5 sources de perte de temps qui entravent la productivité des équipes et que vous pourriez automatiser

Alors que les initiatives prennent de l’ampleur et que les effectifs diminuent dans les grandes organisations, les dirigeants d’entreprise doivent réussir à faire plus avec moins. Malgré tous les efforts qu’ils déploient, la productivité peut vite chuter lorsque les conventions et habitudes chronophages s’enchaînent sur le lieu de travail.

Les tâches non productives courantes peuvent amener les employés à consacrer moins de la moitié de leur temps à leurs activités principales, et les recherches révèlent que dans une journée de huit heures, l’employé moyen est productif pendant seulement trois heures par jour, selon Thrive Global.

Voici cinq sources de perte de temps qui entravent la productivité de votre équipe et la détournent du travail créatif et innovant, ainsi que des idées pour l’aider à accomplir davantage de travail essentiel.

1. Vérifier constamment ses e-mails

Votre équipe passe-t-elle plus de temps que vous le croyez sur les e-mails ? Selon la revue Harvard Business Review, le professionnel moyen passe 28 % de sa journée de travail à consulter ses e-mails et à y répondre, sachant que l’employé à temps plein moyen y consacre 2,6 heures et reçoit 120 messages par jour.

Pourtant, les e-mails ne semblent pas près de disparaître. Selon le rapport State of Enterprise Collaboration, malgré l’adoption rapide des outils de collaboration, 58 % des décisionnaires informatiques ont constaté une utilisation accrue des e-mails dans leur entreprise.

Il est peu probable que les membres de votre équipe cherchent à perdre leur temps en se noyant dans les e-mails. Ils craignent peut-être que quelqu’un ait besoin d’eux pour quelque chose et ne veulent laisser personne en plan. Il se peut également qu’ils attendent des informations de la part de quelqu’un d’autre, ce qui les incite à vérifier leurs e-mails constamment. Ou peut-être que vous attendez d’eux qu’ils soient immédiatement joignables par e-mail.

Les plateformes de gestion du travail collaboratif (CWM) peuvent aider à réduire la dépendance à l’égard des e-mails pour la gestion des projets, mettant à disposition des équipes un espace pour organiser et gérer leur travail en dehors de leur boîte de réception. Selon The Forrester Wave™: Enterprise Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018, les plateformes CWM « permettent aux organisations de bâtir des espaces de travail qui planifient et suivent l’avancement à la fois des activités répétables axées sur les processus et des flux de travail axés sur les artefacts », aidant ainsi les équipes à « personnaliser les capacités de planification et de collaboration qui leur conviennent ».

2. Participer à des réunions d’avancement

Combien de temps votre équipe consacre-t-elle aux réunions d’avancement inefficaces ? Vous voyez le genre. Tous les membres se réunissent dans une salle pour discuter de ce sur quoi ils ont travaillé, de là où ils en sont dans un projet et de ce sur quoi ils prévoient de travailler ensuite. Pendant ce laps de temps, ils se détournent du travail concret.

Si vous imposez à votre équipe de passer une heure à se tenir au courant d’éléments qui n’ont pas nécessairement de rapport avec son travail, il est temps de reconsidérer votre approche. Une plateforme d’exécution de travail telle que Smartsheet permet de visualiser l’état d’avancement de chaque élément du projet dans un même espace, sans avoir à réunir tout le monde pour faire le point.

En outre, Smartsheet permet de facilement automatiser les demandes d’actualisation afin que les parties prenantes puissent savoir immédiatement quelles informations vous recherchez et où les placer. Vous pouvez également créer un rapport d’avancement qui s’envoie automatiquement aux principales parties prenantes chaque semaine afin de leur montrer que vos projets avancent comme prévu.

3. Rappeler les délais aux collaborateurs

Vous ou les membres de votre équipe passez votre temps à rappeler aux collaborateurs les délais à venir et à vérifier que le travail avance comme prévu ? Non seulement cela contribue au volume d’e-mails non productifs, mais c’est également un moyen peu productif d’utiliser votre temps.

Il existe un moyen d’aider votre équipe et vos collaborateurs pluridisciplinaires à respecter leurs délais. Vous pouvez créer des rappels automatiques dans Smartsheet sur la base des jalons ou des dates d’échéance définis dans votre plan et calendrier de projet, calendrier de contenu marketing, plan de lancement produit, etc. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que Smartsheet envoie automatiquement un rappel aux personnes responsables d’une tâche trois jours avant sa date d’échéance, puis un autre rappel le jour même.

4. Chercher des informations

Le fait de chercher les informations nécessaires pour accomplir leur travail peut constituer une source de perte de temps significative pour les membres de votre équipe. En moyenne, les employés passent 36 % de leur journée à chercher et à regrouper des informations, selon CMS Wire. Mais 44 % du temps, ils ne trouvent pas les informations.

Il existe un moyen de centraliser au même endroit toutes les informations dont chacun a besoin pour achever un projet ou gérer un processus.  Selon The Forrester Wave™ : Enterprise Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018, les plateformes CWM « constituent le système d’enregistrement du travail des équipes, en particulier de celles qui participent à la création de contenu numérique ». Les plateformes CWM s’intègrent également à des solutions de gestion du contenu telles que Box, Google Drive et Microsoft OneDrive Entreprise, ce qui permet d’associer le contenu à jour à la tâche ou à l’espace de travail désigné et de le mettre à disposition de toute l’équipe en toute simplicité. De plus, les utilisateurs perdent moins de temps à rechercher des pièces jointes dans les e-mails.

5. Réagir aux interruptions

Selon l’American Psychological Association, « même les brefs blocages mentaux créés lors du passage d’une tâche à l’autre peuvent coûter jusqu’à 40 % du temps de productivité d’une personne ». Bien que certaines de ces interruptions soient parfois de nature plus sociale, elles prennent souvent la forme d’une recherche d’informations, d’une demande d’actualisation concernant l’avancement d’un projet ou d’une tentative d’obtenir les approbations nécessaires pour faire avancer un projet.

En automatisant les tâches manuelles répétitives telles que les approbations, les demandes d’actualisation et les rappels, votre équipe peut contribuer à réduire ces interruptions. Les gens peuvent répondre quand ils ont un moment, sans être activement interrompus. Il se peut également que vous souhaitiez établir et communiquer des créneaux « sans interruption » avec votre équipe afin qu’elle puisse profiter d’un moment libre de toute interruption pour se concentrer pleinement sur son travail.

Prévoyez plus de temps pour le travail essentiel.

Observez les sources de perte de temps auxquelles votre équipe est confrontée, et réfléchissez aux solutions que vous pouvez mettre en œuvre pour l’aider à retrouver du temps pour le travail essentiel. Non seulement votre équipe sera plus heureuse, mais elle sera également plus efficace.