Les secrets d’un membre du programme Smartsheet Overachievers révélés : apprenez à faire évoluer vos initiatives les plus complexes

Note de la rédaction : en 2020, nous avons lancé un nouveau programme destiné à nos plus fervents ambassadeurs Smartsheet : Smartsheet Overachievers. Ce groupe d’élite parmi nos clients est non seulement composé d’experts en produits, mais aussi de pionniers, d’artisans du changement et de personnes qui privilégient les actes plutôt que la parole. Cet article est le huitième (et dernier) d’une série de billets de blog qui vous présentent notre tout premier groupe de passionnés, lesquels vous feront part de leurs réalisations, défis et conseils sur Smartsheet.

Rachel Schiele occupe un poste à responsabilités. En tant que directrice des services professionnels et de la réussite client, elle supervise l’équipe de mise en œuvre et la fonction d’intégration technique de son entreprise et de réussite client. En résumé ? Elle épaule les clients à chaque étape de leur relation avec Motus, un fournisseur de logiciels en tant que service (SaaS) qui aide les entreprises à gérer leur flotte de véhicules, à rembourser le kilométrage parcouru par leurs employés et à générer des informations commerciales exploitables en lien avec leurs opérations. 

Lorsque vous assumez des responsabilités professionnelles qui évoluent, vous avez besoin d’un outil capable de suivre le rythme. Rachel en a fait l’expérience avec Smartsheet, en s’appuyant notamment sur Control Center pour les déploiements automatisés et sur Bridge pour impulser les e-mails automatisés.  

S’immerger dans le travail dynamique  

Lorsque Rachel a pris la tête de l’équipe de mise en œuvre en 2018, son prédécesseur avait lancé un flux de travail via Smartsheet Control Center. En véritable passionnée, elle a sauté sur l’occasion.

« J’ai découvert les possibilités offertes par l’application lorsque j’ai pris la relève », explique-t-elle. « Je me suis énormément impliquée sur le plan tactique afin d’identifier la façon dont nous pouvions utiliser Control Center pour aider l’équipe à atteindre le niveau supérieur. »

Concernant la mise en œuvre, son équipe créait encore des plans de projet manuellement dans Excel, ce que Rachel a qualifié d’« affreux ». Elle a encouragé les membres de son équipe à adopter Smartsheet et elle leur a demandé de réfléchir à un moyen de mettre en œuvre davantage de fonctionnalités. 

« Nous nous sommes demandé si nous pouvions utiliser les alertes automatiques pour les rappels aux clients », explique-t-elle. « Comment utiliser les tableaux de bord et les rendre attractifs ? Je voyais ce que la plateforme pouvait apporter à l’équipe. »

Utiliser Control Center au profit de la croissance  

Lorsque l’équipe de mise en œuvre a dû définir le processus d’exécution sans augmenter les effectifs, Rachel a cherché une solution qui permette à l’équipe de tout faire : s’adapter, établir des rapports de manière efficace et offrir une expérience d’intégration optimale aux clients.

Cette solution consistait à associer le connecteur Salesforce dans Smartsheet et Control Center pour déployer les projets des clients. 

« Ce nouveau processus nous a permis de lancer tous les éléments nécessaires du plan de projet du client, de produire des rapports récapitulatifs pour la gestion et la direction, ainsi qu’un tableau de bord individualisé pour le client qui assure la transparence, le tout en deux minutes », explique Rachel.

« Mon équipe utilise Smartsheet pour être plus performante, car elle peut consacrer plus de temps aux clients. »

Très tôt, Rachel avait calculé qu’un an après la mise en œuvre de ce nouveau processus, l’entreprise aurait économisé l’équivalent du salaire d’un employé à temps plein. 

Construire une passerelle vers Smartsheet 

Le défi métier suivant était associé aux e-mails automatisés Salesforce de l’équipe. L’environnement est devenu un goulot d’étranglement et, une fois encore, la nécessité d’évoluer rapidement a conduit Rachel à examiner les possibilités offertes par Smartsheet. Elle a relevé ce défi grâce à Bridge, un outil introduit l’année dernière. 

Rachel a pu extraire de Salesforce les e-mails automatisés de l’équipe de mise en œuvre et les transférer dans Bridge grâce à l’utilisation d’une API avec SendGrid. Cela a permis à l’équipe de gagner du temps, mais également d’améliorer les processus plus rapidement. 

« Nous sommes mieux à même de nous approprier notre processus dans son intégralité et, par conséquent, d’accélérer la capacité de notre équipe à soutenir l’entreprise au fur et à mesure que [Motus] ajoute des produits et des services nécessitant un appui à la mise en œuvre », déclare-t-elle.

Lorsque Rachel ne se consacre pas à la stimulation de la croissance de son entreprise, au développement des membres de son équipe ou à ses deux magnifiques enfants, elle aime courir, lire ou voyager. 

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