L’IA générative pour améliorer les performances des utilisateurs de Smartsheet

 

Ces derniers temps, l’intelligence artificielle fait souvent la une. Chez Smartsheet, nous exploitons depuis longtemps déjà l’IA pour aider nos clients et avons hâte d’utiliser ces nouveaux outils d’« IA générative », tels que ChatGPT et DALL-E, afin d’accroître l’efficacité et la créativité de nos clients, et d’éliminer de nombreuses tâches manuelles associées au travail collaboratif. Dans cet article, je vous parlerai de la manière dont nous abordons l’IA et notamment ses nouvelles formes. 

Pour Smartsheet, résoudre les problèmes des clients à l’aide de l’IA n’est pas une idée nouvelle. Nos clients en profitent déjà au quotidien, que ce soit grâce à l’IA de recommandation générant les « éléments suggérés » de notre page d’accueil ou l’IA de reconnaissance d’images avancée se chargeant d’extraire toutes sortes d’informations des images de Brandfolder, la plateforme de gestion des ressources numériques de Smartsheet. Nous créons même des modèles d’IA personnalisés pour nos clients afin de détecter automatiquement des éléments tels que les logos, rendant ainsi leurs processus de contenu encore plus efficaces. 

Pour nous, la nouveauté réside donc dans les puissants modèles d’IA, appelés modèles de fondation, pouvant générer du contenu quasiment impossible à distinguer de contenus créés par des humains. Grâce à leur capacité à générer du contenu, ces modèles de fondation définissent une nouvelle ère pour l’IA en aidant les humains à réaliser un grand nombre de tâches plus efficacement que jamais.  

 

 

Pour interagir avec ces modèles, il suffit de parler ou de saisir du texte. Les utilisateurs peuvent par exemple demander à ces modèles de rédiger le titre d’un article de blog à propos de Smartsheet ou de créer une image de panda portant une combinaison spatiale. Tout ceci est alors généré comme par magie. Ci-dessous, voici le résultat obtenu avec un modèle de l’entreprise OpenAI. 

 

 

Comme vous pouvez l’imaginer, ces outils renferment un grand potentiel. Nous songeons aux millions de façons dont ils pourraient révolutionner la manière dont les gens travaillent, créent et collaborent. De plus, il est clair que nos clients et nos partenaires découvrent déjà l’étendue des possibilités offertes par ces outils. Certains d’entre eux utilisent ChatGPT pour suggérer des formules avancées et plusieurs de nos partenaires, tels qu’Achievan et AMX, créent des intégrations basées sur ChatGPT dans Smartsheet. L’un de nos clients nous a même montré comment il utilise ChatGPT pour rédiger des modules JavaScript personnalisés afin que Bridge by Smartsheet lui offre des flux de travail plus élaborés pour son activité. ChatGPT compose même la documentation des codes qu’il rédige !

Vous l’aurez compris, ces nouveaux outils nous enthousiasment autant que vous. Toutefois, comme pour n’importe quelle innovation, il est préférable de s’appuyer sur certains principes pour nous guider dans leur utilisation, afin d’exploiter leurs possibilités au mieux et d’éviter d’éventuels pièges. Nous avons adopté plusieurs principes directeurs afin d’encadrer le développement de nouvelles fonctionnalités pour Smartsheet, basées sur l’IA :

• Conserver nos valeurs : tout d’abord, nous exploiterons l’IA de manière éthique. Autrement dit, nous ferons en sorte d’attribuer correctement le contenu au fil de sa création, afin d’éviter que l’IA n’automatise les biais humains. 
• Préserver la confiance des clients : nos clients comptent sur nous pour protéger leurs données et agir de manière transparente en toutes circonstances. Nous ne mélangerons pas les données des clients et annoncerons clairement que nous avons recours à une IA le cas échéant. 
• Permettre aux humains d’aller plus loin : notre mission première est de donner à chacun la possibilité d’opérer des changements significatifs. L’IA est idéale pour aider les gens à se montrer plus créatifs, inventifs et actifs. En outre, notre objectif est de réduire considérablement le nombre de tâches rébarbatives et répétitives pour mieux laisser libre cours au potentiel humain.
• Se concentrer sur les clients : un vieil adage dit « Tout ressemble à un clou pour qui ne possède qu’un marteau ». Notre objectif est de déterminer de quelle manière l’IA pourrait être utile à nos clients, sans perdre de vue leurs objectifs. Nous n’allons pas simplement exploiter l’IA parce qu’il s’agit de la nouvelle technologie en vogue. 
• Être unique : j’ai le pressentiment qu’une myriade de chatbots seront ajoutés aux produits dans un avenir proche. Nous prévoyons de concentrer notre énergie dans des domaines où Smartsheet peut offrir à ses clients une valeur ajoutée unique et exceptionnelle. 

Maintenant que ces principes sont énoncés, laissez-moi vous donner un aperçu de quelques domaines dans lesquels nous investissons pour vous aider, vous et votre organisation, à travailler de manière plus efficace et créative. Car notre ambition est tout simplement d’éliminer les tâches ennuyeuses afin que vous puissiez vous concentrer sur ce que les humains sont les seuls à pouvoir réaliser. 

Une assistance personnalisée

Smartsheet est une plateforme performante qui vous permet de réaliser des choses incroyables. Parfois, vous aimeriez néanmoins avoir un expert qualifié sous le coude pour lui poser des questions précises telles que « Comment écrire une formule me permettant d’amortir les dépenses en capital d’un budget ? Quel est le meilleur moyen de suivre un projet de construction ? Comment intégrer des données de SAP à Smartsheet ? »

Afin de pouvoir répondre à ces questions n’importe où dans Smartsheet, nous investissons dans des modèles tels que ChatGPT. Imaginez un assistant Smartsheet personnel répondant à vos besoins précis, partout et à tout moment. C’est ce que nous espérons concevoir grâce à l’IA. 

Au fil du temps, nous prévoyons d’intégrer en profondeur ce type de technologie d’assistance pour que vous n’ayez plus à demander à l’IA « Comment faire ? », mais « Fais-le pour moi ». Par exemple, nous imaginons une IA capable de personnaliser une formule en fonction des données de votre feuille actuelle et de la modifier directement, sans que vous ayez à le faire manuellement. Nous voudrions également permettre à cette technologie d’échanger avec vous sur les besoins propres à votre processus et de créer une solution personnalisée pour y répondre, afin que vous puissiez commencer à travailler sans attendre. 

Les acteurs du monde de la technologie promettent ce genre de solutions depuis l’époque de Microsoft Clippy, il y a près de 30 ans… Nous pensons que les nouveaux modèles seront enfin capables de livrer des résultats. L’élément primordial pour y arriver est de préserver la confiance des clients en leur indiquant clairement qu’ils travaillent avec l’IA lorsque c’est le cas. Nous devons également former une boucle de rétroaction constante afin de savoir quand nous tapons juste ou quand nous pouvons rendre l’intégration plus fluide.

 

 

Utiliser le contenu de manière créative grâce à l’imagerie générative 

À l’ère du numérique, le contenu joue un rôle majeur dans la façon dont les entreprises se présentent à leurs clients. Les utilisateurs de Smartsheet qui emploient du contenu pour créer de jolis tableaux de bord, élaborer des campagnes ou personnaliser des modèles doivent avoir librement accès aux outils pour ne pas demander en permanence à un concepteur de leur façonner ces contenus. 

Des modèles tels que DALL-E 2 sont dotés de fonctionnalités de génération d’image à image permettant aux créateurs de contenu de réaliser des tâches simples liées aux images, sans l’aide d’un concepteur. Ainsi, les équipes créatives gagnent du temps, à raison de plusieurs milliers d’heures par an, et les utilisateurs qui ont besoin de ces contenus les obtiennent plus rapidement. 

Une expérience de contenu unifiée, en plein écran, qui permet aux clients de vérifier, de redimensionner et de convertir un fichier, ou d’effectuer de petites modifications grâce à l’IA, peut aider les équipes à travailler plus efficacement : 

Supprimer l’arrière-plan d’une image de produit.

 

 

Modifier les détails d’une image en saisissant une demande textuelle, par exemple « ajouter des bâtiments au premier plan ».

 

 

Modifier les couleurs et les tons d’une image pour correspondre au style d’une marque précise.

 

 

Créer de nouvelles images à partir d’images existantes grâce à l’IA générative, en transférant facilement un élément d’une image vers d’autres, réelles ou générées.

 

 

Cela dit, les images générées par IA ont fait l’objet de nombreuses controverses. Nos principes fondamentaux nous guideront donc dans l’utilisation de ce type de technologie. Notre objectif est de permettre virtuellement à n’importe quel utilisateur de modifier rapidement des images existantes, sans avoir à déranger un concepteur pour les améliorer ou les remanier. Nous ne parlons pas ici de créer des images totalement nouvelles à partir de rien. Nous étudions la manière d’exploiter ces puissants outils pour créer des visuels de marque prêts à l’emploi et personnalisés pour vos ressources numériques, afin que vous soyez toujours au-devant de la scène. 

Booster les flux de travail grâce à l’IA et aux formules

 

 

Les clients me font continuellement part de leur nécessité à travailler avec du contenu non structuré pour soutenir le travail de leur entreprise. Par exemple, lorsqu’ils ont une feuille remplie de dates hétérogènes basées sur des saisies de données manuelles, ou plusieurs demandes de commande copiées depuis des e-mails. Dans ce cas, ils ont besoin d’une méthode efficace pour extraire ces informations de saisie brutes (un ensemble de dates cohérentes, dans un format précis, ou une liste de noms de produits et de quantités). 

À l’inverse, certains disposent d’une feuille avec des colonnes remplies d’informations à propos de nouveaux produits et doivent transformer ces données brutes en une liste de descriptions de produits ne dépassant pas 150 mots. Peut-être qu’il leur faut aussi traduire cela en différentes langues. 

Parfois, les informations se trouvent déjà dans la feuille. D’autres fois, elles sont dissimulées parmi les centaines de millions de pièces jointes chargées sur Smartsheet chaque année. Quoi qu’il en soit, elles représentent un trésor que les clients veulent pouvoir dénicher et utiliser pour apporter des changements significatifs.

Nous voyons là une grande opportunité de combiner la puissance des formules Smartsheet avec l’IA pour donner vie à ces scénarios. Nous travaillons par exemple sur l’utilisation des formules Smartsheet pour analyser le contenu d’une cellule, extraire des numéros de téléphone d’un texte brut, ou encore convertir un texte en différentes langues et le résumer en 150 mots. 

De même, vous pourrez écrire une formule capable d’analyser le contenu de plusieurs cellules afin de générer une ébauche de description de produit, pour un seul article ou un millier à la fois. 

Bref, vous voyez le tableau. Il s’agit là de quelques exemples uniquement. Les possibilités sont infinies. En associant les formules performantes de Smartsheet et la capacité de l’IA à extraire des informations et créer du contenu, nous offrirons une multitude d’opportunités pouvant simplifier considérablement de nombreuses tâches courantes.

Synthétiser et partager des informations

 

 

Une très grande part du travail de nos clients repose sur une communication harmonieuse avec les membres de leurs équipes et les parties prenantes. Le rapport que nous avons publié récemment, intitulé L’avenir de la gestion du travail, a révélé que lorsque les collaborateurs n’ont pas de visibilité sur les projets, 37 % d’entre eux produisent des doublons de travaux effectués, 27 % finissent par rejeter des travaux superflus ou peu pertinents, et 23 % se retrouvent à envoyer des informations inexactes ou obsolètes. 

Nous serions ravis d’éliminer les e-mails de rappel ou les réunions d’avancement en renvoyant tout le monde vers le tableau de bord, mais, dans la réalité, il est parfois nécessaire de résumer l’avancée d’un projet pour maintenir la visibilité.

Dans cette optique, synthétiser les informations est l’un des domaines dans lesquels excellent les grands modèles de langage. Nous cherchons des moyens d’utiliser ces modèles pour étudier un projet et fournir diverses informations à son sujet. 

Par exemple, imaginons que vous deviez produire un résumé de toutes les décisions clés ayant été prises dans la rubrique de discussion d’une feuille, ou rédiger et envoyer un e-mail à toutes les personnes ayant du travail à rendre cette semaine. Pour vous permettre d’y parvenir sans avoir à réaliser d’action manuelle, nous étudions une façon d’extraire les informations structurées issues de vos projets, de vos programmes et de vos processus. L’idée est que l’IA vous permette de mieux comprendre ces données et de les communiquer plus facilement aux autres intervenants. 

Notre futur avec l’IA

Nous sommes dans la première phase de ce qui s’annonce comme une transformation majeure des solutions que nous pouvons offrir avec l’IA générative. Il reste encore tant à apprendre de la manière d’utiliser cette technologie, et de la rendre fiable et abordable. C’est une période très stimulante pour Smartsheet et ses clients. 

À mesure que nous progresserons, vous commencerez à voir les nouvelles méthodes d’IA générative faciliter votre travail dans Smartsheet. Bien sûr, nous n’oublierons pas de vous tenir informés lorsque ces changements se produiront. Nous serions également ravis de connaître votre avis. Je vous invite donc à rejoindre la communauté Smartsheet pour échanger de manière plus approfondie sur le futur de Smartsheet et l’IA générative. Vous pourrez également contribuer plus activement à notre avenir à partir d’avril.

Merci,
Ben Canning
Vice-président directeur en charge de la gestion des produits