Qu’est-ce que le fast tracking dans la gestion de projet?
Les chefs de projet utilisent plusieurs outils et techniques pour respecter les délais critiques. L’un des plus efficaces est le fast tracking ou la programmation simultanée de plusieurs tâches. La méthode livre les produits finaux plus rapidement en effectuant des tâches en parallèle sans changer la portée.
« Lorsque les délais sont abrégés, le chevauchement des tâches pour raccourcir les calendriers de projet est souvent la voie à suivre », explique Bonnie Biafore, consultante en gestion de projet et auteure de Your Project Management Coach: Best Practices for Managing Projects in the Real World. « Le fast tracking n’est pas le premier choix d’un chef de projet, mais c’est souvent une nécessité. Et cela rend la direction heureuse, car cela ne nécessite pas d’ajouter plus d’argent au budget du projet. »
Qu’est-ce que la compression de calendrier?
Le terme compression de calendrier fait référence à l’utilisation de diverses techniques pour raccourcir les délais. Les chefs de projet compressent les calendriers lorsque les tâches de projet accusent un retard par rapport à une date d’échéance définie, terminent un projet plus tôt que prévu ou tirent parti d’une nouvelle opportunité commerciale.
« La compression de calendrier réduit la durée du projet sans affecter la portée », explique Praveen Malik, PMP, instructeur, coach et conseiller en gestion de projet. « Les chefs de projet disposent de plusieurs outils et techniques de compression de calendrier qu’ils peuvent utiliser pour respecter les délais critiques. En fonction du décalage de l’échéance et de la complexité du projet, l’application de plus d’une technique peut apporter une réponse. »
Les techniques de compression de calendrier sont les suivantes :
- Crashing: à l’aide de cette méthode, vous ajoutez des ressources payantes à un projet pour gagner du temps sur les activités de chemin critique.
- Réaffectation des ressources : Ce terme fait référence à la transition des ressources (personnes ou équipements) des activités non essentielles aux activités essentielles afin de raccourcir le chemin critique. Cette technique ne modifie pas les séquences de planification comme le fait le fast tracking, ni ne nécessite d’ajouter au budget.
- Techniques mixtes : vous pouvez combiner le fast tracking, le crashing et la réaffectation des ressources pour accélérer le processus dans un délai serré ou, si vous rencontrez un effondrement du budget, pour des projets à haute visibilité ou critiques.
« La combinaison de techniques peut être la seule façon d’aller de l’avant lorsque les délais se réduisent », explique Biafore. « Vous pouvez chevaucher des tâches et décider de dépenser de l’argent si le projet est critique, si vous disposez de fonds suffisants et si vous êtes en mesure de réaffecter du personnel. »
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Fast Tracking contre Crashing
Le fast tracking nécessite des activités en parallèle pour atteindre une échéance de projet, tandis que le crashing fait référence à l’ajout de ressources à un projet pour respecter des délais critiques. Le crashing implique d’ajouter des coûts pour compresser le calendrier.
Le fast tracking du projet nécessite que l’équipe exécute plusieurs activités simultanément. Cette accélération peut ajouter du stress pour les membres de l’équipe et les éloigner des autres projets. Bien que le crashing puisse sembler être la solution la plus facile, il s’accompagne d’un investissement financier supplémentaire qui peut affecter le budget d’autres projets. Par conséquent, le crashing a ses limites, car il peut souvent augmenter les coûts sans remplir son objectif principal et repose sur des fournisseurs externes et des dépenses.
| Fast Tracking | Crashing | |
|---|---|---|
| Séquence | Les activités se chevauchent ou s’exécutent en parallèle | La séquence reste inchangée |
| Ressources | Ressources internes ou ressources externes budgétisées à l’origine | Ressources externes et budget ajoutés aux activités de chemin critique |
| COÛT | Pas de frais supplémentaires | Budget supplémentaire pour le personnel, le matériel et les autres ressources |
| Risque | Risque accru | Risque élevé ou perte potentielle de contrôle sur les processus et le budget |
Quelle est l’utilisation principale de la planification fast track?
Le fast tracking accélère la finalisation du projet pour rattraper le temps perdu. Une équipe peut accélérer l’exécution d’un projet par fast tracking pour respecter une date de livraison mise à jour, réaliser une opportunité concurrentielle sans changement de portée ou raccourcir un projet avec des jalons manqués.
« Lorsqu’il s’agit d’utiliser uniquement le fast tracking, vous devez comprendre chaque élément », conseille Biafore. « Passez en revue tous les éléments du chemin critique. Déterminez ce qui est amovible, ce qui est mobile et ce qui doit rester en place. Lorsque vous raccourcissez les délais du chemin critique, les avantages d’utiliser le fast tracking pour un projet peuvent disparaître parce que les risques ont augmenté.
Qu’est-ce que la méthode de livraison de projet fast track exige?
Le fast tracking exige que vous compreniez les exigences du projet, les buts et objectifs, les besoins des clients, les priorités, les meilleures pratiques et les jalons sur le chemin critique.
Biafore dit que vous devez être préparé et informé pour accélérer un projet par fast tracking : « Vous devez connaître les buts, les objectifs et le chemin critique avant d’apporter des changements. »
Jetez un coup d’œil au chemin critique pour déterminer quelles tâches peuvent fonctionner en parallèle (plutôt que séquentiellement) pour accélérer le calendrier de votre projet. Déterminez les points pour lesquels les dépendances tâche-relation sont modifiables. Vérifiez qu’une fois que vous avez mis en place le fast tracking du projet, le chemin critique reste inchangé. Si d’autres tâches du chemin critique durent la même durée, évaluez la possibilité de gérer deux chemins critiques (et si cela vaut la peine de prendre le risque de le faire).
Une excellente gestion de projet repose fortement sur la compréhension du chemin critique. Pour en savoir plus, lisez « Le guide ultime de la méthode du chemin critique ».
Comment mettre en place le fast tracking d’un projet
Afin de mettre en place le fast tracking pour un projet, vous devez comprendre les objectifs, détailler chaque tâche et organiser ces tâches en séquences. Après avoir examiné toutes les dépendances entre les tâches, réinitialisez le calendrier du projet pour afficher les activités parallèles. Enfin, confirmez toutes les ressources pour assurer la faisabilité du calendrier et surveiller les progrès.
Le succès d’un calendrier de projet fast track dépend de votre capacité à faire ce qui suit:
- Identifier les objectifs : Comprendre à quoi doit ressembler le produit final à la livraison. Passez en revue les capacités des ressources pour vous assurer que votre équipe peut exécuter des projets parallèles à la vitesse requise.
- Examiner le calendrier du projet : identifiez les tâches que vous pouvez effectuer simultanément, ainsi que toutes les dépendances rigides et souples.
- Trouver des opportunités : Examinez les options d’ajustement du calendrier pour respecter la date limite et ajustez-les en conséquence.
- Confirmer toutes les ressources : avant de définir et de distribuer le nouveau calendrier fast track, vérifiez toutes les ressources nécessaires pour vous assurer que vous pouvez respecter votre plan révisé.
- Surveiller de manière cohérente : suivez plusieurs tâches, gérez les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent et résolvez les problèmes immédiatement pour respecter le calendrier.
Une fois le projet terminé, passez en revue tous les aspects du calendrier fast track. Voyez si vous pouvez l’appliquer à des projets futurs pour livrer dans des délais plus courts sans erreurs ni stress excessif sur le personnel ou d’autres ressources.
Tableau de bord de gestion de projet
Télécharger le tableau de bord de gestion de projet
Dans le cas où une échéance est avancée et que vous n’avez pas de budget supplémentaire, vous pouvez toujours atteindre vos objectifs. Maintenez le cap pour votre projet fast track et apportez rapidement des ajustements au besoin avec ce modèle, qui vous permet de suivre les tâches, la façon dont les membres de l’équipe utilisent leur temps, le statut, le budget et plus encore en un coup d’œil. Utilisez les informations que vous recueillez sur le tableau de bord pour l’examen du projet.
Quand utiliser le fact tracking pour un projet
Les équipes doivent mettre en place le fast tracking d’un projet lorsque le chemin critique s’étend au-delà d’une échéance stricte, qu’il s’agisse de la date initiale attribuée au projet ou d’une nouvelle date dictée par la direction ou une autre situation.
Voici quelques situations où vous voudrez peut-être accélérer un projet par fast tracking :
- Retards dans le projet : La réalisation d’un jalon peut être retardée en raison de changements de personnel ou de gestion, d’une livraison tardive du matériel ou d’autres problèmes au sein d’une entreprise. Lorsque ces choses se produisent, le fast tracking peut rattraper le temps perdu.
- Nouvelle opportunité : Accélérer votre projet actuel vous permet de travailler sur un autre.
- Demande du client : Votre client peut avoir besoin de votre produit final plus rapidement pour plusieurs raisons, y compris une prochaine réunion du conseil d’administration, un salon professionnel ou une autre décision commerciale.
- Risque précédemment non identifié : Le Project Management Institute (PMI) définit les inconnus inconnus ou les risques non identifiés comme des incidents impossibles à trouver ou à prédire à l’avance, mais qui peuvent affecter négativement les projets sans faute du chef de projet ou de l’équipe.
- Concurrence: Vous (et votre direction) ne voulez pas qu’un concurrent vous devance, et s’il semble qu’ils puissent lancer un produit similaire au vôtre à une date antérieure, vous pourriez envisager un fast tracking.
- Circonstances imprévues: Également connu sous le nom de force majeure ou d’événements incontrôlables qui ont un impact sur les délais de livraison, sans faute du chef de projet ou des équipes. On peut citer les tremblements de terre, les incendies, les inondations ou une pandémie.
Le fast tracking peut vous aider à surmonter un ou tous ces facteurs pour respecter la portée et livrer à temps.
Comment savoir si vous avez besoin du fast tracking
Pour décider d’utiliser ou non le fast tracking pour votre calendrier, assurez-vous de connaître les exigences, tous les facteurs de risque, les activités du chemin critique qui seront affectées, les dépendances et les pratiques de supervision que vous avez mises en place.
Tous les éléments suivants sont nécessaires avant de procéder au fats tracking :
- Clarté des exigences : Assurez-vous d’avoir un énoncé des travaux (EDT) qui clarifie ce que le projet implique. Cela vous aidera à déterminer les ressources et les attentes, et à coordonner tous les changements demandés avec le changement d’échéance.
- Facteurs de risque définis : En plus des risques liés aux performances, à la portée, à la qualité et à la technologie, vous êtes confronté à certains risques liés à la compression des calendriers et au doublement des tâches. Assurez-vous d’être clair sur les problèmes potentiels avant de commencer en vous basant sur la portée.
- Activités « accélérables » du chemin critique : Pour raccourcir la durée du projet, vous devez être en mesure de chevaucher les tâches essentielles au projet. Ce n’est pas toujours possible, et vous devez rendre ces tâches séquentielles. Souvent, ces tâches sont de longue durée, de sorte que vous pourriez tout simplement ne pas être en mesure de gagner suffisamment de temps.
- Compréhension des dépendances entre tâches : la relation entre une tâche précédente et une tâche suivante est appelée dépendance. Les projets ont souvent plusieurs tâches qui se suivent, et vous devez prendre en compte ces dépendances lorsque vous replanifiez dans le cadre d’un fast tracking. Si le projet comprend des tâches qui doivent suivre un certain ordre, sans possibilité de chevauchement et avec peu ou pas de décalage possible pour compresser le temps, vous devrez peut-être vous tourner vers le crashing ou renégocier l’échéance ou la portée du projet avec le client.
- Pratiques de supervision : Un chef de projet devrait avoir un système pour superviser les projets en cours. Pour les projets fast track, envisagez d’instaurer une approche détaillée – potentiellement quotidienne – de la performance de l’équipe, de la gestion des ressources, de la réalisation des jalons, des communications et d’autres fonctions. Un logiciel de gestion de projet qui comprend des outils de communication est inestimable pour garder les projets sous contrôle et les livrer à temps.
Une fois que vous répondez aux exigences énumérées ci-dessus, vous pouvez établir un calendrier réaliste qui est relativement sans risque. À partir de là, vous pouvez procéder au fast tracking.
Exemples de projets fast track
Il existe des exemples de fast tracking dans tous les secteurs qui gèrent systématiquement des projets, ce qui signifie qu’il s’applique à pratiquement tous les types d’entreprises et de gouvernements à but lucratif et à but non lucratif - des projets de promotion marketing à ceux de construction se chiffrant en milliards de dollars.
Voici quelques exemples de fast tracking dans diverses industries:
- Édition de livres: Biafore dit qu’un exemple typique de fast tracking dans son travail se produit dans la publication et la mise à jour de ses livres de gestion. « Écrire ou mettre à jour un manuscrit pour une deuxième édition est un long processus, mais vous pouvez le diviser en morceaux pour accélérer et respecter une échéance serrée », explique Biafore. « Les parties sont éditées par section ou chapitre, ce qui évite d’avoir à attendre la finalisation de l’ensemble du manuscrit. »
- Construction: Dans la construction, la technique du fast tracking offre de nombreux avantages, notamment une réduction des frais généraux, des coûts liés aux prêts et des impacts de l’inflation pendant la construction. Pour un projet de la Garde côtière à Boston, dans le Massachusetts, en 2019, une construction rapide était essentielle pour atteindre les objectifs de sécurité intérieure. Avec une construction fast track, BlueScope Construction a achevé l’installation deux semaines plus tôt que prévu. Les unités de la Garde côtière ont emménagé à temps et ont poursuivi leurs missions liées aux objectifs de sécurité intérieure.
- Atténuation du changement climatique : Le Pacific Institute for Climate Solutions (PICS) a maintenant un programme fast track pour aligner la reprise post-COVID sur l’action climatique du gouvernement local au Canada. Le PICS identifie des actions prioritaires pour les communautés afin de créer des emplois et travaille avec la Community Energy Association pour améliorer l’équité avec de faibles impacts environnementaux. Le programme fast track met en évidence de grands mouvements au niveau des transports, bâtiments et déchets pour une réduction significative des émissions. En outre, il propose des recommandations d’actions dans les grandes et petites communautés afin d’accélérer la reprise économique tout en atténuant les risques climatiques.
- Industrie de la mode: Dans le monde de la fast fashion, l’accent n’est plus mis sur la concurrence par les prix, mais plutôt sur la création d’un maximum de collections de produits en un minimum de temps. Les fabricants de mode utilisent maintenant des stratégies, y compris le fast tracking, pour répondre aux besoins des clients sur le marché de la vente au détail.
- Marketing et promotions: Biafore a été engagée pour créer un stand d’exposition à un congrès pour une entreprise de technologie afin de présenter des démonstrations de nouveaux produits. Avec un délai immuable, « j’ai dit non au début », dit Biafore, « parce que la direction n’avait pas d’objectifs définis. Nous avons d’abord dû travailler là-dessus, puis j’ai créé l’énoncé des travaux et j’ai commencé à planifier. » Une fois les objectifs établis, Biafore a créé le calendrier. En raison d’une série de revers, elle a dû appliquer un fast tracking au calendrier et créer un calendrier parallèle pour les éléments du chemin critique pour concevoir et construire le stand, ainsi que créer du matériel de marketing et des vidéos, pour exécuter le projet à temps et dans le respect du budget.
- Réunions et événements à grande échelle: Biafore donne un exemple simple de fast tracking lorsqu’elle était en charge d’un symposium avec des conférenciers venant de tout le pays. Les sponsors ont été un peu lents à s’inscrire. « Pour intégrer un sponsor, les étapes normales du processus consistent à signer le contrat, à effectuer le paiement, à collecter les livrables et à lancer des promotions », explique Biafore. « Pour accélérer la procédure, j’ai commencé à collecter les livrables (troisième étape) avant la signature des contrats et le paiement (étapes un et deux). Le risque de devoir refaire le travail est faible. »
- Approvisionnement en technologie : De nombreux gouvernements locaux et fournisseurs de services publics ont dû se procurer de nouvelles technologies à la suite de problèmes de santé publique pour numériser les services, mettre les paiements en ligne et permettre des paiements sur place sans contact en toute sécurité. Ces entités ont examiné leurs processus habituels pour voir où elles pouvaient chevaucher les tâches du chemin critique, par exemple en envoyant des appels d’offres, pour exécuter des planifications en parallèle. L’objectif était de raccourcir les processus d’approvisionnement généralement complexes et longs et de maintenir des normes élevées , c’est-à-dire de réduire les formalités administratives afin qu’ils puissent servir leurs collectivités en temps opportun et de manière prudente.
- Développement de produits: Aujourd’hui, l’industrie automobile doit introduire des voitures innovantes et attrayantes sur le marché à des intervalles de plus en plus courts. Aujourd’hui, les concepteurs automobiles commencent à travailler sur le développement de produits avant même qu’une conception de produit ne soit terminée. Traditionnellement, le développement de produits se réalise à la fin de la conception du produit, mais de plus en plus d’entreprises automobiles utilisent maintenant des calendriers parallèles pour rester compétitives.
- Génie civil: À la suite de graves inondations en 2019, le Corps des ingénieurs de l’armée américaine du district d’Omaha a décidé d’utiliser la procédure fast track pour réparer les projets de contrôle des inondations sur les systèmes de digues de Salt Creek et de Papillion Creek. Grâce à la compression du calendrier, ce travail a permis d’économiser des milliards de dollars d’infrastructure et de protéger plusieurs centaines de milliers de personnes. Avec un calendrier très serré, le Corps des ingénieurs de l’armée américaine a achevé la conception des réparations pour plus de 40 emplacements et dossiers de construction endommagés dans les 120 jours afin que les réparations puissent se poursuivre avant la prochaine saison des inondations.
- Développement de logiciels: La compression de calendrier est une norme dans le développement de logiciels pour respecter des délais serrés, et la solution habituelle consiste à chevaucher les tâches. Par exemple, la conception et la fabrication d’une application peuvent changer avant qu’elle ne soit définitive. Les derniers changements peuvent entraîner la modification des tâches et forcer un certain chevauchement de calendrier vers la fin du projet. « C’est une pratique normale de créer de la documentation en parallèle du développement, puis de la modifier à la fin », explique Biafore. « Cela crée des retouches mais permet une livraison plus précoce. Un autre exemple de projet fast track dans le développement de logiciels est le test des applications ou des modifications logicielles module par module. C’est un gain de temps, au lieu de faire tous les tests à la fin. »
Avantages du fast tracking dans la gestion de projet
Avec une concurrence accrue, les entreprises sont poussées à mettre des produits et des services sur le marché dans des intervalles plus courts. Toute stratégie comme le fast tracking qui permet de lancer les produits ou les services plus rapidement est avantageuse, en particulier celle qui n’entraîne aucun coût supplémentaire.
« Le fast tracking est une excellente solution au problème inévitable de la nécessité de livrer un projet en moins de temps sans frais supplémentaires », observe Biafore. « C’est une réalité pour tout type d’entreprise qui veut rester compétitive à mesure que le monde s’accélère. »
Bénéfices du Fast Tracking dans la gestion de projet
Le fast tracking dans la gestion de projet offre de nombreux avantages, notamment l’absence de coûts supplémentaires, une flexibilité pour répondre aux besoins de l’entreprise et une meilleure réputation de l’équipe de gestion de projet.
Lorsque le fast tracking est bien exécuté, la technique présente de multiples avantages:
- Pas de coûts supplémentaires: Le fast tracking en tant que stratégie de compression de calendrier est « gratuite » car l’équipe n’applique pas de dépenses supplémentaires au projet. Cependant, il y a un coût, car les heures de travail de l’équipe interne peuvent augmenter pour effectuer des tâches qui se chevauchent.
- Livraison précoce du projet: Devancer un calendrier rend la direction heureuse, car cela permet de livrer le produit ou le service tôt et offre du temps pour travailler sur de nouvelles tâches au nom de l’entreprise ou du client. La livraison précoce est un objectif pour les chefs de projet professionnels, car elle améliore sa position dans la communauté professionnelle.
- Ramener le projet dans les délais prévus : Lorsque les circonstances retardent l’avancement d’un projet, le fast tracking redresse le processus afin que vous puissiez le livrer dans les délais prévus.
- Libère des ressources : Une livraison anticipée signifie que vous pouvez utiliser le temps gagné par l’équipe pour atteindre de nouveaux objectifs.
- Amélioration de la réputation: La livraison précoce fait marquer des points auprès de la direction et peut améliorer la réputation de l’entreprise auprès des clients, des membres du conseil d’administration et des analystes financiers.
- Avantage concurrentiel : La livraison précoce des produits peut changer le sort d’une entreprise, en particulier dans les secteurs de la technologie et de la fabrication.
Malgré tous les avantages du fast tracking, tenez compte aussi de certains inconvénients avant d’utiliser la stratégie.
Inconvénients du fats tracking dans la gestion de projet
Le principal inconvénient du fast tracking d’un projet est le potentiel de risques qui peuvent survenir en raison du chevauchement des tâches et des dépendances. Pour être efficace, le fast tracking nécessite un niveau élevé d’analyse lors de la réorganisation des séquences d’activité.
Risques liés au fast tracking
Le fast tracking est intrinsèquement risqué. Aller vite, pousser les capacités de l’équipe et faire chevaucher les tâches présentent tous des défis. Il est essentiel d’effectuer une analyse des risques du projet pendant l’évaluation et la planification, plutôt que de créer une réaction en réponse aux problèmes lorsqu’ils surviennent.
« Le mauvais côté du fast tracking est que vous introduisez un risque parce que vous pourriez avoir à refaire le travail en raison de tâches qui vont de travers ou qui ne sont pas synchronisées ou sont mal faites », prévient Biafore. « Ensuite, vous devez vous préparer à gaspiller de l’argent pour résoudre le problème par le biais du crashing ou d’heures supplémentaires. »
Soyez conscient de ces risques potentiels lors du fast tracking :
- Perte de la marge du projet: Les chefs de projet expérimentés intègrent un temps de flottement, ou une marge de sécurité, après avoir établi des dates d’échéance pour les tâches. Avec des calendriers plus serrés, il n’y a pas de place pour l’erreur, et c’est à ce moment-là que les tâches individuelles, les délais ou même l’ensemble du projet peuvent dérailler.
- Omission d’une étape de projet: Dans la hâte d’atteindre une échéance critique, vous pouvez négliger des tâches d’une manière qui peut faire des ravages sur le produit final.
- Mauvaise compréhension du chemin critique : Les étapes essentielles d’un projet peuvent être considérées comme non essentielles en voulant respecter à la hâte un nouveau calendrier.
- Erreurs de chemin critique : Certains chemins critiques ne peuvent tout simplement pas être exécutés simultanément. Si vous ne vous sentez pas suffisamment compétent ou à l’aise pour calculer le chemin critique, ne procédez pas au fast tracking sans consulter des experts.
- Surveillance inadéquate : Déployez des efforts supplémentaires pour surveiller tous les aspects du projet, en particulier les éléments de chemin critique, à mesure que vous avancez dans le projet avec plus de rapidité que d’habitude.
- Retouche : Lorsque vous accélérez le projet et perdez la marge, il est plus difficile de repérer et de corriger les erreurs. Les changements réalisés dans les dernières étapes du projet entraînent souvent des retouches, ce qui signifie refaire une activité ou un processus qui a été mal fait la première fois. Bien que ces problèmes ne se limitent pas aux projets fast track, la fréquence est relativement plus élevée avec cette approche.
« C’est un face-à-face entre le risque et les coûts », explique Malik. « Si le risque est faible et que les économies de coût ou de temps sont élevées, vous devriez opter pour le fast tracking. »
Comment calculer le risque dans la gestion de projet fast track
Les stratégies fast track ont souvent un impact sur les risques des projets, en raison de la vitesse du projet qui provoque des oublis, des demandes de changement, des modifications et des retouches. Bien qu’ils ne soient pas spécifiques au fast tracking, ces risques sont un symptôme fréquent de cette stratégie.
Malik propose le calcul de risque rapide suivant : « Dressez la liste de tous les risques encourus et désignez pour chacun d’eux un score de probabilité (P) et d’impact (I). En multipliant P et I, le chef de projet peut arriver à un nouvel indicateur de risque. Ensuite, déterminez le coût du projet impliqué par jour, en termes de réduction des efforts et du temps en jours, grâce au fast tracking. En multipliant ces deux chiffres ensemble, le chef de projet peut arriver à une réduction globale des coûts et déterminer si vous devez procéder au fast tracking ou non.
« D’après mon expérience », note Malik, « le fast tracking se fait généralement pendant la partie à faible risque d’un projet, où les avantages en termes de coûts l’emportent sur les risques envisagés. »
Les origines du fast tracking
Les termes fast track et fast tracking ont été utilisés pour la première fois par le Project Management Institute (PMI) en 2000 dans une publication consacrée à la gestion de projets à durée compressée. Le PMI note que la méthode nécessite une surveillance et une communication constantes.
Meilleures pratiques de fast tracking
Les meilleures pratiques pour les projets fast track sont centrées sur les compétences en gestion et en leadership. Les deux sont nécessaires pour guider et motiver votre équipe lorsque vous devez raccourcir un calendrier et avez peu de marge d’erreur.
« Lorsque vous démarrez un projet et que vous établissez votre calendrier », prévient Biafore, « une bonne pratique consiste à ne pas utiliser le fast tracking à l’étape de la planification. Vous n’aurez pas de marge de manœuvre, et il ne pourrez pas en ajouter une fois que le projet commencera. »
Les compétences en leadership exigées par le fast tracking sont les suivantes :
- Visions positives: Les chefs de projet doivent transmettre un esprit d’innovation, regarder au-delà des défis et se concentrer sur l’objectif final.
- Motivation de l’équipe : Les projets fast track comportent des risques et peuvent être difficiles pour toute personne impliquée. C’est pourquoi l’une des tâches les plus importantes d’un chef de projet est de motiver l’équipe à faire avancer le projet, malgré les obstacles qui se présentent, en encourageant un esprit de soutien mutuel et d’optimisme.
- Sens de la communication : Le fast tracking exige une communication constante – généralement quotidienne – avec les membres essentiels de l’équipe, des ressources externes, ainsi que l’interaction avec haute direction et le soutien de celle-ci.
Les compétences en gestion exigées par le fast tracking sont les suivantes :
- Énoncé précis des travaux : Lorsque les échéanciers ou les tâches changent, demandez au client (qu’il soit interne ou externe) d’approuver un nouvel énoncé clair et écrit des travaux. Avec cette clarté, vous pouvez ne traiter que les tâches qui mènent au produit demandé et empêcher la dérive de la portée.
- Gestion des risques : Identifiez tous les risques potentiels et créez un plan de secours. Pour gérer les attentes et aider les clients à comprendre les risques impliqués, consultez le client pour identifier et élaborer des stratégies appropriées.
- Gestion du changement: Avec le fast tracking, les membres de l’équipe effectueront des tâches selon différentes séquences. Les dirigeants doivent motiver l’équipe à travailler de manière inhabituelle et à aider à surmonter tous les problèmes.
- Gestion de la qualité: La supervision et la communication de l’objectif final et de son but essentiel, ainsi que le maintien de contrôles stricts (malgré les accélérations et les tâches qui se chevauchent) sont essentielles à la réussite des projets fast track.
- Gestion du stress : Les délais serrés sont stressants pour toutes les personnes impliquées. Ainsi, le chef de projet doit trouver des moyens de gérer le stress et de soutenir les membres de l’équipe qui se sentent sous pression, ce qu’ils peuvent faire en encourageant les pauses, l’exercice physique, le sommeil et une bonne nutrition.
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