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Décalage entre direction et personnel : l’atout du manager intermédiaire
Les hauts responsables doivent gérer tout un tas de choses : difficultés économiques, rouages de l’organisation, contexte culturel dans lequel ils dirigent, etc.
Cependant, lorsqu’il est question de travail quotidien, les personnes haut placées dans la hiérarchie sont souvent considérées comme déconnectées de la réalité, leur compréhension de la planification, de l’allocation des ressources et de l’exécution du travail étant limitée. Sans grande surprise, peut-être, les études publiées dans le Rapport 2023 sur l’avenir de la gestion du travail confirment cette idée. Le rapport met en lumière un décalage considérable entre les responsables qui supervisent le « travail intermédiaire » et le personnel qui l’exécute. Les équipes trouvent qu’elles manquent de moyens, mais leurs responsables ne l’entendent pas de cette oreille. En effet, 60 % des hauts responsables pensent que l’entreprise investit correctement dans les outils nécessaires pour résoudre les complications rencontrées dans les projets. Or, seulement 36 % des non-cadres supérieurs partagent leur sentiment.
Cet article se penche sur les atouts des managers intermédiaires, se situant entre la haute direction et le personnel de première ligne, et cherche à savoir comment mettre à profit leurs forces pour qu’ils trouvent le chemin à suivre.
Les avantages des managers intermédiaires
Commençons par nous débarrasser d’un préjugé. Les managers intermédiaires ont mauvaise réputation. Pour généraliser, on les considère souvent comme des bureaucrates remuant de la paperasse, un peu comme Michael Scott dans « The Office »
Mais remettons les pendules à l’heure. Le travail des managers intermédiaires est plus que nécessaire. Cela va bien au-delà de faire le lien entre la haute direction et le reste de la main-d’œuvre. Vous devez suivre le travail de l’équipe, motiver le personnel et aider le plus grand nombre de personnes possible face au burnout. Et ça ne s’arrête pas là, vous devez aussi retenir les collaborateurs et collaboratrices, en plus de les embaucher et de les intégrer. L’un dans l’autre, vous êtes le pilier de l’entreprise.
Vous êtes le maillon stratégique
En tant que tel, vous avez pour vision de mettre en pratique les stratégies et les compétences nécessaires pour encadrer les membres de l’équipe. C’est vous qui faites le lien entre la direction que prend l’entreprise et la façon dont votre équipe contribue à des initiatives plus grandes, à l’échelle de celle-ci, pour mener à bien la stratégie. En particulier, si vous redéfinissez votre manière de voir votre rôle et de surmonter les défis de l’entreprise.
Redéfinissez l’image que vous avez de votre travail
Quand quelqu’un vous demande quel est votre métier, que répondez-vous ? Que vous gérez une équipe, que ce soit dans l’ingénierie, l’expérience utilisateur ou autre ? En revoyant votre réponse, vous pouvez transformer votre approche du travail. Par exemple, dites « Je mène à bien telle stratégie » ou « Je suis un vecteur de changement pour accomplir telle chose ». Ainsi, vous cadrerez mieux avec les objectifs de l’entreprise.
Réfléchissez aux défis de l’organisation comme si c’était les vôtres
Certains challenges et initiatives dépassent votre champ d’action et nécessitent que plusieurs services travaillent de concert vers un même but. L’investissement mental requis pour analyser leurs subtilités peut vous aider à établir des objectifs et des stratégies qui concordent avec ceux de l’entreprise. Votre contribution est donc précieuse.
Ces changements se traduiront par la création d’initiatives, qui respectent davantage les objectifs de l’entreprise ou les OKR (objectives and key results). Il peut être question de contribuer à la croissance de l’entreprise, de repenser l’utilisation d’un produit par le client ou de booster la demande.
Vous faites concorder les atouts de votre équipe avec les objectifs de l’entreprise
Étant manager, vous êtes au plus près des forces uniques des membres de votre équipe. Il y a des chances pour qu’ils soient grandement compétents dans un domaine bien précis, alors que votre responsable et son N+1 s’y connaissent moins bien. Plus vous êtes haut dans la hiérarchie, moins vous saurez dire dans les détails comment le travail se concrétise.
Ce qui pourrait expliquer pourquoi, d’après notre Rapport 2023 sur l’avenir de la gestion du travail, 20 % des hauts dirigeants pensent que les équipes de projet sont, généralement, en sous-effectif, alors que ce chiffre tend à augmenter plus on se rapproche de la main-d’œuvre de première ligne. En effet, 36 % des cadres supérieurs, 41 % des managers intermédiaires et 43 % du personnel (collaborateurs et collaboratrices, personnel de première ligne et managers débutants) ont l’impression d’être en sous-nombre.
En tant que manager, vous avez une vue d’ensemble et vous connaissez les besoins de votre équipe en termes de ressources et d’appui.
Libérez le potentiel de votre équipe
Depuis toujours, on vous a appris à calculer le temps passé sur une tâche pour en mesurer son efficacité. Mais en réalité, l’indicateur le plus pertinent à retenir est celui des résultats. Vous pouvez encourager votre équipe à réaliser ses tâches en établissant des consignes claires et en identifiant la façon dont ces tâches servent directement les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Réalisez un effort commun pour soutenir le travail des membres de votre équipe et effacer les obstacles du mieux que vous pouvez afin qu’ils puissent accomplir à la fois leurs tâches et leurs objectifs personnels. Ils auront l’impression d’être plus en phase avec la stratégie de l’entreprise et reconnaîtront le rôle qu’ils jouent dans la réalisation des objectifs à l’échelle de l’entreprise.
Le management horizontal
Si vous rencontrez des problèmes, il est fort probable que vos collaborateurs et collaboratrices les rencontrent aussi. En tirant profit d’une expérience partagée pour collaborer et créer une certaine harmonisation dans l’organisation (ce qui s’appelle le management horizontal), vous pouvez contribuer au changement que vous aimeriez voir.
Partagez des idées et écoutez les préoccupations de votre équipe
Organiser régulièrement des entretiens en face à face permet de laisser la place aux questions et aux frustrations. Ainsi, vous comprendrez mieux la situation de vos coéquipiers et coéquipières. Une fois que vous aurez compris leurs besoins et leurs demandes, travaillez main dans la main pour résoudre les problèmes stratégiques. Pour cela, créez un récit marquant et un plan d’action clair qui convaincront l’équipe de direction.
Une expérience commune peut se transformer en regroupement, ce qui permet de développer les compétences de l’équipe, de combler les écarts en termes de ressources ou de créer de bonnes conditions pour convaincre la haute direction de répondre à vos besoins. Vos collaborateurs et collaboratrices sont votre plus grande aide.
Alignez-vous avec l’équipe de direction grâce aux outils mis à votre disposition
Vous ne pourrez pas répondre aux besoins de chaque personne à la fois. En revanche, vous pouvez mettre en avant les mesures à prendre pour y parvenir. En expliquant en détails comment concrétiser votre idée, vous éclaircissez les points obscurs chez les hauts responsables et les aider à être sur la même longueur d’onde que vous et votre équipe.
Montrez comment votre équipe utilise son temps
Par exemple, pour donner une idée claire, vous pouvez documenter la façon dont les membres de votre équipe utilisent leur temps et identifier les domaines. Il peut s'agir d'un document qui reprend la durée moyenne passée sur une tâche ou un projet donné, ou bien d'une matrice de processus existants pour que les informations connues des membres de l'équipe parviennent aussi aux cadres supérieurs. Cette matrice peut aussi servir à créer un calendrier de livraison détaillé dans vos plans de projets. Développer vos matrices et plans de projet en un seul et même endroit, comme Smartsheet (en plus de tableaux de bord pour une plus grande visibilité des statuts des projets), aide à atténuer le décalage entre les cadres et le personnel, et à donner une orientation stratégique à votre équipe.
Suivez le travail en toute transparence
Grâce à des plateformes comme Resource Management by Smartsheet, vous pouvez vous rendre compte de la capacité de votre équipe, et donner une visibilité totale à votre responsable sur les tâches de chacun et chacune, les ressources nécessaires pour les accomplir et les disponibilités des membres de l’équipe. De cette façon, votre responsable aura une meilleure compréhension de la durée d’une tâche ou d’un projet. Les plateformes comme Smartsheet facilitent la communication et offrent une visibilité en un clic.
Mesurez absolument tout
Vous ne pouvez améliorer quelque chose que vous ne mesurez pas. Vous ne pouvez pas non plus l’utiliser pour justifier votre demande de soutien, car vous n’avez pas de bonnes raisons. Dès que vous mesurerez, par exemple, l’efficacité opérationnelle, le suivi des ICP, ou la progression de votre subalterne direct, vous aurez une ligne directrice pour harmoniser les équipes et améliorer l’efficacité.
Rendre compte du travail accompli, et par qui, ne sert pas qu’à souligner le bon travail de votre équipe. Cela sert aussi à alerter les parties prenantes si un projet ou une tâche risque de ne pas être terminé(e) à temps ou si l’allocation des ressources pose problème à mesure que l’entreprise se développe. De plus, réfléchir à une façon de réduire les risques peut non seulement permet aux informations de circuler dans toute l’entreprise, mais aussi montrer que vous vous alignez sur le but et les objectifs généraux de l’entreprise.
Rapprochez les idées (et les personnes)
Pour combler l’écart entre la direction et le reste du personnel, les managers peuvent adopter différentes approches : rendre compte des efforts consentis pour atteindre le but et les objectifs généraux de l’entreprise, pratiquer le management horizontal, libérer le potentiel de son équipe…
Mais si vous deviez retenir une approche maîtresse, ce serait de la suivante : mettez-vous à la place des autres, qu’il s’agisse du N+1 de votre manager, de vos collègues ou de votre subalterne direct. Cette dernière permet de prendre de la hauteur et de coordonner vos efforts à tous les échelons de l’entreprise pour avancer dans la même direction. Pour y arriver, cependant, vous devrez fournir une idée claire du travail que vous accomplissez, illustré par des chiffres que les parties prenantes et la direction pourront assimiler facilement. Ce travail de coordination (communiquer davantage, montrer les données pertinentes, s’approprier les challenges de l’entreprise) est comme un ICP non officiel qui vous aidera à trouver une voie à suivre, que vous utilisiez les approches de management ascendante, descendante ou horizontale.
Du décalage avec la direction en passant par les principales tendances et les points faibles, le Rapport 2023 sur l’avenir de la gestion du travail dévoile l’état actuel de la gestion de projet ainsi que les façons concrètes d’aborder le travail au projet pour maximiser la réussite et le bien-être du personnel.