Toutes sortes de projets peuvent bénéficier des réunions Scrum
Scrum n’est pas seulement destiné aux logiciels. Scrum peut être appliqué à presque n’importe quel projet pour fournir de meilleurs résultats. En fait, une enquête de Scrum Alliance de 2013 a révélé que plus de la moitié des répondants utilisant Scrum étaient de secteurs non informatiques, allant des forces de l’ordre à la santé et au commerce de détail.
Les méthodologies Agile sont nées des techniques de fabrication lean, et l’un des exemples les plus célèbres de réunion Scrum quotidienne est le rassemblement quotidien debout du British Privy Council.
Alors, comment allez-vous créer votre propre Scrum quotidien ? Décomposons-le en étapes clés.
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Définir le cadre de votre réunion Scrum
Pour établir les bonnes bases de votre rituel Scrum, il est important de comprendre la bonne utilisation du Scrum quotidien et d’avoir le soutien de la direction.
Dans le contexte agile du développement de logiciels, les Scrums quotidiens se produisent au cours d’un sprint, qui est une période de travail généralement de deux à quatre semaines. Au cours du sprint, un ensemble prédéfini d’exigences du backlog produit est abordé pour produire une nouvelle itération de logiciel.
Quelle que soit votre application Scrum, n’oubliez pas que les réunions Scrum sont utilisées pendant une période définie de travail intense et ciblé et sont différentes des autres types de réunions quotidiennes de personnel, de planification ou de statut. Ne perdez pas la valeur de cette période d’intensité en essayant d’utiliser les réunions Scrum en dehors d’un grand effort pour un travail spécifique.
Dans les Scrums quotidiens, les membres de l’équipe parlent de ce qu’ils ont accompli la veille, de ce qu’ils prévoient de faire ce jour-là, et des obstacles auxquels ils sont confrontés. Le processus n’est pas descendant, avec le patron ou le responsable qui reçoit un rapport de chaque membre de l’équipe. Au lieu de cela, l’accent est mis sur la collaboration et l’engagement des membres de l’équipe les uns envers les autres.
Décidez qui fera partie de l’équipe Scrum
Les équipes Scrum fonctionnent mieux lorsqu’elles impliquent moins de 10 personnes, idéalement cinq à sept personnes. Ce nombre limité permet de communiquer facilement et favorise la camaraderie et la responsabilité partagée.
Si votre projet est de grande envergure, vous pouvez mettre à l’échelle les réunions Scrum en décomposant le travail et en créant plusieurs équipes. Chaque équipe a sa propre réunion debout quotidienne, puis envoie un représentant à une réunion « Scrum de Scrums » au cours de laquelle le travail de toutes les équipes est coordonné.
L’équipe Scrum comprend trois rôles :
Le Scrum master agit comme un coach pour l’équipe et aide à résoudre les problèmes et à faciliter le travail. Bien qu’il ait une compréhension approfondie du travail que l’équipe fait, il est important de noter que le Scrum master n’est pas le chef de projet traditionnel qui remplit un rôle de patron. Les équipes Scrum s’auto-organisent.
Le product owner représente la partie prenante clé du travail, comme l’utilisateur ou le consommateur, et communique une vision ou un objectif large à l’équipe. Il comprend la raison d’être de l’entreprise et hiérarchise le travail. Le product owner communique également avec d’autres parties prenantes au-delà de l’équipe Scrum. Il y a un débat au sein de la communauté agile pour savoir si les product owners doivent assister ou participer aux Scrums quotidiens, mais la plupart des experts disent qu’ils devraient le faire.
L’équipe se compose de personnes qui ont des compétences différentes. Elle est transverse et ses membres se forment mutuellement. Les meilleures équipes sont soudées et situées au même endroit. Les membres de l’équipe Scrum doivent s’engager à s’entraider et à donner la priorité aux priorités de l’équipe.
Le rôle des étrangers
Tous ces membres assistent aux réunions Scrum et participent. Des personnes extérieures à l’équipe peuvent vouloir ou avoir besoin d’y assister de temps à autre, mais pour éviter d’affaiblir la concentration de l’équipe sur ses objectifs, elles ne participent pas à la discussion. Lorsque votre Scrum vient de s’établir, vous trouverez peut-être utile de fermer le stand-up quotidien aux personnes extérieures.
Si les membres de l’équipe sentent qu’ils sont exposés ou évalués par des responsables ou des parties prenantes d’autres parties de l’organisation, ils peuvent être moins enclins à être honnêtes quant aux défis et aux obstacles. La limitation de la présence peut aider à renforcer la confiance pour les membres Scrum au début ou à des moments particulièrement sensibles du cycle de vie du projet.
Déterminez où et quand le Scrum se déroulera
Votre prochaine étape dans l’organisation d’une réunion Scrum efficace consiste à déterminer la logistique. Vous pouvez renforcer son pouvoir de rituel en convoquant votre Scrum quotidien à la même heure et au même endroit tous les jours. De nombreux vétérans de Scrum recommandent de le tenir au début de la journée afin que tout le monde ait une idée claire de ce que la journée réserve. Si vous avez des membres de l’équipe avec des quarts de travail échelonnés tout au long de la journée, vous pouvez choisir un moment au milieu de la journée où tout le monde est là.
Le meilleur endroit pour la réunion est dans la zone de travail de l’équipe, de sorte que le tableau Scrum – qui indique le statut du travail – peut être vu et mis à jour pendant la réunion, et consulté plus tard. Les équipes réparties ne sont pas idéales pour Scrum pour un certain nombre de raisons mais, si c’est votre cas, vous pouvez utiliser un tableau en ligne pour remplir la même fonction. Si vous avez des membres de l’équipe à distance, assurez-vous qu’ils participent au Scrum par téléphone ou par visioconférence, et que cela soit arrangé avant le premier jour. Rien ne brise plus l’élan et l’énergie que les conférences téléphoniques avec des sons inaudibles ou déformés et des bugs au niveau de l’image.
Fixez un délai strict
Ensuite, il faut définir un délai pour le Scrum quotidien. Une règle capitale du Scrum est qu’il doit être très court – pas plus de 15 minutes. Ce n’est pas le moment d’entrer en profondeur dans la planification ou les détails techniques. Pour rester sur la bonne voie, certaines équipes reçoivent un minuteur géant ou utilisent une application que tout le monde peut voir.
Si quelque chose survient au cours des mises à jour de réunion Scrum et ne peut pas être résolu rapidement, mettez cela de côté pour une discussion après la réunion entre les personnes directement impliquées dans ce problème. On appelle parfois cela l’aparté ou le parking. Pour aider à faire avancer les choses, les scrums sont traditionnellement faits debout. Bannissez les téléphones et autres appareils pour réduire les distractions.
Ce dont les membres de l’équipe parlent
Il n’y a en fait pas d’agendas au sens traditionnel (ou comptes rendus) dans les Scrums quotidiens. L’objectif de la réunion est que chaque participant réponde à trois questions :
- Qu’avez-vous fait hier ?
- Qu’allez-vous faire aujourd’hui ?
- Y a-t-il des obstacles qui bloquent votre progression ?
Le Scrum master note les obstacles, et c’est à lui de les résoudre après la réunion.
Convenez à l’avance de l’ordre dans lequel les gens doivent parler, et ne laissez pas à une personne, comme le Scrum master, la responsabilité de décider. Sinon, cela va à l’encontre du principe d’auto-organisation de Scrum et réfrène le sentiment que l’équipe dirige sa réunion Scrum.
Il existe différentes méthodes pour faire circuler la parole, comme faire le tour du cercle dans le sens horaire ou antihoraire. Certaines équipes aiment passer un témoin, comme une balle, ce qui peut injecter un peu d’amusement dans le processus lorsque les membres se le lancent. Une autre méthode consiste à faire passer les gens selon l’ordre d’arrivée ou de leur faire tirer des cartes numérotées. Vous pouvez également progresser le long de votre tableau de tâches, en commençant par les éléments à droite (les plus proches de la fin) et en haut (priorité la plus élevée). Les gens parlent lorsque leurs propres éléments sont abordés dans la discussion.
Lancez la musique
Vous pouvez essayer d’élaborer une réponse pavlovienne au Scrum et maintenir l’énergie à un niveau élevé en introduisant de petits indices pour commencer et terminer la réunion.
Jouer « Get Up, Stand Up » de Bob Marley ou une autre chanson est le signe que le stand-up quotidien est sur le point de commencer pour certaines équipes, et de nombreuses équipes aiment signaler la fin d’une réunion Scrum avec une rengaine. Consultez notre playlist de super morceaux « Get Ready to Scrum ».
Préparez-vous au lancement
Une fois que vous avez toutes les règles de base et la logistique de votre réunion Scrum quotidienne, réunissez l’équipe pour discuter des détails. N’attendez pas de le faire lors de votre premier Scrum, sinon vous créerez un précédent en vous éloignant des restrictions strictes du format, qui sont la clé de son succès.
Avec une réunion Scrum efficace, il y a très peu de battement. Vous devriez voir le succès à peu près dès le début. Avoir un facilitateur ou un Scrum master qui a de l’expérience avec la méthode aide les équipes à éviter les pièges courants, comme s’enliser dans des conversations qui devraient être tenues pour des apartés ou ne pas simplement répondre aux trois questions.
Mais même si vous n’avez pas de vétéran de Scrum pour guider les réunions, vous pouvez rapidement établir un Scrum quotidien efficace en restant fidèle aux principes fondamentaux. Résistez à la tentation de modifier, au moins au début du processus, car vous courez le risque de rompre la magie.
Résolution des problèmes
Si, toutefois, vos réunions Scrum ne se déroulent pas comme vous l’espériez, c’est probablement dû à l’un des quelques problèmes courants. Nous les décrirons brièvement, ainsi que certaines solutions potentielles.
- Se focaliser sur le Scrum master. Les organisateurs de Scrums quotidiens efficaces soulignent l’importance de la communication peer-to-peer (entre pairs). Un piège courant, en particulier pour les nouveaux Scrums, est que les gens ont tendance à s’adresser au Scrum master lorsqu’ils parlent. Pour aider à rediriger l’attention sur les collègues, et les engagements pris à leur égard, votre Scrum master peut intentionnellement briser le contact visuel avec l’intervenant. Une autre technique consiste à mettre le Scrum master en dehors du cercle.
- Les digressions des réunions. Le problème peut être la socialisation, un intervenant allant trop dans les détails concernant un problème, ou la conversation qui s’attarde sur des sujets plus adaptés à un aparté. Certaines équipes disent une phrase comme « mettez cela de côté » comme rappel. Vous pouvez aussi essayer la règle des deux mains. Si quelqu’un pense que la discussion est hors sujet, il lève la main. Une fois qu’une deuxième personne lève la main, la conversation s’arrête et le stand-up reprend son flux normal.
- Ne pas se concentrer sur les questions. Les réunions Scrum perdent leur efficacité si elles ne tournent pas autour des trois questions que nous avons abordées ci-dessus. Il peut être tentant pour un Scrum master d’ouvrir une réunion en parlant d’une nouvelle exigence ou d’un changement de projet qui vient d’émerger. Cela conduit inévitablement à une discussion sur la façon de gérer le nouveau besoin, et les questions sont négligées.
- De même, si le Scrum master microgère ou « dirige » la conversation au détriment de la communication peer-to-peer, l’ambiance collaborative se perd et les réunions perdent en efficacité. Faites en sorte que vos réunions Scrum suivent constamment le fil rouge de l’avancement de l’équipe vers les objectifs du projet en restant sur les questions.
- Les gens arrivent en retard, non préparés, ou pas disposés à parler beaucoup. Ceux-ci ralentissent les Scrums quotidiens et tuent l’énergie. Les mesures punitives doivent être évitées car elles sapent l’esprit Scrum. Une meilleure solution consiste à bousculer les choses en modifiant la façon dont vous faites circuler la parole ou la façon dont vous formulez vos questions (au lieu de « Qu’avez-vous FAIT hier ? », vous pourriez demander « Qu’avez-vous ACCOMPLI ? » ou « Qu’est-ce que vous vous êtes ENGAGÉ[E] à faire ? »). Si le problème est plus profond, comme un manque de confiance ou de cohésion au sein de l’équipe, une mauvaise communication, une duplication des efforts, une microgestion par le Scrum master, ou des obstacles non résolus, vous pouvez envisager de suspendre vos réunions Scrum pendant quelques jours et de résoudre les problèmes sous-jacents. Cela évitera d’aggraver la situation en créant une perception selon laquelle le Scrum quotidien n’est pas une utilisation efficace du temps.
Avec le soutien de la direction, un peu de travail de base pour préparer les troupes au changement, et un peu de planification, vous pouvez obtenir un Scrum efficace établi en peu de temps. D’ici peu, vous récolterez les avantages en aidant les équipes à se concentrer sur les processus qui apportent le plus de valeur à l’entreprise, en clarifiant le flux de travail, en collaborant mieux et en rendant les progrès et les problèmes visibles.
En bref, le Scrum quotidien fait de la bonne façon renforcera votre capacité à innover.
Checklist pour que votre réunion Scrum soit opérationnelle rapidement
- Jeter les bases
- Obtenir le soutien de la direction
- Identifier le travail adapté à un sprint
- Constituer l’équipe
- Identifier les membres du Scrum
- Choisir un petit nombre de personnes, inférieur à 10
- Attribuer les rôles de Scrum master et product owner
- Déterminer la logistique
- Choisir un endroit près de la zone de travail où la réunion aura toujours lieu
- Définir une heure de début pour le Scrum
- Si des participants sont à distance, prévoir les conférences vidéo/téléphoniques
- Configurer un tableau pour afficher le statut du travail et se procurer un minuteur
- Envisager de commencer et de terminer par des signaux de rituel tels que la musique
- Choisir une méthode pour faire circuler la parole
- Orienter l’équipe
- Mener une réunion préalable au lancement avec l’équipe
- Expliquer l’objectif de Scrum
- Définir les règles de base pour le déroulement du stand-up quotidien
- Passer en revue les trois questions quotidiennes
- Discuter du projet qui sera entrepris
- Donner des exemples de conversations à garder pour l’aparté
- Résoudre des problèmes si nécessaire
- Évaluer au bout de quelques jours comment cela se passe
- S’assurer que la communication est peer-to-peer
- Vérifier que chaque participant répond aux trois questions
- Évaluer si le Scrum reste sur la bonne voie et dans les délais
- En cas de dysfonctionnement sur l’un de ces plans, mettre en œuvre des correctifs
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