Article
Rationaliser les flux de documents directement dans Smartsheet, grâce à la nouvelle intégration DocuSign
Je suis heureux de vous annoncer que la nouvelle intégration DocuSign, la plateforme leader de signatures électroniques, est désormais disponible dans Smartsheet, pour tous les clients des forfaits Entreprise et Premier.
Chaque jour, les documents jouent un rôle crucial dans la formalisation et la finalisation des processus commerciaux. Conclure une vente, embaucher un employé, renouveler un contrat, etc. cela implique de compléter et de signer des documents, et ce, au plus vite.
Mais ces processus incontournables nous font souvent perdre du temps lorsqu’il s’agit de faire progresser de telles tâches. La préparation et la signature de documents personnalisés sur des plateformes déconnectées sont des procédures chronophages et sujettes aux erreurs coûteuses, en particulier lorsque le nombre de documents croît. Une fois les documents prêts à être signés, il est difficile de suivre leurs différents statuts et d’agir rapidement.
Grâce à l’intégration DocuSign, vous pouvez désormais créer des documents importants, les envoyer à faire signer et suivre leurs statuts en toute transparence, le tout à partir de Smartsheet. Vous gagnez du temps, réduisez les coûts et évitez les erreurs, pour, en fin de compte, faire progresser vos activités.
Créer et envoyer des documents personnalisés en quelques minutes
L’intégration DocuSign, désormais disponible dans notre outil de création de documents, combine deux entrées : un modèle DocuSign existant et les données de votre feuille, afin de créer et envoyer des documents personnalisés pour chaque ligne. Après avoir sélectionné l’un de vos modèles, vous l’associez aux champs de votre feuille pour attribuer des rôles de signature et de personnaliser le contenu.
Imaginons par exemple que j’utilise une feuille me permettant de suivre les candidatures à un poste donné. Je souhaite alors utiliser l’intégration pour générer rapidement des contrats de travail pour les profils retenus. J’affecte les rôles de signature de mon modèle de contrat aux colonnes de contacts « Candidat » et « Responsable du recrutement » de ma feuille de suivi. Puis je récupère d’autres champs personnalisés de la feuille, tels que « Rôle », « Salaire » et « Date de début ».
Grâce à l’assistant pas à pas et à l’interface intuitive de type « glisser-déposer » de l’outil de création de documents, la mise en correspondance du modèle ne prend que quelques minutes.
Vous pouvez ensuite utiliser chaque mise en correspondance à l’infini pour générer et envoyer rapidement des versions personnalisées, pour un maximum de 100 lignes de votre feuille en simultané (ou les ajouter à votre dossier des brouillons DocuSign pour procéder à leur vérification et à leur modification finale). Suivez quatre étapes simples pour y parvenir :
- Sélectionnez les lignes
- Ouvrez l’outil de création de documents
- Cliquez sur le bouton « Générer » à côté de votre mise en correspondance
- Choisissez « Envoyer avec DocuSign »
L’outil de création de documents crée une enveloppe personnalisée pour chaque ligne et la transmet à DocuSign pour qu’elle soit envoyée en signature. Une fois le document signé par toutes les parties, une copie complète est automatiquement jointe à la ligne pertinente de votre feuille. Le document est ainsi conservé en tout sécurité et accessible rapidement.
Visibilité accrue et action plus rapide grâce aux statuts en temps réel
Sans effort supplémentaire, vous pouvez également suivre le statut de signature de chaque document directement dans votre feuille. Il suffit d’activer le suivi dans l’assistant de l’outil de création de documents pour que Smartsheet ajoute une colonne spéciale à votre feuille.
Lorsque les statuts sont mis à jour dans DocuSign, la colonne de suivi reflète immédiatement ces changements. Grâce aux rapports d’avancement et aux tableaux de bord, vous et vos collègues restez informés en toute simplicité. Vous pouvez également utiliser la colonne de suivi pour lancer des flux de travail automatisés, comme la consignation des dates d’envoi et d’achèvement, ou l’archivage d’une ligne dans votre feuille une fois le document correspondant entièrement traité.
L’avenir des signatures électroniques s’annonce brillant dans Smartsheet
Nous sommes impatients de découvrir comment votre équipe utilise l’intégration DocuSign pour rationaliser et mettre à l’échelle vos flux de travail documentaires. Nous prévoyons d’ores et déjà des améliorations prometteuses, tant pour cette année que pour les prochaines.
Pour en savoir plus sur l’outil de création de documents et l’intégration DocuSign, consultez notre Centre d’aide et d’apprentissage.
Si vous souhaitez essayer l’intégration mais que vous n’avez pas encore de compte DocuSign, DocuSign a le plaisir d’offrir aux clients Smartsheet un essai gratuit de 30 jours.
