Les 8 éléments d’un processus de gestion du changement efficace

Votre organisation est en constante évolution. Qu’il soit dû à la mise en œuvre de nouvelles technologies, à des mises à jour de processus, à des initiatives de conformité, à une réorganisation ou à des améliorations du service à la clientèle, le changement est constant et nécessaire à la croissance comme à la rentabilité. Un processus cohérent de gestion du changement contribuera à minimiser l’impact qu’il a sur votre organisation et votre personnel. 


Vous trouverez ci-dessous les 8 étapes essentielles pour assurer la réussite de votre initiative de changement.


1. Identifier ce qui sera amélioré
 

Étant donné que la plupart des changements ont pour but d’améliorer un processus, un produit ou un résultat, il est essentiel d’identifier la cible et de clarifier les objectifs. Il s’agit également d’identifier les ressources et les personnes qui faciliteront le processus et dirigeront l’effort. La plupart des systèmes de changement reconnaissent que le fait de savoir ce qu’il faut améliorer crée une base solide pour la clarté, la facilité et la réussite de la mise en œuvre.
 
 

2. Présenter une analyse de cas solide aux parties prenantes
 

Il existe plusieurs niveaux de parties prenantes, notamment les cadres supérieurs qui dirigent et financent l’entreprise, les champions du processus et ceux qui sont directement chargés d’instaurer la nouvelle norme. Tous ont des attentes et des expériences différentes et un haut niveau d’adhésion de la part de tous est indispensable. Le processus d’intégration des différentes parties prenantes varie selon le cadre du changement, mais tous prévoient des plans qui exigent du temps, de la patience et de la communication.
 
 

3. Planifier le changement
 

Il s’agit de la « feuille de route » qui identifie le début, la route à suivre et la destination. Vous intégrerez également dans le plan les ressources à mobiliser, le périmètre ou l’objectif et les coûts. Un élément essentiel de la planification est de fournir un processus en plusieurs étapes, plutôt que des changements soudains, non planifiés et « radicaux ». Cela implique de décrire le projet en étapes claires, avec des objectifs mesurables, des incitations, des mesures et des analyses. Par exemple, un processus de gestion du changement bien planifié et contrôlé pour les services informatiques réduira considérablement l’impact des changements d’infrastructure informatique sur l’entreprise. Il est également recommandé de faire preuve de patience tout au long de ce processus et d’éviter les raccourcis.
 

4. Fournir des ressources et utiliser les données pour l’évaluation
 

Dans le cadre du processus de planification, l’identification des ressources et le financement sont des éléments cruciaux. Il peut s’agir d’infrastructures, d’équipements et de systèmes logiciels. Considérez également les outils nécessaires à la rééducation, à la reconversion et à la remise en question des priorités et des pratiques. De nombreux modèles identifient la collecte et l’analyse des données comme un élément sous-utilisé. La clarté des rapports sur la progression réalisée permet une meilleure communication, une distribution adéquate et opportune des incitations, ainsi que la mesure des réussites et des jalons.
 

5. Communication
 

C’est le « fil conducteur » qui traverse toute la pratique de la gestion du changement. L’identification, la planification, l’intégration et l’exécution d’un bon plan de gestion du changement dépendent d’une bonne communication. Il existe des réalités psychologiques et sociologiques inhérentes aux cultures de groupe. Les personnes déjà impliquées ont des compétences, des connaissances et des expériences bien établies. Mais ils ont aussi des ordres hiérarchiques, des territoires et des coutumes d’entreprise qu’il faut prendre en compte. Fournir des lignes de communication claires et ouvertes tout au long du processus est un élément essentiel dans toutes les modalités de changement. Ces méthodes prônent la transparence et des structures de communication à double sens qui permettent d’évacuer les frustrations, d’applaudir ce qui fonctionne et de modifier sans difficulté ce qui ne fonctionne pas.
 

6. Suivre et gérer les risques liés à la résistance, aux interdépendances et à la budgétisation

La résistance est un élément tout à fait normal de la gestion du changement, mais elle peut menacer la réussite d’un projet. La plupart des résistances sont dues à la peur de l’inconnu. Cela se produit également parce qu’il y a un certain nombre de risques associés au changement : le risque d’avoir un impact sur les interdépendances, les risques quant au retour sur investissement et les risques associés à l’allocation du budget à quelque chose de nouveau. Anticiper et préparer la résistance en dotant les dirigeants d’outils pour la gérer contribuera à un cycle de vie du changement sans heurts.
 
7. Célébrer la réussite
 

La reconnaissance des jalons franchis est un élément essentiel de tout projet. En gérant un changement tout au long de son cycle de vie, il est important de reconnaître le succès des équipes et des individus impliqués. Cela contribuera à l’adoption de votre processus de gestion du changement, ainsi qu’à l’adoption du changement lui-même.
 

8. Vérifier, réviser et améliorer en permanence
 

Si le changement est difficile, voire douloureux, il s’agit également d’un processus continu. Même les stratégies de gestion du changement sont couramment ajustées tout au long d’un projet. Tout comme la communication, cette démarche doit être intégrée à toutes les étapes afin d’identifier et de supprimer les obstacles. Et, à l’instar du besoin de ressources et de données, ce processus ne vaut que par l’engagement à mesurer et à analyser.