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Efficacité, visibilité et opérations plus intelligentes : les avantages de Smartsheet pour les chefs de projet
Il est rare qu’un chef de projet n’ait pas plusieurs problèmes à résoudre, des priorités à hiérarchiser ou des parties prenantes à gérer. Cette pression ne fait que croître alors que les entreprises britanniques s’efforcent de s’adapter au travail hybride et à un climat économique turbulent Mais si la complexité fait partie de la description de poste du chef de projet, le chaos n’est pas forcément de mise. Comme le révèle une récente étude d’impact économique de Forrester, Smartsheet peut aider les chefs de projet à débloquer toute une série d’avantages, en rendant les processus plus fluides et les résultats positifs plus faciles à atteindre.
Nous avons demandé à Forrester Consulting d’explorer The Total Economic Impact™ (l’impact économique total) des entreprises qui utilisent Smartsheet, et avons créé une organisation composite basée sur les réponses des clients interrogés pour illustrer les gains potentiels qui peuvent être constatés après avoir utilisé Smartsheet pendant une période de trois ans. Lisez la suite pour découvrir les avantages que les chefs de projet ont obtenus grâce à Smartsheet, qu’il s’agisse d’efficacité, de visibilité, de meilleure planification des ressources ou de récompenses financières, avec des témoignages de vrais utilisateurs sur la valeur qu’ils ont acquise.
Des processus plus efficaces
Des processus efficaces sont une composante essentielle d’un travail réussi. Smartsheet a aidé les chefs de projet que nous avons interrogés à rationaliser leurs flux de travail, à libérer un temps précieux grâce à l’automatisation, à communiquer plus efficacement et à donner aux équipes les moyens de respecter les délais. Comme l’a souligné un cadre supérieur du secteur des services professionnels : « Ce qui prenait trois heures est maintenant instantané. »
Grâce à Smartsheet, l’organisation composite a pu réduire de 80 % le temps consacré à la mise en place de projets, de portefeuilles et de programmes, tandis que les processus rationalisés ont permis de réduire de 75 % le nombre d’e-mails liés à la gestion du travail. Les gains de temps dus à des processus plus efficaces ont même aidé ceux qui n’utilisent pas directement Smartsheet à accomplir leurs tâches plus efficacement. L’importance de ce phénomène ne peut être surestimée, car une plus grande efficacité ne se traduit pas seulement par une augmentation de la valeur commerciale. En effet, l’étude de Forrester a révélé que la réduction des tâches administratives manuelles augmentait la satisfaction des travailleurs, les utilisateurs finaux pouvant se concentrer davantage sur les tâches importantes.
« Nous passons probablement moins d’un tiers du temps à créer ces outils et les résultats finaux sont sûrement cinq fois meilleurs. » – Chef de projet d’entreprise pour une organisation de logiciels informatiques
Gagner en visibilité
Regrouper les informations importantes en un seul endroit peut représenter un gain de temps considérable, par exemple en passant seulement dix minutes à la production de rapports de routine au lieu de deux heures. L’étude de Forrester montre que les entreprises interrogées qui utilisent Smartsheet ont gagné en visibilité et en transparence dans leurs processus de travail, ce qui fait gagner du temps aux responsables et aux dirigeants.
En tant que source de référence unique, l’information est accessible en un seul endroit, ce qui signifie que les chefs de projet ne perdent pas de temps à la rechercher ailleurs ou à chercher la dernière version. Des tableaux de bord et des feuilles actualisés en temps réel permettent de mieux comprendre le statut des projets, ce qui réduit de 50 % le temps consacré aux cycles de vérification.
« Maintenant… il suffit de mettre les données à un endroit où je peux les voir, et de les tenir à jour. Ce qui représente beaucoup moins de travail que d’essayer de courir après un groupe de personnes à la fin du trimestre. » – Responsable des opérations commerciales d’un fabricant de technologies
Des ressources plus intelligentes
La rapidité de livraison et la qualité des résultats dépendent de la manière dont les charges de travail sont gérées au sein des équipes. Une attribution inefficace des ressources peut retarder considérablement les délais d’achèvement des projets et avoir un effet tangible sur le bien-être des membres de l’équipe.
Avec Smartsheet, les chefs de projet peuvent s’assurer que le bon personnel est affecté aux bons projets et qu’il dispose de suffisamment de temps et de ressources pour les mener à bien. Selon Forrester, l’organisation composite qui a utilisé Smartsheet a économisé plus de 40 heures par employé par an, libérant ainsi 80 % du temps que les employés consacraient auparavant à affecter du personnel aux projets.
« Je pense que Smartsheet nous a permis d’être plus efficaces dans l’attribution du personnel ou des ressources, car j’ai une meilleure idée de la charge de travail de chacun. Je suis capable de voir exactement où ils en sont dans leur plan de projet, et de comprendre où ils ont des difficultés. » – Directeur d’une entreprise de logiciels de services financiers
Avantages financiers
Un bon processus peut faire toute la différence en ce qui concerne l’efficacité de gestion d’une organisation. Mais le test de la mise en œuvre de tout processus est de savoir s’il peut ensuite produire un rendement financier. Sur une période de trois ans, les avantages financiers de l’utilisation de Smartsheet dans l’entreprise composite de l’étude Forrester ont été estimés à :
- 1,1 million de dollars d’économies sur les coûts logiciels. Économies réalisées grâce à la possibilité de réduire le nombre d’autres outils technologiques et de licences invitées, ainsi qu’à la visibilité des feuilles de projet qui n’a pas nécessité d’investissements supplémentaires
- + 1,5 million de dollars de croissance des services professionnels. Augmentation des revenus grâce à l’efficacité des processus
- Réduction des coûts de développement de 996 000 dollars. Économies réalisées sur les coûts potentiels des fournisseurs tiers et du temps de développement
Résoudre les problèmes de gestion de projet pour toute entreprise
Pour prospérer dans le monde du travail moderne, les entreprises britanniques doivent s’adapter et étudier en permanence les possibilités de rendre les processus plus efficaces, d’autant plus que la récession imminente signifie que beaucoup d’entre elles réfléchissent déjà à la manière de faire plus avec moins. Comme l’a révélé l’étude de Forrester, Smartsheet dispose d’une série de fonctionnalités qui peuvent en faire un outil précieux pour résoudre les problèmes courants de gestion de projet et apporter une valeur ajoutée à l’entreprise.
« Smartsheet est performant parce que tout le monde s’enthousiasme pour les diverses fonctionnalités du logiciel et que chacun veut voir les cas d’utilisation des autres et partager les siens. Sa flexibilité et son adaptabilité en font un atout inestimable pour notre avenir, car nous savons que plus nous l’utiliserons, plus nous découvrirons et optimiserons de cas d’utilisation. » – Responsable des opérations commerciales d’un fabricant de technologies
Découvrez l’intégralité de l’étude Forrester : The Total Economic Impact™ de Smartsheet (l’impact économique total de Smartsheet).
