met l’accent sur le fait de commencer là où vous êtes maintenant, afin que les équipes à n’importe quel stade puissent intégrer Kanban. Vous pouvez continuer les pratiques qui fonctionnent bien et apporter des modifications incrémentielles lorsque des blocages ou des problèmes sont découverts.
Le tableau Kanban
Les systèmes Kanban sont un succès parce qu’ils rendent le travail visible. Ceci est accompli par le biais d’un tableau avec des cartes représentant des tâches ou du travail à faire, appelé un tableau Kanban. Ce tableau est la pierre angulaire de la gestion de projet Kanban.
Un tableau Kanban peut être aussi simple qu’un tableau blanc avec trois colonnes À faire, En cours (WIP) et Fait. Vous pouvez également ajouter des colonnes pour d’autres étapes de votre flux de travail (tests, facturation, etc.) ou différentes cartes pour les types de tâches, les priorités ou d’autres attributs.
Tableau Kanban simple:
Tableau Kanban détaillé:
Cette représentation visuelle du flux de travail permet de repérer facilement où le travail progresse et où il est bloqué. Cela attire votre attention sur les problèmes afin que vous puissiez modifier votre système, redistribuer le travail ou apporter d’autres corrections. Cela aide les membres de l’équipe à communiquer sur le processus opérationnel, à maintenir la production et à créer une culture dédiée à l’amélioration.
Considérations importantes dans le choix du logiciel Kanban
Au moment de sélectionner votre logiciel Kanban, vous aurez des choix importants à faire. Voici quelques décisions courantes dans toute sélection de logiciel :
- Devriez-vous choisir un logiciel open source ou propriétaire?
- Devriez-vous choisir un logiciel spécialement adapté à votre secteur d’activité?
- Devriez-vous choisir une solution hébergée ou basée sur le cloud ?
- Quelles intégrations sont importantes à avoir?
- Quel est son profil au niveau de la facilité d’utilisation et la flexibilité?
Examinons les principales considérations pour chacune des questions.
Open Source vs. Propriétaire - Il existe de nombreuses solutions Kanban open source, que certaines entreprises préfèrent parce qu’elles ne veulent pas être limitées à un fournisseur spécifique. Un autre attrait des logiciels open source est qu’ils sont généralement gratuits ou très peu coûteux, et peuvent être installés où vous le souhaitez sans avoir besoin de respecter des restrictions de licence. En revanche, il n’y a pas d’assistance dédiée ou d’engagement de la part des auteurs à les mettre à jour, ce que les logiciels propriétaires fournissent souvent.
Gestion de projet spécifique au secteur d’activité ou générale - Les chefs de projet peuvent rechercher des logiciels adaptés à des besoins similaires aux leurs. Le développement de logiciels est peut-être le secteur utilisant le plus Kanban, et de nombreuses solutions ont été initialement conçues pour les applications informatiques.
Cependant, l’une des forces de Kanban est sa flexibilité et son adaptabilité. Donc, généralement, vous n’avez pas besoin d’un logiciel conçu pour un secteur spécifique tant que vous choisissez une solution avec une fonctionnalité de tableau Kanban robuste. Les tableaux Kanban peuvent être personnalisés pour s’adapter à votre flux de travail. Dans de nombreux cas, des modèles existent pour des secteurs spécifiques et des modèles de processus couramment rencontrés. Si certaines plates-formes générales de gestion de projet disent qu’elles peuvent être adaptées pour exécuter Kanban, il est généralement sage de les éviter à moins qu’une solution n’ait la capacité de créer facilement le tableau visuel du projet conformément aux principes Kanban.
Une remarque sur l’utilisation de Kanban dans le développement de logiciels: certaines équipes logicielles combinent Kanban avec d’autres techniques, y compris Scrum, qui se concentre sur un sprint temporel (deux à quatre semaines). Kanban n’incorpore pas de limites de temps et est délimité par la quantité de travail à un moment donné. Même pour ces équipes, le tableau Kanban reste la technique dont ils ont le plus besoin, et les conseils ci-dessus s’appliquent donc généralement. Cependant, les équipes « Scrumban » (comme on appelle cette méthode hybride) peuvent vouloir s’assurer que les fonctionnalités Scrum telles que les outils de planification de sprint et les métriques telles que les graphiques d’avancement sont également disponibles dans le logiciel.
Hébergé vs. Basé sur le cloud - Il existe deux principaux avantages aux logiciels hébergés: la possibilité de sécuriser davantage vos données et un meilleur contrôle du logiciel. Cependant, les coûts initiaux sont plus élevés et les options hébergées posent également certains risques de sécurité. De plus, vous assumez une plus grande responsabilité en matière de maintenance et de mises à jour. De nombreux utilisateurs migrent vers des solutions cloud car elles offrent souvent des coûts inférieurs tout au long du cycle de vie du produit, facilitent l’ajout ou le retrait d’utilisateurs ou d’emplacements, et le fournisseur gère l’assistance, la maintenance et les mises à jour.
Intégrations - Le nombre et le type d’intégrations sont d’une importance cruciale. Vous devez évaluer les autres logiciels, outils et plates-formes utilisés par votre organisation et choisir un logiciel Kanban qui s’intègre parfaitement au plus grand nombre possible d’entre eux. Il s’agit notamment des services d’hébergement de fichiers, des extensions de navigateur, des feuilles de calcul, du stockage de données, des e-mails, de la signature numérique, des calendriers, des intégrateurs d’applications, des programmes et des outils de développement.
Facilité d’utilisation / Flexibilité - Vous voulez un logiciel que les membres de votre équipe peuvent comprendre et utiliser, alors identifiez au préalable les forces et les faiblesses de votre équipe. Une équipe techniquement compétente sera à l’aise avec des fonctionnalités plus complexes et aura besoin de moins de formation. Les technophobes voudront le logiciel le plus simple disponible. Vous aurez également besoin de la possibilité d’éliminer des informations non pertinentes. Bien sûr, tout le monde aime avoir une excellente expérience utilisateur. En outre, vous souhaitez avoir la confirmation que le logiciel est suffisamment flexible pour répondre à vos besoins, y compris le nombre croissant d’utilisateurs, les modifications potentielles de vos processus et les fonctionnalités permettant de gérer plusieurs projets.
Comment le logiciel Kanban met en œuvre les principes Kanban
À ce stade, vous voudrez examiner les fonctionnalités spécifiques qui mettent en œuvre les principes Kanban. En voici quelques-unes qui valent la peine d’être évalués et ce qu’il faut rechercher:
Visualiser le flux de travail - L’accent mis par Kanban sur la visibilité du travail signifie que ces fonctionnalités sont probablement les plus importantes.
- Tableaux Kanban - La tâche la plus importante de votre logiciel est de créer des tableaux Kanban hautement fonctionnels et lisibles avec des cartes de tâches Kanban. Vérifiez les modèles proposés par votre fournisseur. Avoir accès à une bibliothèque de modèles qui correspondent à vos flux de travail est attrayant.
- Personnalisation des tableaux - Est-il facile de personnaliser le tableau en fonction de vos besoins spécifiques? Différents logiciels proposent des thèmes et des widgets personnalisés tels que des calendriers, des vues personnalisées, des boîtes de tâches, etc.
- Couloirs de nage - Les couloirs de nage sont des catégories horizontales ou des lignes sur le tableau Kanban et peuvent être utilisés pour représenter différents membres de l’équipe, produits, propriétaires du produit, priorités ou dimensions personnalisées. La représentation et l’utilisation des couloirs de nage doivent être intuitives.
- Flux d’activité - Ces flux fournissent des mises à jour en temps réel du statut du projet afin que vous receviez une notification lorsque d’autres utilisateurs ajoutent des modifications, des commentaires ou des fichiers aux tâches. Vous pouvez également vous abonner aux mises à jour sur d’autres tableaux et les recevoir soit dans l’outil, soit par e-mail.
Limiter les travaux en cours - Limiter les travaux en cours est un autre principe fondamental de Kanban. Ceux-ci sont généralement répartis sur le tableau Kanban par colonne, qui représente une étape spécifique du flux de travail (codage, test, etc.), ou par personne ou équipe.
- Règles - La possibilité de créer des règles pour les limites des travaux en cours afin de les faire appliquer automatiquement.
- Suivi des processus - Vous voudrez être en mesure de surveiller le processus pour un projet individuel, de repérer les retards et de visualiser les progrès.
- Suivi de portefeuille - Dans une grande organisation, vous devrez peut-être surveiller un portefeuille de projets et aligner les progrès et la finalisation au besoin.
- Rapports personnalisés - Voulez-vous des rapports sur les progrès ou les performances de votre équipe basés sur des critères personnalisés ?
Gérer le flux - Kanban consiste à maintenir le flux de travail. L’un des dictons les plus courants dans Kanban est: arrêtez de commencer, commencez à finir. Cela indique qu’il met l’accent sur l’achèvement du travail.
- Suivi automatisé du temps - Cette fonction vous permet de voir sur quoi votre équipe passe son temps. Vous pouvez effectuer un suivi par personne, par phase de processus ou par temps de cycle.
- Diagrammes de flux cumulatifs (CFD) - Les CFD montrent les tâches de chaque étape du projet au fil du temps et les progrès que vous réalisez. (Le CFD sert à peu près le même but que le graphique d’avancement dans Scrum.) L’axe vertical indique le nombre de tâches en cours ou terminées et l’axe horizontal indique le temps du cycle, défini comme le temps nécessaire pour effectuer une seule tâche.
- Suivi des défauts - Les cartes et le tableau montrent-ils clairement via un code couleur ou d’autres attributs lorsqu’une tâche ou un scénario présente un défaut ou un problème?
- Interface glisser-déposer - Cela vous permet de déplacer facilement des cartes et de réorganiser votre tableau à mesure que les circonstances changent.
- Vieillissement des cartes - Avec cette fonctionnalité, les cartes commencent à s’estomper ou à changer de couleur lorsque votre temps prédéfini est écoulé pour mettre en évidence que le travail est au point mort.
Rendre les politiques explicites - Vous voulez que votre tableau s’adapte facilement à vos exigences et à vos règles, et non l’inverse.
- Flux de travail configurable - Cela vous permet de représenter facilement votre processus tel qu’il existe, un élément clé de l’objectif de Kanban étant de pouvoir commencer avec le système déjà en place.
- Sous-flux de travail : lorsqu’une étape de votre flux de travail est composée de plusieurs étapes, vous devez pouvoir la modéliser sur votre tableau.
- Déclencheurs - Certains programmes vous permettent de définir des règles qui déclencheront une action chaque fois qu’un certain événement se produit, comme le réapprovisionnement des files d’attente lorsque le travail est terminé.
Mettre en œuvre des boucles de rétroaction - Kanban vise l’amélioration continuelle, connue sous le nom de Kaizen en japonais. Votre logiciel peut prendre en charge cela en permettant des commentaires sur la façon dont les choses se passent.
- Gestion des demandes et des idées - Est-il facile de recevoir et de gérer des suggestions, des demandes et des idées?
- Analyse - Vous pouvez améliorer vos prévisions lorsque votre logiciel collecte des données et produit des analyses qui mesurent les performances, les délais et les temps de cycle, les bloqueurs et autres mesures. Qu’est-ce que le logiciel permet?
- Gérer plusieurs projets, équipes - Au niveau du portefeuille ou de l’entreprise, vous souhaiterez peut-être des fonctionnalités qui vous permettent d’avoir une bonne vue d’ensemble de plusieurs projets ou équipes.
Améliorer en collaborant, évoluer en expérimentant - Lean Kanban suggère aux équipes de mettre en commun leurs connaissances et leur expérience pour suggérer des moyens d’améliorer les processus. Ceux-ci sont ensuite testés à l’aide de modèles et de la méthode scientifique. Vous aurez besoin d’un logiciel qui vous permet de changer facilement les choses.
- Tableaux de bord - Votre logiciel peut prendre en charge cet effort en vous donnant un aperçu des métriques clés. Est-ce intuitif et facile à organiser?
- Champs personnalisés - Cette fonctionnalité vous permet de modifier et de varier votre processus comme vous le souhaitez, plutôt que d’être enfermé dans un modèle de flux de travail défini par le fournisseur du logiciel.
- Mobile - Vous voulez peut-être que tous les membres de l’équipe puissent accéder au logiciel en déplacement afin que la collaboration continue de fonctionner.
- Notifications par e-mail - Assurez-vous que votre logiciel informe les membres du projet par e-mail lorsque le tableau est mis à jour et / ou que leur nom est mentionné.
- Mises à jour push - Les notifications mobiles tiennent les membres de l’équipe au courant à tout moment.
- Autoriser la modification des flux de travail à tout moment - Puisque vous vous améliorez continuellement, vous ne voulez pas être enfermé dans une configuration fixée au démarrage de votre tableau.
- Plusieurs flux de travail/processus - Si vous devez gérer plusieurs équipes ou processus, vous voulez un logiciel qui facilite cela.
Les avantages fournis à l’entreprise par le bon logiciel
Beaucoup de gens veulent une meilleure compréhension de la façon dont Kanban et les logiciels Kanban se traduisent en avantages commerciaux concrets. Les principes de Kanban fonctionnent en synergie et, de même, le bon logiciel soutient votre succès en combinant des fonctionnalités clés tout en évitant une complexité inutile.
Voici des exemples spécifiques de la façon dont les avantages sont pilotés par des caractéristiques spécifiques :
- Une intégration plus étroite des équipes distribuées résulte de tous les membres de l’équipe travaillant à partir du même tableau Kanban, du travail visible et des mises à jour instantanées sur les progrès des collègues.
- Une qualité supérieure, une productivité améliorée et une protection contre la dérive de la portée sont rendues possibles par les limites des travaux en cours, qui garantissent que les membres de l’équipe sont très concentrés sur leurs tâches.
- Les blocages et les problèmes sont plus facilement détectés grâce au tableau et aux limites WIP visibles de Kanban. Ceux-ci réduisent également le travail et le temps perdus en s’assurant que la charge du projet est répartie stratégiquement.
- Une meilleure collaboration et communication résultent des notifications et des messages au sein du logiciel, des interfaces mobiles et de la possibilité de gérer plusieurs équipes et projets.
- Les progrès en matière d’efficacité et de rentabilité sont stimulés par le suivi du temps, la réduction des délais et des cycles et l’amélioration du flux de travail.
- Les gains en satisfaction client sont le résultat d’une amélioration continue facilitée par des boucles de rétroaction rapides, le suivi des défauts, l’analyse et la possibilité de modifier les flux de travail à tout moment du cycle de vie du projet.
Bien que le tableau Kanban soit au cœur de votre processus, les experts Kanban mettent en garde contre le fait de mettre davantage l’accent sur le logiciel que sur les principes de Kanban. Les équipes qui mettent en œuvre un tableau Kanban sans une compréhension approfondie des principes de limites de travail, d’amélioration continue et de réduction du gaspillage du temps ont une plus grande tendance à s’essouffler. Une mise en œuvre solide nécessite une base approfondie dans l’état d’esprit de Kanban ainsi que dans la mécanique.
Feuille de travail pour l’évaluation et le choix du logiciel Kanban
Vous avez maintenant une idée de ce qui est possible avec un logiciel Kanban. Une bonne façon de déterminer le meilleur programme pour vos besoins est d’utiliser une matrice de décision. Essayer d’utiliser l’exemple ci-dessous.
- Sur la ligne supérieure, énumérez les caractéristiques ou fonctionnalités les plus importantes pour vos besoins. (Ajoutez d’autres colonnes si nécessaire.) Dans la feuille de travail ci-dessus, nous avons rempli quelques exemples de critères.
- Énumérez chaque logiciel à l’étude dans la première colonne.
- Descendez dans votre liste et notez chaque programme de 0 (pire) à 5 (meilleur) en fonction de leur capacité à fournir les critères individuels.
- Sur la deuxième ligne (sous les facteurs), classez chaque facteur en termes d’importance relative sur une échelle de 0 (sans importance) à 5 (critique). Vous pouvez avoir plusieurs facteurs de la même importance. (Exemples dans le tableau ci-dessus.)
- Multipliez le score dans chaque colonne par l’importance relative du facteur pour obtenir un score pondéré.
- Ajoutez les scores pondérés de chaque logiciel sur toute la ligne.
- Le score total le plus élevé est votre gagnant.
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