Qu'est-ce que la gestion du travail ?
Le cabinet de recherche et de conseil Gartner définit la gestion du travail comme « un ensemble de produits et services logiciels qui appliquent la structure de flux de travail au mouvement des informations, ainsi qu’à l’interaction des processus opérationnels et des processus des travailleurs humains qui génèrent les informations. La gestion du travail rationalise et transforme les processus opérationnels essentiels et peut ainsi améliorer les résultats et les performances. » Décomposer cette définition peut être difficile, car le terme gestion du travail s’applique à de nombreuses fonctions d'entreprise différentes. En substance, la gestion du travail définit les façons dont les organisations gèrent et améliorent leurs processus internes afin d'augmenter leurs chances de réussite.
Adopter un cadre de gestion du travail signifie examiner l’ensemble des opérations de l'entreprise, identifier les forces et faiblesses des processus actuels, et les améliorer. Cela comprend les flux de travail individuels, administratifs, l'assistance, les systèmes informatiques et la planification, la production et la distribution de biens ou de services. Dans l’ensemble, la gestion du travail touche à tous les processus en arrière plan qui ont une incidence sur les résultats d’une organisation.
Dans la gestion du travail, les professionnels s’intéressent à la façon de faire les choses : comment pouvons-nous augmenter le succès de nos produits/projets ? Comment pouvons-nous améliorer nos processus pour mieux soutenir les objectifs de l'entreprise ? Souvent, l’utilisation de stratégies de gestion du travail répond à ces questions en permettant aux entreprises de rationaliser les processus, d'éliminer la redondance et de réduire les déchets. Pour ce faire, les organisations doivent développer des flux de travail plus efficaces (qui définissent l’ordre d’exécution, c’est-à-dire le séquencement des tâches) : c’est la gestion du travail.
Gestion du travail vs Gestion de projets
Bien que la gestion du travail et la gestion de projet (PM) aient plusieurs principes sous-jacents en commun, comme l'augmentation de l’efficacité, la réduction des déchets, la rationalisation des processus, ce sont deux cadres distincts. La gestion du travail concerne tous les niveaux de gestion globale de l’entreprise ou de l’organisation, de l’employé jusqu’aux processus eux-mêmes. La gestion de projet, quant à elle, concerne les processus individuels de projet.
Dans la gestion de projet traditionnelle, les entreprises organisent (ou réorganisent) leur structure de travail afin d’optimiser l’efficacité et le succès de chaque projet individuellement. Dans la gestion du travail, les entreprises prennent du recul et regardent l’ensemble du système d’exploitation ; elles effectuent des ajustements pour optimiser le succès global de l’entreprise. Au niveau humain, la gestion de projet s’intéresse à la constitution d’équipes dotées de compétences complémentaires afin d’assurer la réussite du projet, tandis que la gestion du travail améliore les séquences de travail et les processus afin que chaque individu puisse continuellement donner le meilleur de lui-même au sein du système.
Étant donné que la gestion de projet s’intéresse aux projets pris individuellement, elle présente certaines limites. Théoriquement, une gestion de projet rigoureuse peut créer des silos de travail, ce qui conduit à une mauvaise communication interservice. De plus, de nombreuses solutions logicielles destinées à la gestion de projet peuvent compartimenter le travail. Ainsi, bien que l’adaptation de vos méthodes de gestion de projet améliore souvent les taux de réussite des projets et réduise les pertes de temps et de ressources, elle ne peut pas répondre à tous vos besoins opérationnels. C’est là que la gestion du travail intervient.
La gestion du travail possède également des points communs avec les domaines de gestion suivants :
- Gestion du travail d’entreprise : ce cadre est presque identique à la gestion du travail, mais n’est applicable qu’à des organisations de grande envergure. Dans la gestion du travail d’entreprise, les ressources sont organisées directement en fonction de la mission et des objectifs de l’entreprise.
- Gestion des opérations : comme son nom l’indique, la gestion des opérations concerne le processus de production, ainsi que les opérations stratégiques de l’entreprise. Dans la gestion des opérations, le succès est défini par une croissance organisationnelle continue au fil du temps.
- Gestion de l’activité professionnelle (WAM) : il s'agit d'une stratégie émergente qui aide les équipes à déléguer et à suivre l’avancement des éléments de travail. L’objectif de la WAM est de faire avancer les processus dans les temps, afin que les équipes puissent identifier les points de blocage.
- Gestion des ressources : elle porte sur tous les types de ressources d’une organisation (financières, matérielles, humaines, etc.) et vise à accéder et/ou à déployer ces ressources avec succès lorsque cela est nécessaire.
Bien que plusieurs de ces disciplines particulières se chevauchent, cet article s’intéresse principalement à la gestion du travail en tant que domaine à part entière.
Systèmes et logiciels de gestion du travail
Si la gestion du travail est la méthodologie théorique pour aider les équipes à améliorer leur efficacité, un système de gestion du travail est l’outil qui rend cela possible. Étant donné la quantité d'éléments changeants dans n’importe quelle organisation, qu'il s'agisse de grandes entreprises ou de petites organisations à but non lucratif, vous avez besoin d’une plateforme pour cartographier les processus, surveiller l’avancement et l’affectation des ressources, et stocker toutes les documentations clés. De plus, un système de gestion du travail solide fournit également aux utilisateurs des fonctionnalités de communication et de collaboration qui rationalisent le travail et limitent les réunions en présentiel et les chaînes d’e-mails. De plus, cela aide à contrôler les versions.
Étant donné ce qu’un système de gestion du travail doit apporter aux utilisateurs, il est logique que les systèmes de gestion du travail les plus populaires soient des solutions logicielles. Plutôt que des systèmes de gestion manuelle laborieux, les outils logiciels permettent une communication et des fonctionnalités de révision plus rapides, un stockage des données plus important, ainsi qu'une facilité d’utilisation et une possibilité de personnalisation accrues.
La demande pour des systèmes de gestion du travail logiciels augmente dans notre ère numérique. Ce besoin reflète l’augmentation de la taille et de la complexité des systèmes de gestion et du niveau de concurrence du marché qui exige un service plus rapide (et, par conséquent, des processus internes plus efficaces). En réponse à cette dépendance croissante aux solutions logicielles, il existe plusieurs outils de gestion du travail parmi lesquels choisir.
Les avantages des systèmes de gestion du travail
Le plus important avantage du logiciel de gestion du travail est qu’il peut améliorer les performances globales de l'entreprise. En utilisant des outils qui facilitent le suivi, la gestion et l’organisation du travail, vous détecterez non seulement des inefficacités au sein de vos systèmes de flux de travail et d'opérations actuels, mais vous réduirez également le temps passé à suivre et mettre à jour manuellement l’avancement. En fin de compte, l’utilisation d’un système de gestion du travail solide conduira à des processus internes plus fiables, plus rapides et plus efficaces.
Quel que soit le type de système de gestion du travail que vous choisissez, vous en tirerez ces avantages :
- Gestion collaborative des tâches : les membres de l’équipe peuvent utiliser des systèmes de gestion du travail pour collaborer et accomplir le travail. De nombreux systèmes vous permettent d’attribuer des tâches, de mettre à jour l’avancement, de faire des listes et de collaborer en temps réel.
- Communication centralisée : de nombreux programmes proposent également des fonctionnalités telles que des commentaires, des notes et des fonctionnalités de chat qui permettent aux travailleurs « d'échanger » au sein de la plateforme. Plutôt que de rassembler les notes de plusieurs réunions présentielles, des chaînes d'e-mail et des appels téléphoniques, un système de gestion du travail stocke toutes les communications pertinentes, ce qui permet de les retrouver facilement. Cette fonctionnalité favorise la collaboration entre les membres de l’équipe ainsi qu’entre les équipes et les services.
- Flexibilité : parce que l’utilisation d’un système complet de gestion du travail facilite l’affichage et le suivi du travail, vous gagnerez en flexibilité au niveau de vos calendriers de processus. Identifiez les goulets d’étranglement ou les obstacles, et repérez les réserves de temps de votre calendrier actuel des opérations. Souvent, les équipes utilisant des solutions logicielles de gestion du travail emploient des méthodes Agile pour gagner en efficacité.
L’utilisation d’un système de gestion du travail offre également des avantages directs au personnel. En ayant une meilleure visibilité sur vos processus, vous pouvez optimiser l’affectation des ressources, afin que vos collaborateurs aient une charge de travail appropriée et équitable. De plus, les systèmes de gestion du travail peuvent libérer du temps aux responsables en réduisant le temps passé à suivre et gérer manuellement les processus. Cela permet aux responsables de consacrer davantage de leur temps à la prise de décisions stratégiques importantes, ce qui signifie que le temps des employés sera également mieux dirigé et, par conséquent, mieux dépensé. En fin de compte, tous ces avantages axés sur les travailleurs peuvent amener le personnel à être plus heureux et plus efficace, ce qui est important pour la réputation de l’entreprise, et le moral et la rétention des employés.
N’oubliez pas que l’adoption d’un système de gestion du travail ne signifie pas que vous devez abandonner vos processus opérationnels actuels. Intégrez plutôt les principes de gestion du travail à votre flux de travail existant et améliorez les systèmes que vous utilisez déjà. Un système de gestion du travail ajoute de la puissance à vos opérations en aidant à organiser, gérer et suivre le travail et en permettant une communication plus rapide et plus facile entre les membres de l’équipe.
Comment choisir un système de gestion du travail pour votre organisation
Tandis qu'il existe de nombreux systèmes de gestion du travail dotés de fonctionnalités sophistiquées, l'adaptation de celui-ci à l'entreprise est la clé pour une implantation réussie. Toutefois, avant de commencer à étudier les solutions, vous devez d’abord examiner vos processus de flux de travail actuels. Pour les améliorer et adopter un tout nouveau système qui vous aidera à les résoudre et à les gérer, vous devez être pleinement informé de l’état des affaires actuelles.
Pour commencer cette investigation, posez-vous des questions comme celles-ci :
- Qu’est-ce qui fonctionne dans les processus de travail actuels ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ?
- Quels processus faut-il changer complètement, lesquels faut-il ajuster et quels sont ceux que vous souhaitez garder ?
- Quel est le domaine d’amélioration le plus important pour votre entreprise (la réussite des produits sur le marché, la vitesse et l’efficacité de la production, la communication interservices, etc.) ?
- Quelles sont les limites actuelles à votre réussite ? Où dans vos processus pouvez-vous lutter contre ces limites et apporter des améliorations ?
Une fois que vous avez répondu à ces questions et déterminé les domaines dans lesquels vous avez besoin d’amélioration, réfléchissez à ce que vous attendez d’un système de gestion du travail. Encore une fois, gardez vos besoins spécifiques à l’esprit ; un logiciel sophistiqué n’est peut-être pas toujours le meilleur choix pour chaque organisation. Par conséquent, prenez en compte les éléments suivants lorsque vous recherchez une solution :
- Taille/longévité de l’entreprise : nombre de personnes, d’équipes et de services qui auront besoin du système. À quel point vos processus actuels sont-ils concrets, et à quel point votre personnel est-il ouvert à l'idée de les adapter ? La planification du volume de travail qui passera par votre système vous donnera des informations essentielles sur votre capacité à la gérer manuellement et vous indiquera si vous avez besoin d’opter pour une solution logicielle.
- Type(s) de systèmes actuellement utilisés : faites-vous la mise à jour des processus et de l’avancement manuellement, ou avez-vous déjà mis en place un logiciel ? À quel point sera-t-il difficile d’adopter un nouveau système ? Tenez compte de l’intégration réelle des logiciels, ainsi que de la facilité d’utilisation pour les employés.
- Historique avec les processus actuels : tenez compte des performances du système et de la satisfaction des employés qui l'utilisent. Identifiez les forces et faiblesses de votre système actuel, afin de pouvoir vous appuyer dessus ou apporter des améliorations lors de la mise à jour.
Ces principes directeurs vous aideront à déterminer quel type de système sera le plus bénéfique à votre organisation. Dans la section suivante, nous allons balayer plusieurs critères supplémentaires à prendre en compte si vous choisissez de vous diriger vers une solution logicielle.
Sélection d’une solution logicielle pour la gestion du travail
En général, les solutions logicielles offrent trois grands avantages sur les systèmes de gestion manuelle du travail :
- Automatisation : gagnez du temps grâce aux synchronisations de données, aux mises à jour et aux alertes automatiques.
- Basé sur le Cloud : ayez un accès permanent de n'importe où et depuis n’importe quel appareil. Plusieurs membres de l’équipe peuvent également accéder simultanément aux systèmes basés sur le cloud.
- Mises à jour en temps réel : conservez le contrôle des versions à l’aide d’un concentrateur central d'informations qui fait les mises à jour de tous les appareils en temps réel.
Si, en fonction de l'examen précédent de vos processus actuels, vous décidez qu’une solution logicielle est le meilleur choix pour votre organisation, vous devrez à nouveau vous engager dans un long processus de prise de décision pour choisir un produit spécifique. Regardez les fonctionnalités spécifiques offertes par chaque programme, et choisissez le programme qui correspond le mieux à vos besoins. N’oubliez pas que les gadgets ne produiront pas de bons résultats à moins qu’ils ne répondent aux besoins et aux lacunes spécifiques de vos processus actuels de flux de travail.
Voici quelques fonctions à prendre en compte :
- Affectation des tâches
- Logiciel de planification
- Version mobile
- Tableaux de bord/Création de rapports
- Géolocalisation
- Diagrammes de Gantt (et interdépendances)
- Partage de documents
- Intégration (avec d’autres logiciels)
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