Rapport 2023 sur l’avenir de la gestion du travail de Smartsheet
L’efficacité de la gestion de projet dépend des processus sur lesquels elle s’appuie
Dans le rapport annuel de cette année, nous présentons l’état actuel de la gestion de projet : les principales tendances, les difficultés rencontrées et le hiatus qui existe entre les différents échelons de l’organisation. Nous proposons également des moyens exploitables de recadrer votre approche en matière de travail lié à des projets au sein de votre organisation pour vous permettre d’optimiser votre réussite et le bien-être de vos employés.
Lire le rapport 2023Parmi les propositions ci-après, laquelle représente le mieux votre rôle au sein de votre entreprise ?
Vous pensez peut-être avoir investi adéquatement dans les bons outils de gestion de projet… mais qu’en pensent vos équipes ?
des personnes interrogées disent que leur société n’investit pas suffisamment dans les outils nécessaires pour relever les défis couramment rencontrés dans le cadre de la gestion de projets.
des personnes interrogées sont submergées par le rythme des projets et des délais.
des personnes interrogées ont accès à un logiciel de gestion de projets formel.
Donc comment pouvez-vous améliorer les chances de réussite de vos collaborateurs et projets ?
Identifiez les différents types d’assistance dont vos collaborateurs ont besoin et investissez de manière adéquate.
Assurez-vous que tous ceux qui travaillent sur des tâches liées à des projets ont accès à des outils et ressources efficaces.
Mettez au point des mécanismes permettant aux collaborateurs de formuler des commentaires régulièrement afin de vous tenir au courant des besoins des employés.
Prêt à examiner toutes les conclusions ?
Si la visibilité est essentielle pour mettre en place des processus fluides, durables et évolutifs, la majorité des travailleurs ne disposent pas d’informations fiables sur les anciens projets.
des personnes interrogées suivent un processus manuel pour informer leur chef des tâches qu’elles effectuent.
des personnes interrogées disent ne pas obtenir de mises à jour régulières sur les projets au sein de la société.
des personnes interrogées disent être confrontées à des défis en matière d’accès aux processus et enseignements tirés d’anciens projets.
Donc comment s’assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin, au moment où il en a besoin ?
Mettez en place un espace à guichet unique qui héberge toutes les informations relatives aux projets et processus, auquel tout le monde peut accéder.
Exploitez l’automatisation pour économiser un temps précieux, éliminer les blocages des processus et vous assurer que les personnes concernées sont informées au bon moment.
Menez des analyses rétrospectives pour débattre des enseignements tirés des anciens projets afin de mettre en place des processus répétables et évolutifs que les collaborateurs pourront utiliser pour leurs projets futurs.
Prêt à examiner toutes les conclusions ?
Les délais sont ce qu’ils sont, mais la source principale de dysfonctionnement des projets est en réalité le « travail intermédiaire ».
des personnes interrogées attendent des équipes de projet qu’elles accomplissent encore plus à l’avenir, avec moins de ressources.
des professionnels des projets s’attendent à ce que les délais restent les mêmes à l’avenir (c.-à-d., elles n’anticipent aucun ralentissement, qu’elles disposent ou non des ressources ou outils nécessaires pour réussir).
des personnes interrogées indiquent que leurs niveaux de stress sont moins élevés lorsque les projets sont exécutés de manière fluide du début à la fin.
Alors comment s’assurer que les tâches quotidiennes sont exécutées de manière plus fluide, même avec un budget et des ressources limités ?
Si possible, éliminez les processus manuels et répétitifs pour faire en sorte que votre équipe se concentre sur les tâches à fort impact.
Établissez un espace à guichet unique pour héberger toutes les informations liées au projet, faire en sorte que tout le monde ait accès aux données dont il a besoin et sache avec certitude que ces informations sont à jour.
Identifiez toutes les ressources nécessaires pour assurer l’achèvement du projet. En outre, mettez en place un plan d’intervention d’urgence au cas où vous auriez besoin de réaffecter des ressources ou de réduire les dépenses prévues dans le budget.
Quel que soit l’intitulé de votre poste, il est probable que vous soyez amené à gérer des projets. Mais vous ne disposerez pas nécessairement de l’assistance nécessaire pour travailler efficacement.
des personnes interrogées indiquent occuper des fonctions de gestionnaire de projet par nécessité, même si ces tâches ne font pas partie de leur description de poste officielle.
de toutes les équipes de projet indiquent être régulièrement en sous-effectif.
des personnes interrogées indiquent être submergées par le rythme et les délais des projets.
Puisqu’il est peu probable que le travail en mode projet disparaisse à courte échéance, comment pouvez-vous travailler plus intelligemment, à la fois pour éviter le surmenage et pour mettre en place des processus plus durables et évolutifs ?
Automatisez des processus répétables pour cesser de consacrer du temps aux tâches redondantes, aux blocages des flux de travail et aux retards des projets.
Éliminez le cloisonnement des connaissances en prônant la visibilité sur l’avancement des projets et programmes ainsi que les apprentissages transfonctionnels.
Dotez-vous de l’assistance nécessaire pour planifier, suivre et gérer votre projet de l’idéation à l’exécution, en encourageant les dirigeants à investir dans les bons outils.
Prêt à examiner toutes les conclusions ?
Which of the following best represents your role at your company?
You may think you’ve adequately invested in the right project management tools… but what do your teams really think?
of respondents say their company is not investing enough in the tools needed to address common project management challenges.
of people are overwhelmed by the pace of their projects and deadlines.
of people have access to formal project management software.
So, how can you better set up your employees and projects for success?
Identify the types of project support your employees need, and invest appropriately.
Ensure that all those working on project-based work have access to effective tools and resources.
Create ways for employees to regularly leave feedback so you can stay on top of the needs of your people.
Ready to dive into all the findings?
Visibility is crucial to creating streamlined, sustainable processes that scale – but the majority of workers don’t reliably have insight into past projects.
of people have to manually update their boss on what they’re doing.
of respondents say they aren’t getting regular updates on projects across the company.
of people say they face challenges accessing learning and processes from past projects.
So, how can you ensure everyone has access to the information they need, when they need it?
Create one place that houses all project and process-related details that everyone can access.
Leverage automation to save valuable time, eliminate process bottlenecks, and ensure the right people are looped in at the right time.
Conduct postmortems to discuss learnings from past projects and use that knowledge to build scalable, repeatable processes that people can use for future efforts.
Ready to dive into all the findings?
Deadlines are what they are – but the biggest source of project dysfunction is actually the “middle work.”
of people expect their company to ask project teams to accomplish even more with less in the near future.
project professionals expect deadlines to stay the same moving forward (i.e. things aren’t slowing down, regardless of if they have the resources or tools to be successful).
of respondents say their stress levels are lower when projects run smoothly from start to finish.
So, how can you ensure that the day-to-day work runs more smoothly — even with tight time and resources?
Eliminate repetitive, manual processes wherever possible so your team can focus on the most impactful work.
Create one place to house all project-related details so everyone has access to what they need – and they can be confident that it’s up-to-date.
Identify all necessary resources to get your project over the finish line. Plus, have a contingency plan in place if you need to reallocate resources or pull back on budget.
Regardless of your job title, it’s likely that you end up managing projects. But that doesn’t mean you have the proper support to do your work effectively.
of people say they step into the role of project manager out of necessity, even if it’s not part of their official job description.
of all project teams who report being understaffed on a regular basis.
of people say they are overwhelmed by the project pace and deadlines.
Since project-based work likely isn’t going away anytime soon, how can you work smarter — both to prevent burnout and create more sustainable, scalable processes?
Automate repeatable processes to avoid time spent on redundant tasks, workflow bottlenecks, and project delays.
Eliminate knowledge silos by advocating for visibility into project and program status and cross-functional learnings.
Ensure you have the proper support to plan, track, and manage your project from ideation to execution by encouraging leadership to invest in the right tools.
Ready to dive into all the findings?
