En utilisant Smartsheet, l’université Albany State University optimise la gestion de ses projets informatiques, renforce son efficacité opérationnelle et améliore l’expérience des étudiants.

Albany State University, située à Albany, en Géorgie, est une université publique historiquement afro-américaine qui accueille plus de 6 500 étudiants. Fondée en 1903, l’université propose un large éventail de programmes d’études supérieures (niveau bac+2 et au-delà) et de certification.

Le Bureau de gestion de projets pour les services de technologie de l’information de l’université est responsable de la gestion de projets technologiques clés qui viennent en aide aux étudiants, au corps enseignant et aux services administratifs. Cela comprend la supervision des intégrations logicielles, des mises à niveau de l’infrastructure numérique et de l’achat d’appareils électroniques (AAE).

Auparavant, les approbations d’AAE pour les nouveaux ordinateurs portables, ordinateurs et autres appareils reposaient sur des processus manuels sur papier. Le suivi de ces demandes prenait beaucoup de temps et mobilisait d’importantes ressources administratives pour suivre les approbations et surveiller l’avancement. « Nous avions besoin d’une approche structurée et numérique pour rationaliser le processus d’approbation et améliorer le suivi des projets », explique Malinda Barron, analyste en gestion de projet informatique II, Bureau de gestion des projets pour les services de technologie de l’information, Albany State University.

En plus de l’AAE, le suivi des projets informatiques était dispersé entre différents systèmes, limitant ainsi la visibilité et la coordination sur l’ensemble du campus. « Avant d’adopter Smartsheet, nous devions jongler avec plusieurs outils de gestion de projet et avions donc beaucoup de mal à assurer une cohérence entre les projets », explique Malinda Barron.

Gestion des projets et processus clés dans Smartsheet

Après avoir constaté le succès de Smartsheet dans d’autres services de l’université, le Bureau de gestion de projets a adopté cet outil pour centraliser le suivi des projets informatiques. « Nous avons commencé par concevoir un modèle de plan de projet Smartsheet, qui a très bien fonctionné et n’a cessé d’évoluer », explique Malinda Barron. Notre bureau a par la suite élargi l’usage de Smartsheet à la gestion des AAE, en assurant le suivi complet des achats de matériel et de logiciels, de l’approbation au financement, en passant par la facturation et la mise en œuvre.

Depuis l’intégration de Smartsheet en 2018, le Bureau de gestion de projets de l’université a géré environ 138 projets, allant de la mise à niveau d’infrastructure à grande échelle à de plus petites initiatives d’amélioration des processus. Chaque année, l’équipe supervise entre 15 et 20 projets majeurs, incluant des améliorations technologiques, des mises à niveau de sécurité et des mises en œuvre de logiciels d’entreprise. 

« Smartsheet nous aide à suivre tous nos projets et à garantir leur réalisation dans les délais et le respect du budget », explique Malinda Barron.

Grâce à Smartsheet, le PMO bénéficie d’une visibilité en temps réel sur le statut de tous les projets informatiques via une plateforme centralisée. « Grâce aux tableaux de bord Smartsheet, nous pouvons clairement visualiser chaque phase d’un projet, de la planification au lancement, jusqu’à l’achèvement », souligne Malinda Barron. « Nous disposons également de tableaux de bord qui montrent quels services sont les plus impliqués dans notre bureau, ce qui nous aide à cibler les axes d’amélioration en matière de communication. »

Améliorer les processus sur l’ensemble du campus

Avant Smartsheet, il fallait en moyenne un mois entier pour finaliser le processus d’achat d’appareils électroniques. Grâce à Smartsheet, l’équipe a réduit les délais d’approbation de plus de 60 %. 

« Là où l’on mettait un mois pour valider un AAE, nous ne mettons plus que 8 à 10 jours grâce à Smartsheet », explique Malinda Barron. 

Grâce à des flux de travail automatisés, Smartsheet permet de réduire les tâches administratives et d’assurer une plus grande responsabilisation des parties prenantes. « Nous n’avons plus à craindre que les formulaires se perdent. Smartsheet permet de visualiser facilement où en est un achat dans le processus, et les demandeurs peuvent suivre l’avancement de l’approbation en temps réel. »

En gérant son portefeuille de projets informatiques dans Smartsheet, le PMO a considérablement augmenté la productivité, amélioré l’efficacité et renforcé la collaboration sur l’ensemble du campus. « Smartsheet a transformé nos processus en standardisant les modèles, ce qui nous évite de repartir de zéro à chaque nouveau projet », explique Malinda Barron. « Qu’il s’agisse de tableaux de bord de haut niveau ou de notifications automatisées qui maintiennent les projets sur la bonne voie, Smartsheet nous a permis d’être plus organisés et à jour dans tous nos projets. » Cela nous a aidés à améliorer les processus à l’échelle du campus, et nous sommes impatients de voir jusqu’où cela nous mènera à l’avenir. »

Améliorer l’expérience des étudiants et du corps enseignant

Malinda Barron et son équipe peuvent désormais consacrer plus de temps au soutien du corps enseignant et des étudiants de l’université Albany State University grâce à Smartsheet qui accélère et optimise les processus. « Smartsheet nous fait gagner du temps sur les processus afin que nous puissions réellement nous concentrer sur ce qui compte le plus : les étudiants », explique Malinda Barron. 

« L’une de nos missions est d’offrir aux étudiants la meilleure formation possible et pour y parvenir, nous avons besoin de processus fluides et harmonieux. » Smartsheet nous permet de collaborer davantage et nous libère du temps pour prendre des décisions stratégiques qui ont un impact sur les étudiants et le corps enseignant.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.