L’Université d’État de l’Ohio s’appuie sur Smartsheet pour automatiser les processus clés et répondre plus rapidement aux clients

L’Université d’État de l’Ohio (OSU), fondée en 1870, est une université publique de recherche située à Columbus, dans l’État américain de l’Ohio. L’OSU dispense une formation à plus de 67 000 étudiants et a été classée parmi les meilleures universités publiques des États-Unis.

Le service des infrastructures de technologie de l’information de l’OSU soutient les équipes essentielles, notamment les services d’architecture, qui gèrent les données des plans d’étage et les modèles de bâtiments, et les systèmes d’information géographique (SIG), qui effectuent la cartographie du campus, l’imagerie par drones et le développement d’applications. Le service s’appuie sur Smartsheet pour la gestion des projets, l’automatisation des tâches et la mise à disposition des informations à destination des cadres. « Smartsheet est un outil vraiment puissant qui donne aux membres de différentes équipes une visibilité totale sur leurs projets et permet de comprendre facilement le travail effectué et les échéances », explique Joe Porostosky, directeur du service des infrastructures de technologie de l’information à l’Université d’État de l’Ohio.

Pendant de nombreuses années, le service des infrastructures de technologie de l’information a utilisé une combinaison d’e-mails et de tableurs pour suivre les projets internes de plusieurs équipes. « Parmi les défis que nous devons relever, il y a le fait que notre service reçoit de nombreux flux d’informations provenant d’endroits très différents, car nous nous occupons de l’ensemble de l’université », explique J. Porostosky. « En tant que responsable, je ne comprenais pas vraiment la quantité de travail accompli. Je demandais à d’autres responsables de m’envoyer un e-mail une fois par semaine pour me tenir au courant du statut des projets, ce qui n’était pas efficace. » Cela posait des problèmes lorsqu’il s’agissait de suivre les accords de niveau de service pour les clients. « Nous devons terminer le projet dans un délai précis, mais je n’avais pas une vue unifiée de tous les différents projets », explique J. Porostosky. « Je n’avais aucun moyen de m’assurer que nous respections bien les accords de niveau de service. »

J. Porostosky a cherché à résoudre le problème en trouvant une solution technologique qui offrait une vue centralisée des projets.

Centraliser les processus clés et simplifier la gestion de projet avec Smartsheet 

Lorsque J. Porostosky a commencé à évaluer de nouveaux outils de gestion de projet, il s’est rendu compte que l’OSU disposait déjà de licences internes pour Smartsheet. « Après avoir étudié plusieurs solutions possibles, j’ai constaté le potentiel que Smartsheet avait pour résoudre certains de nos problèmes en matière de collaboration et de suivi de projet », explique J. Porostosky.

J. Porostosky a initialement créé une solution dans Smartsheet pour suivre les projets des différents services et les tâches de chaque employé. « J’ai essayé de mettre au point le système le plus simple possible pour intégrer les données de projet provenant de tous les différents systèmes en notre possession, tout en permettant l’établissement de rapports sur différents types de tâches », explique-t-il. « Cela nous a donné un bon aperçu du nombre de projets dans les files d’attente de nos employés et du statut de chaque projet. » Au fil du temps, d’autres services de l’OSU, y compris les équipes de sécurité et du centre médical, ont commencé à utiliser Smartsheet pour la gestion de projets. Actuellement, plus de 2 100 collaborateurs dans plus de 60 services font confiance à Smartsheet pour gérer leurs tâches quotidiennes.

Plus récemment, J. Porostosky et son équipe ont opté pour la Plateforme Smartsheet Advance Gold, qui offre des fonctionnalités telles que la gestion centralisée des processus grâce au Control Center et qui sécurise le partage des informations du projet à des fins d’affichage et de modification dans Dynamic View. Smartsheet Advance permet également aux équipes de se connecter à d’autres plateformes professionnelles internes essentielles grâce à des connecteurs et des flux de travail intelligents.

« Nous constatons déjà la valeur de Smartsheet Advance », explique J. Porostosky. « Par exemple, nous utilisons Dynamic View pour fournir des informations plus détaillées à certains de nos clients sans avoir à leur donner accès aux feuilles sous-jacentes. »

Une vue unifiée de tous les projets et tâches 

Grâce à Smartsheet, l’équipe du service des infrastructures de technologie de l’information dispose d’une vue centralisée du statut de tous les projets et des tâches individuelles, ce qui permet à J. Porostosky et aux autres membres de l’équipe de bénéficier d’une meilleure visibilité sur le statut mis à jour de chaque projet.

« Smartsheet a résolu nos problèmes de visibilité et de gestion des tâches en rassemblant tout au même endroit », explique J. Porostosky. « Cela clarifie notre travail, car chaque personne sait exactement ce sur quoi elle doit travailler chaque jour et peut voir les projets qui doivent être priorisés ou qui sont sur le point de dépasser la date limite. » 

J. Porostosky s’épargne également plus de 150 heures de travail administratif par an, car il ne perd plus de temps à chercher des mises à jour de projet et à envoyer des e-mails aux membres de l’équipe. « Je dispose maintenant de la visibilité dont j’ai besoin pour suivre les tâches en cours, car tout se trouve dans les tableaux de bord Smartsheet », explique-t-il. « Je reçois des rapports pour chaque employé et chaque projet donc, si j’ai une question, je peux simplement la poser lors de notre réunion du lundi matin. Au-delà du gain de temps, ce qui compte, c’est que nous consacrons tous notre temps aux bonnes tâches. »

Mieux répondre aux clients

Étant donné que l’OSU dispose d’une meilleure visibilité sur les projets, elle peut tenir ses clients au courant de l’avancement des travaux. « Smartsheet nous aide à être plus réactifs vis-à-vis de nos clients, car nous sommes désormais beaucoup plus conscients de la durée d’inactivité des tâches, et nous résolvons donc les problèmes beaucoup plus rapidement. Nous savons quand certaines demandes sont tellement dépassées qu’elles risquent de poser des problèmes aux clients. », indique J. Porostosky.

Automatisation d’un processus complexe de suivi du temps 

L’équipe du service des infrastructures de technologie de l’information profite de l’automatisation de Smartsheet pour rationaliser une procédure de suivi du temps pour les étudiants qui travaillent avec l’équipe. « Nous voulons suivre le rythme des étudiants afin de déterminer la rapidité avec laquelle ils accomplissent leurs tâches, et ainsi les aider à améliorer leurs performances si nécessaire », explique J. Porostosky.

« Avant Smartsheet, nous suivions le rythme des étudiants dans diverses feuilles de calcul et applications, ce qui s’avérait difficile et complexe. J’attendais la fin de l’été pour télécharger toutes les données et mesurer leurs performances. Désormais, au lieu de prendre plusieurs jours pour rassembler ces données, je peux le faire en temps réel dans Smartsheet. Nous n’avons rien à faire »

J. Porostosky et son équipe explorent désormais d’autres fonctionnalités de Smartsheet, telles que l’application DataMesh pour mettre en correspondance plus facilement les données Smartsheet entre plusieurs rapports volumineux. De plus, J. Porostosky travaille avec l’équipe immobilière de l’OSU pour utiliser Smartsheet Control Center afin de gérer de grands projets.

« Cette équipe a besoin d’au moins 30 étapes pour chaque projet qu’elle réalise, nous espérons donc l’aider à faciliter ce processus avec Control Center », explique J. Porostosky. « Smartsheet nous aide à simplifier les processus et à réduire la quantité de travail manuel à effectuer, et cela en est un autre bon exemple. »