Comme les entreprises cherchent à se développer en maximisant les rendements tout en réduisant les coûts, les mots « efficience » et « efficacité » sont souvent utilisés de manière interchangeable. Mais ils ne signifient pas la même chose. Les innovations techniques, telles que l’automatisation, facilitent plus que jamais la mise à l’échelle rapide, mais il n’a jamais été aussi important de comprendre la distinction entre ces deux notions et la façon dont chacune peut aider votre organisation à accomplir plus.
« Faire les choses bien » comparé à « Faire ce qu’il faut »
« L’efficience consiste à faire les choses bien, tandis que l’efficacité consiste à faire ce qu’il faut, » a déclaré Peter Drucker, souvent présenté comme le « Père de la gestion moderne ». Alors que l’amélioration de l’efficience consiste à faire les choses plus rapidement, en utilisant moins de ressources et en moins d’étapes, l’efficacité signifie aligner les améliorations apportées à la façon de travailler sur les objectifs de haut niveau de l’entreprise. Prôner l’efficacité à tout prix est inutile : il faut augmenter l’efficience, ce qui nécessite d’adopter une approche plus ciblée et stratégique.
Mesurez ce qui fait bouger les choses
Une part d’une approche plus stratégique consiste à définir clairement comment mesurer l’efficience.Notre capacité à quantifier tout et n’importe quoi, du nombre de pas que nous faisons dans une journée à la valeur exacte de chaque commentaire et de chaque mention « j’aime » qu’une publication obtient sur les réseaux sociaux de l’entreprise, a rendu les organisations hyperfocalisées sur les données et les mesures. Mais ce n’est pas parce que nous pouvons tout mesurer que nous devrions le faire. Pour en dégager de réelles valeurs, les entreprises doivent mesurer les éléments adéquats.
Pourtant, elles ont du mal à trouver comment mesurer ce qui compte. Alors que la majorité des entreprises considèrent que leurs décisions sont basées sur les données, une enquête mondiale, menée par MIT Sloan Management Review, a révélé qu’un quart seulement des cadres supérieurs s’’accordent à dire que les indicateurs clés de performance fonctionnels qu’ils suivent s’alignent sur les objectifs stratégiques de leur organisation.
Ce n’est pas que les entreprises ne se concentrent pas sur les chiffres, mais beaucoup ne prêtent pas attention aux métriques appropriées ou n’utilisent pas leurs découvertes de manière significative. Près de 30 % des 3 200 participants à l’enquête du MIT Sloan ont déclaré que les indicateurs clés de performance de leur organisation influençaient leur approche, soit dans une certaine mesure, soit de façon minime, soit pas du tout.
À l’inverse, les entreprises qui ont réussi à aligner leurs chiffres sur leurs objectifs ultimes ont trouvé la recette secrète : « Ce qui distingue les entreprises de premier plan, ce n’est pas tant le nombre de métriques qu’elles suivent, mais la façon dont elles les utilisent pour mieux attirer les clients, et ainsi développer leurs activités », concluent les auteurs.
Gagner en efficacité, améliorer l’efficience
Bien qu’elles soient différentes, les notions d’efficacité et l’efficience ne s’excluent pas mutuellement. En se concentrant sur la création de moyens d’efficience adaptés, les entreprises peuvent stimuler l’efficacité en même temps. Trouver ce point idéal nécessite trois éléments primordiaux :
1. La stratégie. Si l’efficacité est obtenue en apportant des améliorations aux éléments pertinents pour atteindre les objectifs de l’organisation, alors la première étape consiste à définir ces objectifs. Dans la planification stratégique, les entreprises identifient leurs objectifs spécifiques et créent une feuille de route pour les atteindre. Cette planification doit constituer l’épine dorsale de toutes les initiatives de l’entreprise. Elle doit tenir compte de la vision, des besoins, des ressources et d’autres facteurs de l’entreprise. Les stratégies peuvent être appliquées à grande échelle, englobant l’ensemble de l’organisation, ou développées pour des équipes et des services spécifiques. Il est important que les stratégies à plus petite échelle s’alignent tout de même sur les objectifs généraux de l’entreprise.
2. Les métriques. Une fois que l’organisation a défini ses objectifs et créé une stratégie, il est essentiel de déterminer comment mesurer l’efficacité de votre plan. Identifiez les points de données qui vous montreront si les résultats de vos initiatives correspondent à vos objectifs. Pour déterminer les métriques à surveiller, demandez-vous ce que chaque indicateur vous apportera. Les indicateurs clés de performance exacts varieront en fonction de ce que vous souhaitez accomplir, mais il est important de trouver ceux qui vous montreront si le travail effectué aide votre équipe et votre organisation à atteindre ses objectifs.
3. L’engagement. Une fois que vous aurez décidé de ce que vous voulez faire et de la manière de vous assurer que vous êtes sur la bonne voie, le prochain défi sera le suivi. Cela signifie qu’il faut s’assurer que chacun comprenne les objectifs de l’organisation, ainsi que son rôle dans leur réalisation. Engagez-vous à doter votre organisation des outils dont les employés ont besoin pour mesurer leur progression, tels que l’accès aux données en temps réel, à des informations faciles à interpréter, et à une visualisation claire des données. Utilisez ensuite ces informations pour effectuer des évaluations et des ajustements continus. Conjointement, ces outils vous permettront non seulement d’accroître l’efficience de votre entreprise, mais aussi de devenir plus efficace, simultanément.
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