Qu’est-ce que la hiérarchisation des tâches ?
La hiérarchisation des tâches est le processus qui consiste à attribuer un ordre aux tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. L’objectif est d’améliorer votre gestion du temps et votre productivité en vous concentrant sur les tâches que vous devez accomplir et en les organisant.
En hiérarchisant les tâches, il vous faut souvent mettre de côté l’une d’elles que vous souhaitez faire, et au lieu de cela, vous devez vous occuper de responsabilités plus difficiles ou complexes. La hiérarchisation des tâches est un processus, et vous pouvez utiliser plusieurs étapes, techniques et astuces pour vous aider à concentrer efficacement votre attention et à gérer votre temps.
Étapes générales pour hiérarchiser les tâches
Vous pouvez hiérarchiser les tâches en reconnaissant un certain nombre de facteurs impliqués dans une seule tâche. En comprenant la priorité de chaque tâche, vous pouvez ensuite attribuer un ordre pour déterminer quand et comment accomplir chaque tâche.
- Faire une liste : documentez les tâches restantes en cours. Notez toutes les tâches ou affectations qui vous viennent à l’esprit afin de pouvoir visualiser l’étendue du travail qui vous attend.
- Connaître les échéances : ajoutez des échéances de tâches à la liste. Cela vous permet de séparer plus efficacement vos tâches urgentes des éléments moins sensibles au temps.
- Estimer le temps et l’effort : en comprenant les ressources nécessaires pour accomplir chaque tâche, vous pouvez identifier plus efficacement la priorité d’une tâche et prévoir un plan d’action pour traiter votre liste.
- Déterminer les tâches les plus prioritaires : basez ce classement sur les échéances des tâches et le temps estimé d’achèvement. Identifier les tâches les plus prioritaires, en fonction de l’urgence et de l’importance, vous permettra de clarifier ce qui nécessite le plus d’attention.
- Terminer d’abord les tâches prioritaires : parfois, la tâche la plus difficile est celle qui a la priorité la plus élevée. En effectuant vos tâches prioritaires avant celles que vous préférez faire, vous pouvez augmenter l’efficacité de la gestion de vos priorités et de votre temps.
- Rester flexible : les besoins de vos tâches peuvent changer lorsque vous vous y attendez le moins, une échéance peut être prolongée ou raccourcie, ou une affectation peut soudainement être annulée. Il est important de rester flexible afin que vous puissiez ajuster les priorités des tâches et vous attaquer le plus efficacement à votre liste de tâches.
- Passer en revue et réévaluer souvent les tâches : suivez vos tâches et vos échéances. Maîtriser votre liste de tâches vous aidera à accomplir les priorités, à ne pas négliger les tâches importantes et à supprimer celles qui ne sont plus urgentes ou importantes.
Comment hiérarchiser les tâches au travail
Afin de hiérarchiser les tâches au travail, vous devez savoir ce que vous devez faire et quand vous devez le faire. Il peut être difficile d’exécuter des tâches prioritaires lorsque vous préférez travailler sur d’autres tâches.
Phoebe Gavin, auteure et experte en productivité qui aide les gens à équilibrer leur vie grâce au coaching de carrière, de vie et de productivité, recommande ce qui suit :
- Définissez des échéances pour chaque tâche : quelle que soit l’ampleur de la tâche, définissez une échéance. Si un élément de travail n’a pas encore de date limite ferme, vous devrez peut-être vous rapprocher de vos collègues pour obtenir des informations.
Par exemple, un collègue peut vous envoyer un e-mail et vous demander de réviser une présentation lorsque vous en avez le temps. Étant donné qu’il n’y a pas de date limite spécifiée, vous devrez peut-être collaborer avec votre collègue pour tenir compte de la date d’échéance de la présentation et de toutes les autres tâches en suspens de votre liste. - Accordez-vous cinq minutes de motivation : commencer est l’une des plus grandes difficultés pour rester productif et concentré. Commencer par une tâche difficile (ou inintéressante pour vous) est souvent intimidant et peut conduire à la procrastination. En vous attribuant cinq minutes pour vous concentrer sur la tâche, vous constaterez probablement que ces cinq minutes se transformeront en plus de temps, et vous ferez plus de progrès et terminerez peut-être la tâche complètement.
Par exemple, vous redoutez peut-être une longue tâche, et la date d’échéance approche rapidement. Regardez un document vierge et décidez que vous allez juste travailler dessus pendant cinq minutes de plus. Après avoir concentré votre attention pendant cinq minutes, vous constaterez probablement que vous avez déjà créé un plan pour votre tâche et que vous vous sentez prêt l’accomplir davantage. - Concentrez-vous sur une tâche à la fois : évitez le multitâche, car ce n’est pas aussi efficace ou productif que de se concentrer sur une seule tâche. Bien que le multitâche puisse sembler une utilisation efficace du temps, vous pouvez finalement perdre votre temps en effectuant mal plusieurs tâches.
Imaginez que vous assistez à une réunion et que vous identifiez une occasion de répondre aux e-mails en suspens. Au fur et à mesure que vous rédigez vos e-mails, la conversation de la réunion devient un bruit de fond indistinct. Pour cette raison, vous manquez une question directe d’un collègue et vous devez vous rappeler de répondre. Vous vous rendez compte également, après la réunion, que l’un des e-mails que vous avez envoyés a été adressé à la mauvaise personne et contenait plusieurs erreurs. Vous devez les corriger et renvoyer l’e-mail. - Identifiez vos motivations : pour hiérarchiser vos tâches, il est important de connaître vos motivations, qu’il s’agisse de la raison pour laquelle vous occupez un emploi en particulier, des objectifs que vous souhaitez atteindre ou de vos valeurs personnelles. Plus vous pourrez établir de liens avec les tâches de votre liste et leur adéquation avec votre objectif et votre identité, plus il sera facile de comprendre celles qui doivent être placées en haut de votre liste de tâches.
Par exemple, imaginez que vous avez commencé un nouveau travail et que vous souhaitez être considéré comme appliqué et digne de confiance par votre patron et vos collègues. Vous avez un certain nombre de tâches à accomplir, dont une que vous avez promis de terminer pour un collègue. Vous choisissez de terminer cette tâche en premier, car cela vous permettra d’être considéré comme appliqué et digne de confiance, selon vos valeurs personnelles.
Techniques de hiérarchisation des tâches
Vous pouvez utiliser de nombreuses techniques pour hiérarchiser les tâches, telles que la création d’une liste de tâches et la limitation des distractions, qui peuvent améliorer la productivité et les performances. Les techniques suivantes peuvent vous aider à organiser et à accomplir avec succès vos tâches en cours.
Créer une liste de tâches
Créez une liste de tâches qui identifie et fournit une vue d’ensemble de toutes vos tâches en cours. Cela vous aidera à suivre et à visualiser les tâches que vous devez faire. Faire une liste de tâches quotidiennes peut être essentiel pour rester concentré et respecter les échéances.
Exemple : vous avez une liste de tâches qui paraît sans fin et qui flotte dans votre tête. Cette liste semble impossible à aborder, et vous devez puiser dans votre mémoire pour vous rappeler les différentes demandes et tâches. Organisez vos réflexions et notez chaque tâche. En faisant une liste, vous vous rendez compte que vos tâches ont une fin et vous pouvez visualiser votre progression.
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Matrice de priorité d’Eisenhower
La matrice de priorité d’Eisenhower est une méthode qui vous aide à choisir les tâches qui doivent être prioritaires, en fonction de l’urgence et de l’importance. La matrice se compose de quatre quadrants conçus pour mettre en perspective le niveau de priorité d’une tâche.
Exemple : vous avez une énorme liste de tâches à accomplir aujourd’hui et vous vous sentez submergé. Mettez chaque tâche dans la matrice de priorité d’Eisenhower pour identifier les tâches les plus importantes et les plus urgentes. Ce faisant, vous savez quelles tâches vous devez traiter et planifier, et quelles tâches vous devez attribuer à quelqu’un d’autre. Vous pouvez également constater que vous pouvez supprimer complètement certaines tâches.
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Méthode ABCDE
La méthode ABCDE attribue une valeur de lettre à chaque tâche : une note A est la priorité la plus élevée et doit être traitée en premier, et une note E est la priorité la plus faible et peut être traitée plus tard.
Exemple : nous sommes lundi matin et vous avez une liste de tâches qui nécessitent votre attention. L’une de ces tâches consiste à créer un document court, que vous avez continuellement repoussé au profit d’autres tâches. Mais la date limite approche, et on vous a demandé de mener une réunion, ce qui prendra beaucoup de préparation. La réunion aura lieu vendredi, tandis que le document court est attendu mardi. En utilisant la méthode ABCDE, vous attribuez un A au document court et un B à la préparation de la réunion, car elle peut être traitée plus tard.
Regroupement
La technique de regroupement utilise votre temps et votre productivité en identifiant les similitudes entre les tâches de votre liste. En regroupant des tâches similaires, vous pouvez accomplir plus de travail plus rapidement et plus efficacement, plutôt que de faire du multitâche. Il s’agit d’une approche plus ciblée et gérée pour accomplir les tâches de votre liste.
Exemple : au travail, vous avez une série de tâches à accomplir et vous recevez des demandes supplémentaires de la part de vos collègues et de votre responsable. Utilisez la méthode de regroupement pour noter chaque demande et tâche. Passez en revue votre liste et identifiez les similitudes entre les tâches (par exemple, celles qui impliquent la communication avec un client, comme envoyer un message à un client, appeler un autre client et mettre en place une réunion avec un client). En regroupant ces tâches, vous êtes plus concentré et prompt à communiquer avec les clients, ce qui rend l’exécution des tâches plus rapide et plus facile.
Méthode 1-3-5
En utilisant la méthode 1-3-5, vous réinventez votre liste de tâches quotidiennes pour vous aider à les exécuter avec clarté et concentration. Commencez par noter neuf tâches à accomplir pour la journée. Parmi ces neuf tâches, l’une d’elles doit être une grande tâche, trois doivent être des tâches de taille moyenne et cinq doivent être de petites tâches. En organisant votre liste de tâches à l’aide de la méthode 1-3-5, vous pouvez gérer plus efficacement votre temps au travail et répondre aux besoins de vos tâches.
Exemple : dernièrement, vous vous sentez désorganisé. Les tâches que vous effectuez semblent déséquilibrées et vous avez l’impression de travailler sur trop de projets de grande ampleur, tout en négligeant les tâches plus petites et tout aussi importantes. À l’aide de la méthode 1-3-5, réorientez votre journée de travail en décidant de limiter votre temps sur les projets de grande ampleur afin de vous assurer d’aborder des tâches de toutes tailles. Plutôt que de passer toute la journée à travailler sur des projets de grande ampleur, définissez un emploi du temps pour la journée qui implique l’achèvement d’un projet de grande ampleur, de trois tâches de taille moyenne et de cinq tâches plus petites. Cette méthode vous aidera à vous sentir moins submergé et plus productif.
Méthode GTD (Getting Things Done)
La méthode GTD (Getting Things Done), développée par le consultant en productivité David Allen, comprend les cinq piliers suivants : saisir, clarifier, organiser, réfléchir et s’impliquer. La saisie est le processus qui consiste à désencombrer les tâches dans votre esprit en les écrivant sur une liste de tâches. Ensuite, vous clarifiez vos tâches en détaillant les plus importantes et en écartant celles qui sont sans importance. Puis, organisez les tâches de votre liste : catégorisez et regroupez les tâches en fonction des similitudes et de l’urgence. Au fur et à mesure que vous travaillez, réfléchissez fréquemment à votre liste pour mettre à jour et réviser les éléments. Enfin, impliquez-vous directement dans les tâches pour les accomplir.
Exemple : vous commencez à travailler sur un nouveau poste et vous êtes stressé par les différents éléments que vous devez accomplir, qui comprennent les tâches d’intégration, l’étude de tous les domaines de votre nouveau service et une rencontre avec plusieurs personnes pour qu’elles vous conseillent. Utilisez la méthode GTD pour progresser dans votre liste de tâches. Commencez par écrire chaque tâche, puis divisez certaines des tâches de grande ampleur en éléments plus petits et plus gérables. Ensuite, catégorisez les tâches de votre liste en fonction des similitudes. Étant donné que le poste que vous occupez a un rythme rapide et est en constante évolution, vous devrez réviser fréquemment votre liste pour vous assurer que vos tâches correspondent à vos besoins. Grâce à un plan de travail clair, vous pouvez mieux vous concentrer sur vos tâches et les accomplir.
Eat the Frog (Avalez la grenouille)
Eat the Frog (Avalez la grenouille) fait référence à l’achèvement de la tâche la plus difficile et importante avant tout autre travail. C’est probablement la tâche que vous redoutez le plus et que vous remettez souvent à plus tard. En terminant d’abord votre tâche la plus ardue et la plus prioritaire, vous améliorerez probablement votre productivité.
Exemple : nous sommes en début de journée et votre collègue vous envoie un rappel pour consulter une ébauche. Vous redoutez la lecture de cette longue ébauche et préférez accomplir vos petites tâches. Mais vous décidez de vous attaquer à la révision. Une fois que vous l’avez terminée, vous êtes soulagé (tout comme votre collègue) et pouvez poursuivre le reste de votre journée avec des tâches plus petites.
Identifiez vos distractions
Deux principaux types de distractions peuvent nuire à votre productivité. Les distractions environnementales sont celles que nous pouvons le plus facilement contrôler et que nous pouvons surmonter à l’aide d’actions aussi simples que de cacher votre téléphone de votre espace de travail ou de désencombrer votre bureau. Les distractions de procrastination se produisent lorsqu’une distraction environnementale devient plus importante et sert de mécanisme d’adaptation malsain pour faire face au stress. La procrastination nous empêche d’accomplir notre travail de manière efficace et peut conduire à plus de stress.
En commençant par connaître et limiter vos distractions environnementales, vous pouvez empêcher la procrastination.
Exemple : vous essayez de terminer un rapport lorsque votre téléphone vibre. Celui-ci se trouve juste à côté de votre ordinateur et vous pouvez voir chaque notification. Vous arrêtez de travailler sur votre rapport pour vérifier une notification d’actualités et vous vous retrouvez soudainement à faire défiler votre écran pendant une période prolongée. Même lorsque vous posez votre téléphone, vous vous sentez distrait de votre rapport et ne pouvez pas vous concentrer. Au lieu de continuer à faire défiler les publications, éteignez votre téléphone et placez-le en dehors de votre champ de vision. Cela vous permet de vous concentrer sur votre travail sans distractions.
La stratégie des deux listes de Warren Buffett
La stratégie des deux listes de Warren Buffett consiste à noter 25 des objectifs les plus importants actuellement dans votre esprit. Sur les 25 objectifs, entourez-en cinq que vous croyez être les plus critiques dans votre vie. Ces objectifs peuvent couvrir votre vie, votre carrière ou d’autres domaines.
À l’aide de cette liste, faites-en deux :
- Objectifs les plus importants : met en évidence les objectifs les plus précieux de votre vie.
- À éviter à tout prix : identifiez les objectifs qui ne vous aident pas à accomplir vos priorités à long terme.
Exemple : vous avez toujours eu une longue liste de choses que vous aimeriez accomplir dans votre vie, dont beaucoup prendront des années de travail. Vous souhaitez retourner à l’école pour terminer votre master, travailler en tant que professeur d’économie et évoluer dans votre emploi actuel pour devenir directeur du marketing, mais avez également pensé à une carrière dans le domaine médical. En même temps, vous souhaitez également fonder une famille et vous impliquer autant que possible, entre autres objectifs personnels. En utilisant la stratégie des deux listes de Warren Buffett, vous écrivez 25 de vos objectifs de vie majeurs. Après les avoir déterminés, vous entourez les cinq qui correspondent le plus à vos grands objectifs. Vous entourez obtenir votre master, évoluer vers un poste de directeur du marketing, fonder une famille, économiser pour une bonne retraite et travailler une semaine de quatre jours pour passer plus de temps en famille. Ce faisant, vous décidez de consacrer moins de temps, voire aucun moment, aux objectifs de la liste À éviter à tout prix. Cela vous libérera du temps pour vous aider à atteindre vos cinq objectifs les plus importants.
Méthode Ivy Lee
La méthode Ivy Lee vous oblige à hiérarchiser votre journée en suivant un ensemble de règles, qui ont été développées par le consultant en productivité Ivy Lee il y a plus de 100 ans. Les règles de la méthode Ivy Lee sont les suivantes :
- Terminez chaque journée de travail en notant les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain.
- Classez les six tâches par ordre d’importance pour vous assurer que les tâches prioritaires sont au début de votre liste du lendemain.
- Le lendemain, terminez chacune des tâches dans l’ordre, si possible.
- Restez concentré sur chaque tâche et évitez de passer à une tâche différente avant de terminer la tâche à accomplir.
- À la fin de la journée de travail, élaborez une nouvelle liste de six tâches à accomplir le lendemain. Si vous ne terminez pas une tâche, assurez-vous de l’ajouter à la liste pour le lendemain.
- Répétez le processus.
Exemple : vous vous sentez submergé par le nombre d’affectations et de tâches au travail. Vous devez terminer un diaporama dès que possible, préparer une réunion avec un client qui aura lieu dans quelques jours et rechercher et réunir des participants pour une conférence à venir, tout en rédigeant plusieurs descriptions pour le nouveau contenu de formation. Vous devez réévaluer vos tâches et vous assurer d’accomplir vos priorités les plus importantes.
Vous essayez la méthode Ivy Lee et écrivez six tâches qui vous semblent les plus importantes et vous prévoyez de les accomplir demain au travail. Vous classez les tâches en fonction de leur niveau de priorité. Vous attribuez le numéro un à remplir le diaporama, le deux à rechercher des participants, le trois à contacter les participants et le quatre à préparer votre réunion avec le client. Pour les deux derniers emplacements, vous prévoyez de vous concentrer sur la rédaction de deux des descriptions que vous devez rédiger. Le lendemain au travail, vous suivez chaque tâche, une par une, en veillant à ne pas faire de multitâche et à ne pas basculer entre les tâches. À la fin de la journée, vous constatez que vous avez terminé cinq des six tâches et vous sentez que vous avez accompli beaucoup plus de travail que la veille. Vous créez une liste de six tâches pour le lendemain, en vous assurant d’inclure la description que vous n’avez pas pu accomplir.
Conseils et astuces d’experts pour la hiérarchisation des tâches
Vous pouvez utiliser de nombreux conseils et astuces pour vous aider à hiérarchiser vos tâches. Tirez le maximum de profit de votre temps et accomplissez les tâches de votre liste en mettant en œuvre certains des conseils et astuces suivants, comme proposé par Phoebe Gavin :
- Promouvoir la conscience émotionnelle : les émotions peuvent parfois être un obstacle à la réalisation de ce qui doit être fait. Reconnaissez vos émotions (à la fois ce que vous ressentez de façon générale et ce que vous ressentez vis-à-vis de la tâche à accomplir) afin d’éviter les mécanismes d’adaptation qui mènent à la procrastination. Une plus grande conscience émotionnelle peut vous aider à créer des mécanismes d’adaptation plus forts et plus sains qui vous aident à vous concentrer sur vos tâches, même les plus difficiles.
- Détaillez les tâches de grande ampleur : divisez-les en tâches plus petites et plus gérables afin de les rendre plus faciles d’approche. Cela met également en évidence l’avancement de la tâche de grande ampleur à accomplir. Pour en savoir plus sur la gestion des charges de travail intenses, lisez notre guide complet.
- Limitez les distractions environnementales : à cause des distractions extérieures, l’accomplissement d’une tâche peut paraître impossible. Évitez les distractions telles que votre téléphone, les fenêtres de chat par messagerie instantanée, les e-mails et tout ce vers quoi vous pourriez vous tourner au lieu de la tâche à accomplir. En supprimant vos distractions environnementales, vous pouvez améliorer votre concentration sur les tâches prioritaires.
D’autres conseils et astuces utiles d’experts comprennent les suivants :
- Utilisez le principe de Pareto : le principe de Pareto suggère que 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. En gardant ce principe à l’esprit, vous pouvez hiérarchiser plus efficacement vos tâches en fonction de vos objectifs et résultats.
- Adoptez un outil de planification : cela vous aidera à suivre vos tâches et vos échéances afin de vous assurer de ne négliger aucune tâche urgente ou importante. Garder vos tâches organisées vous aidera à rester productif et à hiérarchiser votre temps.
- Déléguez des tâches : si vos listes de tâches s’additionnent et vous empêchent de passer du temps sur ce qui est important dans votre travail, essayez de déléguer des tâches à quelqu’un d’autre. Cela vous aidera à libérer du temps pour travailler sur les tâches les plus importantes de votre poste.
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