Qu’est-ce que la gestion des connaissances
La gestion des connaissances (KM) est le ou les processus utilisés pour gérer et superviser toutes les connaissances qui existent au sein d’une entreprise. La gestion des connaissances repose sur une compréhension des connaissances, qui consiste en des compétences discrètes ou intangibles qu’une personne possède.
Le domaine de la gestion des connaissances identifie deux principaux types de connaissances. Les connaissances explicites sont des connaissances ou des compétences qui peuvent être facilement articulées et comprises, et donc facilement transférées à d’autres (c’est aussi ce qu’on appelle des connaissances formelles ou codifiées). Tout ce qui peut être écrit dans un manuel - instructions, équations mathématiques, etc. - peut être considéré comme une connaissance explicite. Les connaissances tacites, en revanche, sont des connaissances difficile à articuler, à emballer et à transmettre à d’autres. Il s’agit généralement de compétences intuitives qui sont difficiles à enseigner, comme le langage corporel, le sens esthétique ou la pensée novatrice. (Un troisième type de connaissances est les connaissances implicites, c’est-à-dire des informations qui n’ont pas encore été codifiées ou transférées, mais qui serait possible d’enseigner. Les connaissances implicites sont différentes des connaissances tacites, qui ont peu de chances de pouvoir être codifiées. Pour cet article, cependant, nous discuterons principalement des connaissances explicites et tacites.)
Vous pouvez diviser ces types de connaissances en quatre catégories :
- Les connaissances factuelles sont des données mesurables, observables et vérifiables.
- Les connaissances conceptuelles se rapportent aux perspectives et aux systèmes.
- Les connaissances attendues sont des connaissances enracinées dans des attentes, des hypothèses ou des jugements.
- Les connaissances méthodologiques concernent la prise de décision et la résolution de problèmes.
La gestion des connaissances permet l’apprentissage organisationnel, un concept dans lequel les entreprises sont investies non seulement dans la production fiable et experte d’un produit ou d’un service, mais aussi dans la connaissance qui sous-tend ces processus de production. Les entreprises qui se consacrent à l’apprentissage organisationnel souhaitent maintenir et développer les connaissances internes au niveau de l’organisation, non seulement pour aider les individus à acquérir des compétences spéciales, mais aussi s’assurer que ces connaissances sont disponibles et dispersées dans l’ensemble de la main-d’œuvre.
Comme l’indique un article du Massachusetts Institute of Technology (MIT), l’objectif principal de la gestion des connaissances est de relier les « nœuds de la connaissance », ceux qui ont les connaissances et ceux qui recherchent des connaissances, pour finalement augmenter les connaissances au sein d’une organisation. Dans le cadre de cet objectif, les auteurs identifient quatre objectifs de la gestion des connaissances : saisir les connaissances, accroître l’accès aux connaissances, améliorer l’environnement des connaissances et gérer les connaissances en tant qu’atout.
En fin de compte, la gestion des connaissances est un système intégré d’accumulation, de stockage et de partage des connaissances au sein d’une équipe ou d’une organisation. La KM comprend plusieurs éléments, ainsi que des stratégies pour le mettre en œuvre avec succès : nous les approfondirons plus loin dans l’article.
Qui utilise la gestion des connaissances ?
La gestion des connaissances peut être mise en œuvre à l’échelle de l’entreprise dans un certain nombre d’industries. Toutefois, la façon dont vous mettez en œuvre la KM peut changer en fonction de facteurs tels que le secteur d’activité et la taille de l’entreprise.
Cependant, la KM est souvent utilisée différemment pour les petites et les grandes organisations. Les petites (et/ou jeunes) entreprises doivent se tailler un avantage concurrentiel sur le marché dès le début, et donc bénéficier de la KM en codifiant et en stockant les connaissances internes dès le départ. Les grandes organisations, même celles qui ont une force inébranlable sur leur marché, utilisent la KM pour agir rapidement à l’ère du numérique, où les activités changent constamment et souvent sans avertissement. Sans un système fiable pour stocker les connaissances existantes et accumuler de nouvelles connaissances, il serait difficile de réagir à ces changements du marché. Cependant, les grandes et les petites entreprises peuvent bénéficier de la KM, car elle considère les connaissances que chaque individu apporte comme un atout, de sorte que les employés se sentent respectés pour leurs compétences sur le lieu de travail.
Pour ceux qui cherchent à mettre en œuvre la gestion des connaissances dans un service spécifique, vous pouvez également adapter la pratique à des sous-domaines. Outre la KM d’entreprise, la gestion des connaissances est le plus souvent mise en œuvre dans les systèmes et les sciences de l’information, la gestion organisationnelle, l’administration des affaires, la gestion des ressources humaines, la gestion de contenu, ou pour un usage personnel.
Histoire de la gestion des connaissances
Des efforts pour gérer officiellement les connaissances sont en place depuis la plus grande partie du demi-siècle dernier. À la fin du XXe siècle, cependant, avec l’évolution des ordinateurs, les organisations ont commencé à mettre en œuvre des systèmes de stockage plus fiables. Dans les années 1990, le prestataire de services financiers suédois Skandia a créé le premier poste de directeur de la connaissance (CKO), ce qui a ouvert la voie à d’autres entreprises à considérer la gestion des connaissances comme une partie intégrante de leur structure.
En fait, plusieurs universitaires ont formalisé le sujet, et la gestion des connaissances est maintenant considérée comme une discipline scientifique. Au milieu des années 1990, Ikujiro Nonaka et Hirotaka Takeuchi ont publié la première recherche universitaire sur la gestion des connaissances, et ont inventé le modèle SECI (socialisation, externalisation, combinaison, internalisation) comme un chemin de transfert de connaissances. Depuis lors, Nonaka et Takeuchi ont étudié plusieurs autres aspects de la connaissance au sein d’une entreprise, comme d’autres universitaires. Le cycle de vie de la gestion des connaissances, qui détaille la façon de stocker et de diffuser les connaissances dans l’ensemble d’une organisation, a également été défini par des universitaires en commerce dans les années 1990 et au début des années 2000 ; les quatre modèles les plus populaires sont Wiig (1993), Zack (1996), Bukowitz et Williams (2000) et McElroy (2003).
En général, la gestion des connaissances est passée d’une tendance lâche à accumuler, stocker et enseigner (et donc à augmenter) les connaissances au sein d’une équipe ou d’une organisation à une méthode hiérarchisée de création d’une main-d’œuvre compétente, le tout dans le but d’obtenir un avantage concurrentiel. Comme nous l’aborderons plus tard, il existe plusieurs théories sur la meilleure façon de stocker les connaissances et de stimuler le transfert de connaissances au sein d’une organisation. Les sceptiques disent que la gestion des connaissances d’aujourd’hui n’est qu’une « mode », tandis que d’autres soutiennent que ses principes sont là pour rester : ses stratégies, ses méthodes et ses systèmes de mise en œuvre continueront simplement à évoluer au fur et à mesure que la technologie et les affaires le font également.
Quel est le principal avantage de la gestion des connaissances ?
Bien qu’elle ne semble pas directement liée aux tactiques de gestion des connaissances, l’objectif principal est d’accroître l’efficacité de l’entreprise afin d’améliorer la prise de décisions commerciales. L’idée est que le fait de développer l’expertise au sein de votre organisation, et de la disperser entre les employés, vous permet de prendre des décisions plus éclairées, plus rapides et finalement plus rentables.
Bien sûr, il y a plusieurs avantages secondaires. Le succès de ma KM vous permettra :
- D’augmenter la collaboration et la génération d’idées
- D’optimiser une culture de partage des connaissances
- De protéger le capital intellectuel
- De traiter le capital humain comme un atout (ce qui fait que les employés se sentent respectés pour leurs connaissances)
- De capturez et stockez les connaissances pour la main-d’œuvre future
Kevin D. Murray, CPP, CISM is a technical surveillance countermeasures (TSCM) specialist with an extensive career in information security and counterespionage consulting for business and government. He breaks the benefits of KM into four value areas:
Contrôle : ne pas savoir où se trouve vos informations est la première étape pour les perdre.
Sécurité : « il faut garder l’appât dans le seau, pas dans l’étang ».
Accès : lorsque vous aurez besoin de vos informations, vous les obtiendrez plus rapidement.
Responsabilité : avec tous les œufs dans le même panier, on est obligé de porter le panier plus soigneusement, ce qui signifie que vous fournissez une meilleure protection de vos informations.
RELATIF : [Infographique] Combien de temps perdez-vous à cause d’informations cloisonnées ?
Quels sont les défis de la gestion des connaissances ?
Les entreprises doivent faire face à de nombreux défis lors de la mise en œuvre de la gestion des connaissances. Voici une liste des plus courantes :
- Créer une culture de flexibilité et de collaboration : il s’agit de l’un des défis les plus importants et les plus durables de la KM. Les entreprises ont déjà du mal à mettre en œuvre de nouvelles politiques, car les gens ont naturellement tendance à résister au changement. Toutefois, la gestion des connaissances peut être particulièrement difficile, car les employés peuvent vouloir protéger leurs compétences et leurs connaissances, ou être réticents à apprendre de leurs pairs.
- Sécurité : vous devez concevoir un système de transfert de connaissances qui permet aux personnes concernées d’accéder facilement aux informations, tout en protégeant les renseignements sensibles ou privés de l’extérieur.
- Mesurer les connaissances : il peut être difficile de définir des métriques pour mesurer les connaissances au sein de votre organisation, en particulier pour les connaissances tacites qui ne peuvent pas être facilement quantifiées. Pour surmonter cela, certains experts recommandent de se concentrer sur l’objectif de la connaissance, plutôt que sur les efforts ou les résultats (qui sont souvent aussi non quantifiables).
- Identifier un expert : il n’y aura pas toujours un seul « gardien » de chaque type de connaissances, mais vous devrez toujours identifier qui au sein de l’entreprise possède certaines connaissances, et les utiliser comme niveau de connaissance de base à partir duquel vous souhaitez créer. Ce processus est difficile tactiquement, mais peut également être délicat entre les employés qui pourraient se sentir compétitifs quant à leurs niveaux de compétences.
- Stockage et gestion des documents : bien que toutes les connaissances ne permettent pas une documentation simple, elles devront être stockées et organisées sous une forme ou une autre. La gestion des documents est un défi pour de nombreuses entreprises, mais l’organisation est un aspect essentiel de la KM ; sinon, il sera impossible de localiser et d’utiliser les connaissances que vous avez stockées. Envisagez d’utiliser un système de gestion de documents dédié pour que tout reste organisé.
- Diffuser les connaissances dans l’ensemble d’une organisation : vous devrez concevoir un processus où, une fois que vous stockez les connaissances, d’autres membres de l’équipe pourront y accéder. C’est compliqué à la fois théoriquement et tactiquement, de nombreuses organisations optent pour un système logiciel conçu spécifiquement à cet effet. Nous examinerons de plus près les systèmes de KM plus tard.
- Amélioration continue : comme la plupart des stratégies axées sur les processus, vous devez continuellement améliorer le système de gestion des connaissances que vous mettez en œuvre. Mettez en place des examens périodiques ou, si possible, consacrez des ressources à optimiser continuellement votre processus.
- Déterminer où est logé la KM : si la KM sert l’ensemble de votre organisation, décidez quel service « sera responsable » de la stratégie. Les entreprises hébergent le plus souvent la KM dans les RH ou l’informatique. N’oubliez pas que ce service est non seulement responsable de la gestion efficace des connaissances elle-même, mais aussi du maintien de la communauté de partage des connaissances et d’apprentissage organisationnel.
Comment fonctionne la gestion des connaissances ? Composantes et stratégies de base
Comme nous l’avons dit, la théorie de la gestion des connaissances est que pour prendre les meilleures décisions commerciales, la main-d’œuvre doit être aussi instruite et compétente que possible. L’un des moyens d’assurer une main-d’œuvre formée, et continuellement en apprentissage, est de stimuler l’apprentissage organisationnel, ce que les entreprises peuvent faire en mettant en œuvre la gestion des connaissances. Cette pratique garantit non seulement que les connaissances existantes (formes explicites et tacites) sont codifiées et stockées, mais aussi qu’elles peuvent être dispersées entre les autres employés afin que les gens puissent continuer à accumuler des compétences. Un autre avantage est que la KM distribue uniformément les connaissances afin que personne ne contribue en silos.
Comme Nonaka et Takeuchi l’ont déclaré dans leurs articles universitaires fondateurs, il existe trois principales façons d’aborder la gestion des connaissances :
- Centré sur les personnes : centré sur les personnes, les relations et la façon dont les gens forment des communautés d’apprentissage et d’autres moyens informels de partage des connaissances. Cette idée est également connue sous le nom de théorie de la KM écologique.
- Centré sur la technologie : axé sur la technologie qui facilite le stockage et le transfert des connaissances, et vise à créer des systèmes technologiques qui encouragent le partage des connaissances.
- Centré sur les processus : intéressé par la façon dont la structure organisationnelle et les processus s’adaptent et encouragent le partage des connaissances et l’apprentissage organisationnel. Ce concept comprend les processus de production, la hiérarchie organisationnelle et le cadre culturel.
L’approche que vous adopterez dépend du fonctionnement actuel de votre entreprise. La structure organisationnelle, la politique, le style de gestion et les processus existants créent tous des paramètres quant au type de mise en œuvre de la KM qui est réalisable. Quelle que soit l’approche que vous choisissez, cependant, la mise en œuvre de la KM affectera inévitablement les personnes, la technologie et les processus de votre organisation. Par conséquent, il est préférable de garder ces trois éléments à l’esprit lors de la mise en œuvre d’une stratégie de gestion des connaissances.
En dehors des approches théoriques, il existe des moyens tactiques courants de gérer les connaissances. Les stratégies courantes comprennent :
- Le stockage des connaissances ou le partage des connaissances : le stockage des connaissances implique d’accumuler, de codifier et de maintenir les connaissances dans un système de stockage fiable. Il s’agit d’une bonne première étape, mais une gestion réussie des connaissances exige également un système pour disperser ces connaissances stockées.
- La codification par rapport à la personnalisation : la différence entre ces stratégies est similaire à l’exemple précédent. La codification est toute activité dans laquelle vous collectez des connaissances (création et maintenance de bases de données, architecture de contenu, formation à l’appui des systèmes de stockage logiciels) et faites connaître ces systèmes de collecte. La personnalisation consiste à relier les gens à ces connaissances codifiées en formant des communautés d’apprentissage, en favorisant la discussion active et le transfert de connaissances, et en facilitant l’interaction en groupe.
- Incitation ou attraction : elles représentent deux stratégies opposées. Dans une stratégie d’incitation, les individus codent activement leurs connaissances pour les rendre disponibles pour les autres. Dans une stratégie d’attraction, les membres de l’équipe recherchent des experts pour demander le partage des connaissances, de sorte que vous ne transférez les connaissances qu’au besoin.
- Modèle SECI : il s’agit du modèle de transfert de connaissances et de stratégie proposé pour la première fois par Nonaka et Takeuchi en 1996, et est considéré comme la pierre angulaire de la théorie de la gestion des connaissances. Il décrit les quatre différents types de transfert de connaissances :
- Socialisation : de tacite à tacite, où les connaissances sont transmises intuitivement par l’observation, l’orientation et la pratique.
- Externalisation : de tacite à explicite, qui codifie les connaissances intuitives et intangibles afin d’être enseignées. Ce type de transfert de connaissances est le plus difficile, car les connaissances tacites sont extrêmement difficiles à décomposer en directives digestes.
- Combinaison : d’explicite à explicite, où des connaissances codifiées sont transférées ou combinées à d’autres connaissances codifiées. Ce type de transfert de connaissances est le plus simple.
- Internalisation : d’explicite à tacite, où une organisation suit et pratique les connaissances codifiées afin qu’elles deviennent intuitives.
L’exploration de données est un processus de découverte de modèles de données fondé sur des algorithmes, et est un autre élément courant des programmes sophistiqués de gestion des connaissances. Étant donné que la codification de toutes vos connaissances internes entraînera une énorme bibliothèque de connaissances, l’exploration de données peut aider à identifier les modèles et à extraire des données. Il utilise toujours des méthodes qualitatives d’analyse des données, mais les programmes automatisés s’appuieront probablement sur un travail algorithmique.
Le cycle de vie de la gestion des connaissances
Comme nous l’avons mentionné, le processus de gestion des connaissances suit des étapes générales. Aujourd’hui, cette progression a été formalisée par plusieurs universitaires, ainsi que la façon dont les connaissances doivent être stockées et diffusées dans l’ensemble d’une organisation. Cela comprend les processus, les outils et les technologies qui composent le cycle de vie de la gestion des connaissances.
Bien que chaque cycle de vie diffère par des étapes spécifiques, cette infographie montre les étapes de base.
Il existe de multiples théories semi-concurrentes du cycle de vie de la gestion des connaissances. Cependant, malgré les différences théoriques et syntaxiques nuancées, les quatre premiers suivent tous un modèle similaire. Voici les quatre meilleurs modèles de cycle de vie de KM :
- Modèle de Wiig (1993) : ce modèle repose sur le principe que pour que l’information soit utile, elle doit être organisée. Par conséquent, ce modèle concerne principalement l’organisation de toutes les données une fois qu’elles sont codifiées, mais décrit également la façon dont les connaissances sont construites, stockées, regroupées (avec d’autres connaissances stockées), puis étendues à l’organisation. Les phases du modèle Wiig sont la création, l’approvisionnement, la compilation, la transformation et l’application.
- Modèle de Zack (1996) : bien que les phases soient similaires au modèle Wiig, le modèle de Zack hiérarchise un processus logique et standardisé lors de l’avancement à chaque nouvelle étape. Les phases du modèle Zack sont l’acquisition, l’affinement, le stockage/extraction, la distribution et la présentation.
- Modèle de Bukowitz et William (2000) : ce modèle s’appuie sur les deux précédents en élargissant la définition du stockage des connaissances pour inclure l’infrastructure qui soutient cette communauté d’apprentissage (comme la communication, la hiérarchie et les relations de travail). Bukowitz et William soulignent également la nécessité non seulement de maintenir votre référentiel de connaissances, mais aussi de le construire au fil du temps. Les phases ici sont : obtenir, utiliser, apprendre, contribuer et évaluer.
- Modèle de McElroy (2003) : s’appuyant sur l’orientation des processus du modèle de Bukowitz et William, McElroy se préoccupe de la production et de l’intégration des connaissances. Il crée des moyens pour les membres de l’équipe de soumettre des « réclamations » lorsqu’ils ne parviennent pas à recevoir ou à comprendre les connaissances, le tout dans le but d’améliorer l’apprentissage en groupe. Les phases du modèle de McElroy sont l’apprentissage, la validation, l’acquisition, l’intégration et l’achèvement.
Voici comment toutes les différentes phases de ce modèle sont liées les unes aux autres :
Le cycle de gestion intégrée des connaissances, proposé par Kimiz Dalkir, Ph.D., combine plusieurs des concepts que nous avons discutés dans un cadre général. Dalkir identifie trois étapes clés de son modèle : la capture et/ou la création des connaissances, le partage et la diffusion des connaissances, ainsi que l’acquisition et l’application des connaissances. Dans ce modèle, Dalkir met l’accent sur l’aspect cycle afin d’assurer l’amélioration continue, non seulement de la quantité et de la qualité des connaissances stockées, mais aussi des processus sous-jacents.
Comment améliorer la gestion des connaissances
Même avec une compréhension du cycle de vie de la KM, la gestion des connaissances peut être difficile à mettre en œuvre. Voici quelques astuces pour améliorer la gestion des connaissances :
- Comprenez le flux de connaissances au sein de votre organisation : bien que les différents modèles de cycle de vie de KM répertorient les phases à suivre, ils ne sont qu’un plan directeur. La gestion des connaissances ne réussira que si vous comprenez comment votre organisation gagne, stocke et partage naturellement les connaissances, alors utilisez le flux d’informations existant pour structurer votre processus formel de gestion des connaissances.
- Définissez clairement vos objectifs et la façon dont vous les mesurerez : comme pour tout projet, vous ne pourrez pas juger de votre réussite sans des objectifs clairement définis. Choisissez les objectifs et la façon dont vous les mesurerez avant de mettre en œuvre la KM.
- Encouragez la socialisation : une façon de favoriser un environnement de transfert de connaissances est de le laisser se faire naturellement, en parlant et en partageant avec désinvolture. Permettez aux membres de l’équipe de parler et de former des relations au bureau, ce qui les rendra plus susceptibles de se tourner vers les autres pour obtenir des informations ou des conseils, ou d’acquérir de nouvelles compétences.
- Générez de nouvelles connaissances : n’oubliez pas que la gestion des connaissances ne concerne pas seulement le stockage des connaissances existantes, vous devez plutôt créer des processus pour gérer le flux continu de nouvelles informations. Générez activement de nouvelles connaissances au sein de votre organisation non seulement pour créer un flux de connaissances solide, mais aussi pour montrer à vos employés que vous considérez les nouvelles connaissances, et leurs connaissances, comme un atout. Cela rendra les travailleurs plus susceptibles d’adopter la KM.
- Utilisez la technologie : la technologie peut jouer un rôle énorme dans la normalisation et l’organisation du processus de KM. Cependant, n’oubliez pas que la technologie elle-même n’est pas la gestion des connaissances, mais simplement un outil pour améliorer vos processus. Nous discuterons en détail de la technologie de gestion des connaissances dans la section suivante.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des connaissances ?
Un système de gestion des connaissances correspond à toute technologie utilisée pour stocker et gérer les connaissances, essentiellement un outil pour superviser la gestion des connaissances. Cependant, un système de gestion des connaissances réussi s’appuie également sur les objectifs sous-jacents de la KM : codifier les connaissances, récupérer les connaissances, améliorer la collaboration et stimuler l’apprentissage organisationnel global.
Les systèmes de gestion des connaissances sont passés d’un outil utile pour optimiser les processus de gestion de connaissances à un élément intégral de la KM lui-même. Aujourd’hui, les organisations comptent sur les systèmes de gestion de connaissances pour accomplir de nombreuses fonctions de gestion des connaissances ; le stockage des données en est un exemple évident, mais les systèmes technologiques peuvent également aider à favoriser la collaboration et l’apprentissage en groupe, entre autres objectifs.
Il existe plusieurs fonctionnalités émergentes dans les systèmes de gestion des connaissances contemporains. Voici quelques-unes des plus importantes :
- Gestion du contenu et des documents : il s’agit d’un élément essentiel, car la codification des connaissances entraîne presque toujours la documentation (ou une autre forme de contenu créé). Lorsque vous choisissez un système de KM, assurez-vous que la plateforme peut prendre en charge la taille, le(s) type(s) et le volume de fichier dont vous avez besoin. C’est particulièrement important pour les entreprises qui devront stocker d’énormes quantités de données et évoluer régulièrement. (Pour cette fonctionnalité, recherchez des portails d’entreprise.)
- Bases de données sur les leçons apprises : il s’agit de systèmes qui visent à rendre les connaissances intangibles (souvent tacites) claires et accessibles aux autres utilisateurs. L’accent mis sur les bases de données sur les leçons apprises est comme son nom l’indique : sur les leçons apprises par des experts que d’autres devraient suivre (pensez-y comme les meilleures pratiques). La clé ici est de trouver une base de données qui peut abriter ce type d’informations qualitatives et les rendre accessibles.
- Groupware : comme nous l’avons dit, la collaboration est un élément clé de la KM. Groupware fait référence à toute plateforme de travail collaboratif, et est généralement destiné aux travailleurs qui ont besoin de communiquer à distance. Le groupware est divisé en deux catégories : le groupware synchrone (collaborer et mettre à jour en temps réel) et le groupware asynchrone.
- Intelligence artificielle (IA) : l’adoption de l’IA (comme téléprésence) dans les systèmes de KM remplace les consultants humains qui analysaient les données et surveillaient les processus de KM. Aujourd’hui, l’informatique cognitive, la technologie adaptative et les outils de filtrage intelligents, en particulier, ont d’énormes implications pour la codification des connaissances, et seront probablement adoptés par davantage de systèmes de gestion de connaissances. Toutefois, l’importance de l’assurance qualité humaine (AQ) dans une grande partie du travail actuel en matière de données a soulevé des préoccupations quant à la capacité de l’IA à prendre pleinement en charge cet espace.
Bien que les systèmes de gestion des connaissances puissent aider à automatiser et à standardiser la gestion des connaissances, la mise en œuvre d’un système pose plusieurs défis. La sécurité, l’exactitude des données et les changements technologiques (coût, mise en œuvre, facilité d’utilisation) sont des difficultés ciblées que vous devez garder à l’esprit dès le départ. Cependant, un défi beaucoup plus répandu et continu consiste à créer une culture de collaboration et de partage des connaissances grâce à la technologie. Les gens hésitent peut-être déjà à partager des informations avec leurs pairs, et la technologie peut créer encore plus d’obstacles pour le faire. Par conséquent, vous devrez créer des processus qui soutiennent et stimulent ce type de transfert de connaissances.
Kevin Murray propose quatre éléments clés à rechercher lors du choix d’un système de KM :
- Sécurité : les informations sont précieuses. Comme toute autre valeur, il y a des gens qui vont les voler.
- Responsabilisation : les informations ne sont précieuses uniquement lorsqu’elles sont exactes. Limitez l’accès. Connectez-vous de façon intensive. Testez l’exactitude.
- Sauvegarde : tout le monde connaît la valeur de la sauvegarde. Tout le monde ne sait pas comment en faire. Cacher un disque de secours dans le bureau du PDG n’aidera pas en cas d’inondation ou d’incendie dans le bâtiment. La création, la maintenance et le stockage correct des sauvegardes doivent être une fonctionnalité automatique.
- Facilité d’utilisation : si le système est trop difficile ou exigeant à utiliser, les gens prendront des raccourcis. Les raccourcis réduisent généralement la sécurité et l’intégrité des informations que vous gérez.
Lorsqu’ils discutent de l’avenir des systèmes de gestion de connaissances, de nombreux critiques affirment que la gestion de la connaissance elle-même est une mode. Cependant, d’autres pensent que les systèmes de KM et les KM évolueront simplement pour répondre aux exigences du monde des affaires d’aujourd’hui, intégrant probablement plus de systèmes axés sur l’IA. Murray est d’accord avec ce dernier camp.
« Ce n’est pas une mode. C’est un impératif. La quantité d’informations créées augmente chaque année. Elle doit être gérée, si vous voulez qu’elle soit utile », dit-il. « Les systèmes de KM continueront d’augmenter en popularité, en fonctionnalités et en facilité d’utilisation, tout comme l’évolution des machines à écrire et des logiciels de traitement de texte. L’intelligence artificielle (IA) va se fondre encore plus dans le mélange ».
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