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Quelques minutes pour automatiser vos flux de travail, des heures de gagnées

by Scott Tewel

Dans un monde parfait, vous passeriez plus de temps à conclure votre prochain gros contrat, à ouvrir un nouveau magasin ou à lancer votre produit, et non à courir après des informations ou à envoyer encore et encore les mêmes rappels. L'automatisation que propose Smartsheet rend cela possible, en soulageant nos clients des tâches manuelles, répétitives et chronophages, de façon à ce que vous puissiez vous consacrer au travail qui compte.

Nos dernières améliorations vous donnent les moyens d'automatiser plusieurs actions, de planifier en fonction de différentes hypothèses au sein d'un flux de travail unique, et même de répéter le flux de travail en fonction d'un calendrier que vous définissez. Il est plus facile que jamais de vous consacrer aux aspects les plus intéressants et les plus importants de votre travail.

Que vous utilisiez déjà les automatisations de Smartsheet ou que ce soit la première fois que vous en entendez parler, voici différentes façons de tirer parti de ces nouvelles fonctionnalités afin que vous et votre équipe en profitiez immédiatement.

1. Gagnez du temps et faites avancer votre travail grâce aux rappels récurrents

Perdre de vue les dates clés peut avoir un impact significatif sur la capacité de votre équipe à atteindre ses buts, mais l'envoi manuel de rappels pour chaque échéance peut devenir une responsabilité continue qui vous empêche de vous consacrer aux tâches plus importantes.

Quand vous créez un flux de travail automatisé récurrent, vous pouvez vous envoyer, et envoyer à votre équipe, autant de rappels qu'il est pertinent. Par exemple, en quelques simples clics, vous pouvez créer des rappels quotidiens pour toute tâche de votre feuille dont l'échéance se rapproche.

D'abord, indiquez à Smartsheet que votre flux de travail doit être déclenché quotidiennement.

Screenshot of a daily reminder trigger as part of an automated workflow

Puis, précisez les conditions qui déterminent quelles lignes exigent des rappels. Dans cet exemple, nous allons créer un rappel pour les tâches incomplètes à partir de trois jours avant échéance.

Daily reminder automated workflow condition in Smartsheet app

Enfin, configurez le rappel de façon à ce qu'il soit envoyé à la personne responsable de la tâche, et personnalisez-en le message.

Daily reminder automated workflow action

En savoir plus sur la création de rappels dans vos flux de travail automatisés.

2. Automatisez les mises à jour liées au statut afin de consacrer moins de temps aux réunions et e-mails

Quand plusieurs intéressés travaillent ensemble, les mises à jour liées au statut rendent l'avancée du projet ou programme plus transparente et responsabilise les intéressés quant aux tâches attribuées. Et pourtant on perd souvent du temps dans des réunions pour faire le point ou, pire encore, on ne sait pas où en sont certaines tâches essentielles.

N'envoyez plus d'e-mails à répétition et n'organisez plus de réunions pour faire le point alors que vous avez mieux à faire avec votre temps. Utilisez plutôt Smartsheet pour recueillir les informations liées au statut des tâches à l'aide d'une demande d'actualisation récurrente à créer en quelques clics.

D'abord, indiquez à Smartsheet quand envoyer les demandes. Par exemple, tous les vendredis à midi.

Weekly update automated workflow trigger in Smartsheet app

Puis, limitez les demandes aux tâches inachevées.

Weekly update automated workflow conditions in Smartsheet app

Enfin, configurez la demande de façon à ce qu'elle soit envoyée à la personne responsable de la tâche. N'oubliez pas d'inclure les champs à mettre à jour et autres informations qui pourraient donner un contexte important aux destinataires.

Weekly update automated workflow action in Smartsheet app

Une fois les demandes envoyées, les destinataires peuvent utiliser n'importe quel appareil pour ouvrir leur demande d'actualisation sous forme de formulaire comprenant un ou plusieurs champ(s) modifiable(s). L'information saisie sera enregistrée directement dans la feuille du projet.

Update request automated workflow in Smartsheet app on mobile

En savoir plus sur les demandes d'actualisation dans vos flux de travail automatisés.

3. Débarrassez-vous des goulets d'étranglement grâce à des processus d'approbation simplifiés

Sans approbations, le travail d'une équipe ne peut pas avancer, mais le processus d'obtention des approbations est souvent susceptible de causer des retards imprévus. Utilisez les flux de travail automatisés afin de simplifier non seulement les demandes d'approbation mais le suivi effectué une fois les décisions prises.

D'abord, il faut vous assurer que les demandes d'approbation sont envoyées au bon moment. Vous pouvez déclencher une demande d'approbation à une date précise ou quand certaines informations importantes sont ajoutées ou modifiées dans votre feuille,

Choosing triggers for automated workflow in Smartsheet app

La personne qui donne son approbation recevra un message contenant un lien vers un formulaire où se trouvent des informations contextuelles et des boutons permettant d'approuver ou de refuser la demande. Une fois la décision prise, elle sera enregistrée directement dans la feuille.

Approval request automated workflow in Smartsheet app on mobile

Vous pouvez alors suivre la demande d'approbation à l'aide d'actions ou de conditions supplémentaires. Par exemple, vous pouvez envoyer une alerte à la personne qui a fait la demande dès que l'approbation a été donnée, ou bien envoyer une demande d'actualisation afin de demander des informations supplémentaires si la demande est refusée.

Multi-step automated workflow approval request set up

Si vote travail exige des approbations à différents niveaux pour pouvoir avancer, vous pouvez même faire en sorte qu'une nouvelle demande d'approbation suive la première.

Multi-step approval request as part of an automated workflow

En savoir plus sur les demandes d'approbation dans vos flux de travail automatisés.

Comment l'automatisation rend votre équipe gagnante

Si vous souhaiter gagner du temps que vous pourrez consacrer au travail qui compte le plus, créez un des flux de travail ci-dessus et constatez les avantages par vous-même.

Et plus vous automatisez, plus les flux de travail automatisés peuvent être bénéfiques. Voici ce que nous a dit un participant à notre programme Early Adopter au sujet des effets immédiats que son équipe a connus :

« Pouvoir ajouter plusieurs hypothèses et actions au sein d'un flux de travail nous a permis de gagner beaucoup de temps lors de l'automatisation de notre processus d'approbation des contenus. Maintenant, nous sommes aussi plus motivés pour automatiser des solutions de bout en bout pour d'autres processus-clés. »   

Sean McDuffie

Gestionnaire de projets, Crain Communications

Tandis que votre équipe devient plus à l'aise avec les flux de travail automatisés, vous pouvez continuer à explorer des alternatives sophistiquées à vos tâches répétitives et manuelles. Regardez la vidéo ci-dessous afin de voir les flux de travail automatisés en action.