Note du rédacteur : Dans cet article, notre Chef de produits principal, Brian Bosché, présente de nouvelles améliorations approtées aux corrections Smartsheet, lesquelles peuvent aider les équipes de tous types à gérer encore plus rapidement les vérifications et les approbations de contenu
Ces dernières années, la demande de contenu a connu une croissance exponentielle, obligeant de nombreuses équipes à trouver un équilibre difficile. Il vous est demandé de faire évoluer les opérations de contenu, alors même que le processus de production est devenu plus complexe que jamais.
Aujourd’hui, les plans de contenu comprennent davantage de formats, de canaux et de personnalisation, nécessitant de ce fait des tactiques, des flux de travail et des outils supplémentaires. Pour suivre le rythme, les équipes ont besoin d’un moyen d’intégrer la gestion de contenu à leurs flux de travail, mais aussi d’une collaboration plus large sur les projets. L’automne dernier, nous avons lancé les Corrections Smartsheet pour aider à simplifier les vérifications et les approbations de contenu, là où nos clients planifient, gèrent et rendent compte de la production.
Aujourd’hui, j’ai le plaisir de vous expliquer comment les dernières améliorations relatives aux corrections permettront à votre équipe de réaliser plus de contenu, encore plus rapidement, afin de faire face à la demande.
Terminer en force avec des vérifications de contenu rationalisées
Au cas où vous n’auriez jamais utilisé de corrections auparavant, je voudrais prendre un peu de recul et vous expliquer d’abord comment elles permettent d’offrir une voie claire pour obtenir les approbations finales dont vous avez besoin, en moins de temps.
Imaginons que vous êtes un responsable marketing en ligne qui prépare une série de publicités numériques et que vous devez obtenir l’approbation des équipes chargées du contenu et de la marque, en plus de l’approbation finale de votre propre responsable.
L’envoi de publicités par e-mail à de nombreux réviseurs membres de plusieurs équipes pourrait rapidement se transformer en cauchemar pour de multiples raisons :
- Goulets d’étranglement causés par les réviseurs individuels ;
- Commentaires cloisonnés dans des fichiers dupliqués et différentes équipes ;
- Versions trop nombreuses et confusion inévitable lors de l’implémentation des commentaires ;
- Risques en matière de sécurité lors du partage de fichiers par e-mail avec des fournisseurs externes.
Lorsque vous utilisez une correction dans Smartsheet, vous pouvez immédiatement demander des commentaires aux parties prenantes, à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation, en les envoyant à la même page de vérification externe dédiée, où il est clair que vous souhaitez qu’elles approuvent ou demandent des modifications.
À partir de cette page, les parties prenantes peuvent marquer le contenu selon leurs besoins et discuter des réactions avec les autres réviseurs. Il leur est ainsi plus facile de savoir quel fichier vérifier et où le trouver. Vous n’aurez pas à vous préoccuper du regroupement des commentaires cloisonnés provenant de plusieurs copies.
Si la correction doit être modifiée, vous pouvez charger une nouvelle version à tout moment afin de commencer le prochain cycle de vérification avec les mêmes réviseurs ou de nouveaux réviseurs. Vous pouvez continuer jusqu’à ce que vous obteniez l’approbation finale. En cours de route, votre équipe peut suivre la progression dans le contexte du projet plus large en vérifiant la correction directement dans votre feuille.
Les corrections du contenu peuvent aider chaque équipe
Si vous ne faites pas partie de l’équipe des services marketing ou de création, vous vous posez peut-être la question :Comment les corrections peuvent-elles m’aider ? Au cours de mes deux premières années avec Smartsheet, j’ai parlé avec de nombreux clients. Ils m’ont aidé à réaliser que bon nombre des défis de la production de contenu sont universels, tout comme les avantages de l’utilisation des corrections Smartsheet. Nous voulions que les vérifications simplifiées deviennent une réalité pour un plus grand nombre d’entre vous, c’est pourquoi vous pouvez désormais corriger les fichiers Microsoft Office, les fichiers vidéo et davantage.
1. Microsoft Office
Les corrections Smartsheet prennent désormais en charge les documents Microsoft Word, les présentations PowerPoint et les feuilles de calcul Excel.
Il existe un certain nombre d’options pour modifier directement les documents en cours, mais sans un processus de vérification clair, l’obtention des approbations finales de ces documents peut présenter de nombreux défis, similaires à ceux de contenu visuel.
Que vous ayez développé un plan de produit, préparé un contrat pour un nouveau fournisseur, conçu des diapositives pour une présentation importante ou travaillé sur l’un des innombrables autres documents possibles dans Microsoft Office, vous et votre équipe méritez le processus de vérification et d’approbation transparent que fournissent les corrections Smartsheet.
2. Vidéos
Vous pouvez désormais également utiliser les corrections Smartsheet pour vérifier et approuver les fichiers MP4, AVI et MOV.Les corrections vidéo permettent à votre équipe de recueillir et de suivre facilement les commentaires sur des trames spécifiques. Une fois que vous avez annoté une trame dans une vidéo, son producteur et les autres parties prenantes peuvent passer directement à cette trame horodatée en cliquant sur votre commentaire ou sur votre photo de profil dans la chronologie de la vidéo.
3. Autres fichiers à joindre à Smartsheet
Si nos corrections prennent désormais pleinement en charge les images, les PDF, les vidéos et les fichiers Microsoft Office, j’ai également de bonnes nouvelles pour ceux d’entre vous qui travaillent avec d’autres types de fichiers tels que Google Docs. Tout ce qui peut être joint à votre feuille, y compris les liens (URL) peut désormais être également chargé sur une correction.
Si votre fichier n’est pas entièrement pris en charge, les réviseurs ne pourront pas afficher d’aperçu ou annoter le contenu directement dans la correction, mais votre équipe en tirera tout de même un grand avantage. Vous pouvez toujours demander des commentaires à toute partie prenante, recueillir les commentaires et les décisions d’approbation, et cela, dans un lieu unique et dédié, ainsi que gérer les versions avec facilité.
À l’avenir, je vous encourage à charger le contenu des travaux en cours vers une correction chaque fois qu’il nécessite une vérification.
Accélérer les cycles de vérification grâce à des outils d’annotation supplémentaires
Les employés étant de plus en plus éloignés et disséminés géographiquement comme au sein des équipes, les vérifications en personne sont devenues beaucoup moins fréquentes. Cela rend le partage de commentaires clairs et exploitables encore plus crucial pour permettre des cycles de vérification efficaces. Lorsque les parties prenantes utilisent des annotations pour le contenu dans les corrections, elles aident votre équipe à être plus performante et à réduire le nombre d’itérations nécessaires pour parvenir à l’approbation finale.
À partir d’aujourd’hui, les réviseurs peuvent désormais marquer le contenu avec des cases et des flèches, en plus des simples épingles qui étaient déjà disponibles. Les cases sont utiles pour commenter plus précisément une partie particulière du contenu, grande ou petite. Et les flèches sont un excellent moyen de montrer exactement où un certain élément du contenu doit être déplacé.
L’avenir est prometteur pour la collaboration en matière de contenu dans Smartsheet
Nous avons de grands projets pour gérer et collaborer sur le contenu dans Smartsheet et nous aurons plus à partager ultérieurement cette année. En attendant, je vous invite tous à profiter des dernières améliorations en matière de corrections pour réaliser plus rapidement un contenu exceptionnel.Vous pouvez en savoir plus sur le fonctionnement des corrections Smartsheet en lisant notre article d’aide.
