Les membres du programme Smartsheet Overachievers changent de cap et trouvent de nouveaux moyens de faire avancer les projets pendant la pandémie

Note de la rédaction : en 2020, nous avons lancé un nouveau programme destiné à nos plus fervents ambassadeurs Smartsheet : Smartsheet Overachievers. Ce groupe d’élite parmi nos clients est non seulement composé d’experts en produits, mais aussi de pionniers, d’artisans du changement et de personnes qui privilégient les actes plutôt que la parole. Cet article est le cinquième d’une série de billets de blog qui vous présentent notre tout premier groupe de passionnés, lesquels vous feront part de leurs réalisations, défis et conseils sur Smartsheet.

De nombreuses personnes ont dû repenser leur façon de travailler et s’adapter à une nouvelle réalité suite aux événements de l’année dernière.

Jennifer Greenough et Deanna Vandermeer, membres du programme Smartsheet Overachievers, n’ont pas fait exception à la règle, même si leurs carrières respectives ont été particulièrement touchées par les bouleversements liés à la pandémie.

Deanna intervient dans plus de sept départements différents pour le Mesa County Valley School District 51, un district scolaire public K12 de Grand Junction, dans le Colorado.

Quant à Jennifer, elle est responsable de la gestion des projets et du portefeuille du Centre pour l’innovation et l’accès aux vaccins de PATH (CVIA), une équipe mondiale de pionniers qui travaillent à l’instauration de l’égalité en matière de santé afin que tous les individus et toutes les communautés puissent prospérer.

Bien que la pandémie de COVID-19 ait bouleversé leurs journées de travail, elles sont non seulement parvenues à poursuivre leurs efforts, mais aussi à développer leurs activités.

Avant la pandémie

Une fois sa maîtrise en administration des affaires en poche, Jennifer s’est impliquée dans une pépinière d’entreprises basée à Seattle et a fait la rencontre de Mark Mader, PDG de Smartsheet, lors d’une présentation. Marquée par cette expérience et alors que PATH, son futur employeur, devait choisir un outil PPM, Jennifer a repensé à cette rencontre. Suite à un processus d’évaluation rigoureux et à une période d’essai, l’organisation a démarré avec 20 utilisateurs sous licence dont le nombre s’élève aujourd’hui à plus de 200.

Deanna explique qu’elle a toujours eu pour objectif de créer autant de ressources que possible, non seulement pour elle, mais aussi pour tous les départements de son district. « Une fois conquise par Smartsheet, j’ai découvert que je ne pouvais plus m’en passer », explique-t-elle. En peu de temps, elle passait ses nuits et ses week-ends à regarder des vidéos, à lire des articles d’aide et à suivre des cours dans l’Université Smartsheet.

À l’issue de sa période d’essai gratuite, Deanna a élaboré une proposition fondée sur des preuves à l’intention de la direction. Elle s’est également assuré le soutien de son service informatique et de ses directeurs exécutifs en démontrant, et non en expliquant, la valeur de Smartsheet. Enfin, après que le district a acheté la solution, elle s’est concentrée sur la formation et l’assistance aux nouveaux utilisateurs sous licence, tâches qu’elle assume encore aujourd’hui. « Je veux qu’ils sachent qu’ils peuvent compter sur moi », explique-t-elle.

Rendre le travail dynamique

La volonté de Deanna d’aider les autres s’est renforcée au début de l’année 2020, lorsque, à l’image de nombreuses écoles, le district a dû passer brusquement à un modèle en ligne. Alors que les professeurs et les élèves étaient à la maison, Deanna a utilisé Smartsheet pour élaborer un processus permettant aux enseignants de demander une assistance en ligne.

« J’ai développé cet outil à l’aide de DataMesh, qui permettait de mettre en lien les enseignants avec la bonne personne chargée de l’assistance grâce à l’automatisation », dit-elle.c « Par exemple, nous pourrions facilement mettre en relation un professeur de mathématiques au collège avec un spécialiste de ce type de contenu. »

Deanna a très probablement atteint son objectif visant à aider les autres étant donné que son département RH a développé un tableau de bord qui partage le suivi du COVID-19 pour la région.

« Smartsheet fait partie de ma vie. C’est la première chose que j’ouvre et la dernière que je ferme le soir. »

Pour Jennifer, la capacité de PATH à répondre rapidement aux menaces actuelles et futures pour la santé a été mise à l’épreuve lors de la migration en ligne de 2020. Avant la pandémie, son équipe gérait des projets dans le monde entier. Le COVID-19 ayant interrompu les essais cliniques et mis fin aux déplacements, les projets étaient en pause. Comment changer de cap et réaffecter les ressources tout en ayant un impact sur la pandémie ?

En constituant une équipe d’initiative COVID-19 et en mettant en œuvre une solution Control Center, y compris un outil de suivi et d’évaluation pour les nouveaux financements, le tout avec Smartsheet.

« Tous les membres de notre organisation bénéficiaient d’un accès en temps réel et nous avons activé les notifications sur la feuille. Nous avons ainsi pu échanger rapidement les informations et prendre des décisions sur les opportunités au moment opportun afin de nous concentrer sur les projets les plus significatifs pour notre mission. »

Perspectives d’avenir du travail

« Ma priorité pour l’avenir est de veiller à ce que les personnes disposent des informations dont elles ont besoin pour travailler », déclare Jennifer en se projetant vers le reste de l’année 2021 et au-delà. Jennifer et Deanna s’accordent toutes les deux à dire que les nouveaux utilisateurs de Smartsheet ne doivent pas hésiter à demander de l’aide.

« Ne restez pas dans votre coin trop longtemps », déclare Jennifer. « Bien que beaucoup d’entre nous privilégient les actes à la parole, n’hésitez pas à faire appel à la communauté Smartsheet ou à votre expert interne si vous en avez un. »

Deanna est tout à fait d’accord et encourage les nouveaux utilisateurs à faire des essais. « N’appréhendez pas Smartsheet comme une feuille de calcul de plus. C’est un guichet unique pour tous vos besoins. »

« Je vous garantis que vous serez en mesure de travailler plus rapidement et plus efficacement avec Smartsheet. »

En attendant que les effets de la pandémie s’atténuent, Jennifer profite d’activités en plein air avec sa famille telles que la course à pied, la randonnée, le ski et son jardin. Deanna a hâte de retourner au cinéma et de visiter Disneyland avec ses petits-enfants. Espérons que cela sera possible dans un avenir proche.

Faites la connaissance des autres membres du programme Smartsheet Overachievers et rejoignez la communauté Smartsheet pour bénéficier des conseils de passionnés comme Deanna et Jennifer.