Caravel améliore la dotation en personnel et la gestion des projets en optimisant l’affectation des ressources dans Smartsheet

Caravel, BPM Technology Solutions, qui fait partie du groupe de services technologiques du cabinet comptable BPM LLP, aide les entreprises à déployer des logiciels comptables tout en fournissant des services de conseil et d’assistance de bout en bout. Répartis sur quatre centres de services internationaux, les plus de 1 300 employés de l’entreprise aident les clients à déployer NetSuite, Salesforce et d’autres technologies.

Caravel vise à accélérer la croissance de ses activités et devait trouver de meilleurs outils de gestion de projet pour soutenir cet objectif. « Nous voulons continuer à nous développer et à évoluer à tous les niveaux, que ce soit par le biais de nos offres de services, de nouveaux produits, du développement informatique ou de l’innovation », explique Tai Valenzuela, directrice générale principale, livraison et opérations chez Caravel. Ses objectifs de croissance et d’évolutivité étaient cependant difficiles à atteindre, car l’entreprise utilisait à la fois des logiciels de productivité et de gestion de projets qui compliquaient la gestion des ressources. « Nous éprouvions des difficultés à déterminer comment affecter les ressources aux projets, car nous ne disposions pas des outils appropriés pour assurer une prestation régulière à nos clients », explique Evan Jackson, directeur principal du PMO chez Caravel. « Il nous était difficile de nous assurer que les bonnes personnes étaient affectées aux bonnes tâches. »

L’entreprise souhaitait également offrir aux cadres supérieurs une meilleure visibilité sur les projets de déploiement. « Nous disposions de capacités de création de rapports très limitées, ce qui nous empêchait de montrer l’avancement réel des projets », précise Tai Valenzuela. « Nous utilisions des feuilles de calcul basiques pour rendre compte des projets. Dans l’ensemble, notre capacité à évoluer et à nous développer était limitée. »

Suivi des déploiements et gestion des ressources avec Smartsheet 

Afin de rationaliser la gestion des projets de déploiement, Caravel a adopté Smartsheet pour une utilisation à la fois interne et externe. L’entreprise utilise des tableaux de bord de projet Smartsheet pour gérer chaque déploiement client, offrant aux consultants et aux clients de Caravel un emplacement centralisé pour visualiser le statut des projets et les rapports.

Au lancement d’un déploiement chez un nouveau client, les chefs de projets de Caravel cliquent sur un bouton pour accéder à un plan d’action contenant des feuilles avec des informations sur le projet, le plan, les éléments d’action, les risques, les modifications, les listes de contrôle et la date de mise en service. « Nous utilisons le plan d’action et les tableaux de bord en interne et en externe tous les jours », poursuit Tai Valenzuela. « Au fur et à mesure que nous terminons chaque tâche de déploiement, nous mettons à jour les feuilles pertinentes pour montrer notre progression vers la mise en service et tout garder sur la bonne voie. »  

Caravel utilise également Resource Management by Smartsheet, une solution de planification des ressources et du portefeuille de projets, afin d’identifier les ressources requises pour chaque projet et de gérer les capacités pour assurer une allocation optimale. « Pour chaque projet, nous avons un projet correspondant dans Resource Management, que nous répartissons par tâche », explique Evan Jackson. « Nos consultants et chefs de projet l’utilisent pour saisir les heures du projet, et ils l’utilisent également pour examiner les plannings afin d’éviter les conflits, ajuster les ressources, les échéanciers ou les heures si nécessaire . »

Les flux de travail automatisés en Smartsheet aident Caravel à gérer les éléments d’action et à envoyer des rappels sur les échéances aux intervenants du projet, et la société s’appuie sur Smartsheet pour gérer jusqu’à 175 projets de déploiement à tout moment. « Nous suivons également les services d’assistance continue dans Smartsheet, de sorte que le nombre de projets peut être encore plus élevé », explique Evan Jackson.

Optimiser l’affectation des ressources pour doter en personnel les projets plus rapidement 

Grâce à Resource Management, Caravel peut s’assurer que ses projets de déploiement disposent toujours des ressources adéquates. « Avec Resource Management by Smartsheet, nous avons un outil pour examiner l’allocation des ressources de notre équipe afin de comprendre où nous pourrions être en sureffectif ou en sous-effectif, ce qui nous permet de savoir si nous devons faire de la formation croisée ou d’autres ajustements », explique Evan Jackson. « Cela nous a aidés à réduire notre délai pour doter de personnel de nouveaux projets d’environ quatre semaines, ce qui conduit finalement à plus de travail, de revenus et de clients satisfaits . » Grâce à Resource Management, Caravel a augmenté le taux d’utilisation des projets de 25 % grâce à une meilleure compréhension de la disponibilité du personnel. 

L’entreprise peut également anticiper plus efficacement les obstacles potentiels au projet à l’aide de Resource Management. « Il devient parfois évident dans un projet que nous allons rencontrer un défi si une date change et que nous savons que notre lancement est en péril », explique Evan Jackson. 

« Resource Management nous aide à planifier ces défis, car les données d’allocation des ressources sont très claires et visibles par tous les membres du projet. » 

De plus, Caravel a amélioré ses fonctionnalités de recrutement avec Resource Management. « En examinant nos prévisions et les heures prévues du projet, nous pouvons comprendre sur quels postes nous pourrions être en sous-effectif ou s’il existe des besoins spécifiques, par exemple un consultant junior plutôt qu’un consultant senior, ou encore un chef de projet à la place d’un développeur », explique Evan Jackson.

Plus de temps pour la personnalisation des projets et le service client 

Caravel a augmenté son efficacité globale en utilisant Smartsheet, ce qui aide les chefs de projet à passer moins de temps sur le travail manuel et plus de temps sur l’amélioration des projets. 

« Smartsheet permet à nos chefs de projet de gagner pas mal de temps en amont, car ils peuvent se concentrer sur la personnalisation des projets plutôt que de partir de zéro », explique Valenzuela. « Grâce à Smartsheet, nous avons économisé jusqu’à 1 400 heures par semaine au total, et c’est le temps que nous pouvons consacrer à travailler avec les clients et à faire en sorte que plus de personnes participent aux projets . »

La société peut également continuer à fournir un service client haut de gamme tout en prenant plus de travail, car ses chefs de projet sont plus productifs avec Smartsheet. « Au fur et à mesure que nous nous sommes développés avec Smartsheet, nous sommes en mesure de prendre en charge de plus en plus de projets au niveau des ressources sans perdre notre capacité à offrir un service de gants blancs, en raison de l’automatisation et de l’efficacité accrue que nous avons », explique Jackson. « Smartsheet nous permet de faire plus avec moins et de tirer le meilleur parti de nos ressources . »

Accélérer la croissance du chiffre d’affaires et des effectifs

Caravel a rapidement développé ses activités depuis l’adoption de Smartsheet. La société a connu une croissance de 500 % de ses effectifs en cinq ans depuis la mise en œuvre de Smartsheet, ainsi qu’une augmentation de 20 % de ses marges brutes. « Smartsheet nous a certainement donné l’occasion de nous développer et de croître, tant en termes de chiffre d’affaires que de taille globale de l’équipe », explique Tai Valenzuela.

 « Grâce à Smartsheet, nous pouvons créer des packs basés sur des modèles pour rationaliser les déploiements pour nos clients, ce qui nous a également aidés à conclure des transactions plus facilement, car nos commerciaux peuvent utiliser des démonstrations de tableaux de bord, par exemple, dans le cadre du plan de projet qu’ils partagent avec de nouveaux clients. »

L’organisation s’est donné pour objectif de se développer en même temps que Smartsheet. « Nous faisons partie du programme d’adoption anticipée de Smartsheet, de sorte que nous avons une visibilité sur les nouvelles fonctionnalités et les améliorations de la technologie », explique Jackson. « Nous sommes très impatients de voir ce qui va suivre. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.