Transformer les opérations informatiques grâce à l’automatisation

L’automatisation compte parmi les priorités des dirigeants opérationnels, en particulier les responsables des opérations informatiques qui doivent gérer un environnement complexe et évolutif en proie à des perturbations numériques et un déferlement de données. La simplification des flux de travail informatiques à travers l’automatisation présente d’énormes avantages, du fait que les équipes informatiques doivent effectuer de nombreuses tâches répétitives qui alimentent la dette technique au fil des années.

Les opérations informatiques affichent un sérieux potentiel d’automatisation. Malheureusement, cette automatisation est généralement fragmentaire, déconnectée et dissociée de toute stratégie commerciale. S’il est plus logique de relier l’automatisation aux résultats commerciaux, il s’avère que de nombreuses organisations se lancent dans l’automatisation avant de réfléchir aux avantages potentiels que leur entreprise peut en tirer. L’automatisation en tant qu’outil tactique ne présente qu’une faible valeur et la plupart des organisations ne se préoccupent pas de sa prise en charge.

Par ailleurs, certaines de ces organisations informatiques n’ont même pas créé de processus et de flux de travail unifiés qui tireraient parti de l’automatisation.

Le défi de la direction des systèmes d’information

Selon un récent rapport, 68 % des entreprises n’ont tiré aucun bénéfice de leurs initiatives numériques, ce qui fait exercer une pression supplémentaire sur les directeurs des systèmes d’information (DSI), qui doivent démontrer la plus-value de ces programmes. Pour assurer le succès de la transformation numérique initiée par le service informatique, ils doivent constituer des équipes plus solides, gérer plus efficacement les capacités et créer un modèle de livraison dynamique capable de s’adapter rapidement à l’évolution des objectifs et des résultats clés. Grâce à l’automatisation, les services informatiques peuvent gagner en rapidité et en agilité afin de répondre aux nouvelles attentes d’un environnement de travail en pleine transformation.

Cas d’utilisation de l’automatisation dans le cadre de la gestion de projets informatiques

Il existe des dizaines de cas d’utilisation de l’automatisation dans le domaine de l’informatique : gestion des pipelines, planification des capacités, création et suivi des projets, documentation, conformité, etc.

1. Orchestration de pipeline : centralisez et automatisez les demandes de travail avec une visibilité en temps réel sur les backlogs et la gestion des approbations, afin de garantir que le pipeline informatique continue d’avancer même en cas de saturation.

2. Planification des capacités : cette démarche implique principalement la mise en œuvre d’une surveillance automatisée de l’ensemble du parc informatique pour suivre l’utilisation des ressources. L’automatisation peut également simplifier l’intégration et le départ du personnel informatique, ainsi que la réaffectation des ressources entre les différents projets.

3. Création de flux de travail/projet : la vitesse des projets informatiques peut submerger même les chefs de projet les plus expérimentés. C’est pourquoi l’utilisation de modèles pour créer des flux de travail et des plans d’action communs afin d’automatiser la création de projets peut assurer cohérence et rapidité là où les efforts manuels ne suffiraient pas.

4. Suivi des projets : l’utilisation de déclencheurs basés sur des événements pour garder le contrôle des échéances, de l’avancement, des tâches à risque et des rapports automatisés peut considérablement réduire le temps passé sur chacun de ces aspects.

5.  Documentation : l’utilisation de modèles pour créer des documents clés ainsi que planifier et suivre des projets peut réduire la quantité d’efforts manuels appliqués au contrôle des versions, à la planification et à la création de rapports.

6. Conformité : les exigences de conformité des entreprises évoluent constamment, ce qui fait du suivi et de la documentation de la conformité un processus aussi complexe que fastidieux. La création d’un processus opérationnel automatisé et entièrement intégré à des fins de surveillance continue et de reporting peut aider les organisations à éviter toute non-conformité.

Comment se lancer dans l’automatisation ?

L’IA est au cœur des préoccupations de la plupart des DSI, car elle aide les entreprises à tirer parti des modèles de données et de l’apprentissage automatique pour utiliser les informations et analyses prédictives afin d’améliorer les processus. Cependant, compte tenu des investissements importants requis pour orchestrer les processus basés sur l’IA, l’automatisation low-code reste privilégiée, car elle étend les possibilités de ceux qui créent et déploient des flux de travail et des projets.

Smartsheet propose diverses options low-code pour automatiser de nombreuses tâches de gestion de projets et de programmes. En voici quelques-unes :

1. Créer des flux de travail automatisés

Les flux de travail automatisés s’apparentent à une chaîne d’assemblage numérique. Vous pouvez les créer dans Smartsheet à partir de zéro ou à l’aide d’un modèle personnalisé. Placez ensuite les déclencheurs, les conditions et les actions entre un bloc de départ et un ou plusieurs blocs d’arrivée. Par exemple, vous pouvez définir des déclencheurs tout au long d’un projet pour alerter les personnes lorsque des tâches spécifiques leur sont attribuées ou à l’approche de jalons, ou même pour suivre et rendre compte de l’avancement.

2. Personnaliser les flux de travail

Des conditions peuvent être ajoutées aux flux de travail pour créer un filtre lié à un chemin d’action spécifique (envoi d’un e-mail automatisé à une ou plusieurs personnes lorsqu’une certaine date est atteinte pour une tâche, par exemple).

3. Créer des alertes Smartsheet

Des alertes et des rappels peuvent être ajoutés à un nouveau flux de travail ou à un flux de travail existant pour informer les individus et s’assurer qu’ils obtiennent les bonnes informations au bon moment. Les alertes sont réactives, car elles informent les personnes lorsqu’une action se produit. Les rappels sont proactifs et visent à tenir vos équipes informées des dates et des jalons importants (soumission des documents requis dans le cadre d’un audit de conformité à venir, par exemple). Ces alertes peuvent être récurrentes (quotidiennes, hebdomadaires ou personnalisées) en fonction de la proximité de la date de fin de la tâche concernée.

4. Créer des projets et des programmes

Tirez parti de la boîte à outils de modèles, qui comprend une feuille de métadonnées, une feuille de métriques et un plan de projet, permettant d’approvisionner automatiquement les projets sans avoir à tout créer à partir de zéro. Vous pouvez le faire au niveau du programme où sera automatiquement créé un espace de travail composé de tableaux de bord de programme, de feuilles de prise en charge et récapitulatives et de modèles sources de plan d’action. La création d’un programme entraîne également la création d’une WorkApp de portefeuille qui permet de rendre compte de tous les projets relevant de ce programme. Même si les demandes de projet proviennent de systèmes tiers, tels que Jira ou ServiceNow, la création de projets peut se faire en toute transparence dans Smartsheet.

5.  Créer des rapports

Il existe plusieurs options permettant de créer des rapports avec Smartsheet. N’oubliez pas que tous les rapports sont automatisés. Des rapports peuvent être créés au niveau d’une tâche granulaire (par exemple, chaque ligne est une tâche, ce qui fait qu’un rapport de ligne peut être créé) ou au niveau du programme/portefeuille (à l’aide d’un regroupement et d’un récapitulatif des données contenues dans plusieurs feuilles). Les rapports peuvent également être sélectionnés en fonction du profil de l’utilisateur.

Prêt à automatiser vos projets et programmes informatiques ?

Il est temps de corriger les inefficacités des processus, d’automatiser les tâches répétitives et de se concentrer sur le travail essentiel à l’aide d’une plateforme d’automatisation fiable et basée sur des règles. La gestion de programmes importants et complexes avec un nombre limité de ressources peut sembler fastidieuse. Cependant, vous pouvez utiliser l’automatisation pour favoriser la visibilité opérationnelle en temps réel sur l’ensemble de la chaîne de ressources afin de répondre à la demande. Aidez vos équipes à devenir agiles dès aujourd’hui et à répondre à l’évolution des besoins de l’entreprise. Découvrez-en davantage sur l’utilisation de l’automatisation dans Smartsheet.