Celerion automatise la gestion de la recherche clinique et l’intégration des employés à l’aide de Smartsheet et Brandfolder

Fort d’une expérience de plus de 40 ans et après avoir réalisé quelque 6 000 études, Celerion est un organisme de recherche clinique qui aide ses clients des secteurs pharmaceutique et biotechnologique à commercialiser leurs médicaments en testant la sécurité des produits. L’entreprise emploie 1 000 personnes sur ses trois sites principaux : Lincoln, dans le Nebraska et Phoenix en Arizona pour les États-Unis, ainsi que Belfast en Irlande du Nord. 

Celerion inscrit des volontaires en bonne santé à des études de recherche pour tester l’innocuité de nouveaux médicaments avant qu’ils ne soient approuvés par la Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis. Ces études révèlent des informations essentielles sur les médicaments testés.

« Nous formulons les recommandations figurant sur les médicaments prescrits sur ordonnance, telles que « Prendre ce médicament avec de la nourriture » ou « Ne pas consommer de produits laitiers dans les X heures ». Ainsi, avant que les médicaments ne soient prescrits aux patients, nous étudions leurs effets sur des personnes en bonne santé. Il s’agit de la phase 1 du processus de recherche », explique Angie Badgett, directrice principale du site clinique de Lincoln chez Celerion. 

Découvrir le potentiel de l’automatisation

Celerion a contacté Smartsheet dans un premier temps afin de mettre au point une boîte à outils de gestion de projet via Control Center. « Nous en avions besoin pour les plannings de nos études, les coordonnées de nos clients et tous les éléments essentiels qui composent habituellement une suite de services de gestion de projet », précise Angie Badgett. 

Mais lorsque la pandémie de COVID-19 est survenue, l’entreprise a dû relever un véritable défi : suivre l’ensemble des employés en télétravail et présents au bureau. « Malgré la situation chaotique, mais nous avons rapidement réalisé que nous pouvions utiliser Smartsheet pour créer un outil de suivi principal pendant la COVID-19 pour notre entreprise », explique-t-elle.

« Depuis décembre 2020 et avec l’aide d’un consultant Smartsheet, nous utilisons cette solution et non plus les supports papier et Microsoft Excel. J’ai tout de suite été séduite par l’automatisation et la visibilité que propose le logiciel. »

Celerion a alors commencé à étendre l’utilisation de Smartsheet à l’ensemble de ses opérations, mais un autre défi s’est présenté : en mai 2022, un nouveau client qui souhaitait mener une étude impliquant 200 participants répartis sur deux sites a contacté l’entreprise. « Nos études comptent généralement une soixantaine de participants. Ce projet était donc pour nous l’occasion rêvée de montrer ce dont nous étions capables », déclare Angie Badgett. « Nous devions donner à notre client l’assurance que nous pouvions mener à bien cette étude. »

Gagner la confiance en attirant des participants en un temps record

Suite à une séance de brainstorming avec son équipe, Angie Badgett a estimé qu’il s’agissait là d’un cas d’utilisation idéal de Brandfolder.

« Nous avons eu recours à Brandfolder afin de créer un référentiel central pour l’ensemble des ressources marketing de nos études, ce qui a permis de rationaliser facilement le déploiement de la nouvelle étude. Cela nous a permis d’annoncer l’étude et de réunir tous les participants nécessaires rapidement », remarque Angie Badgett. 

Le champ d’action de Brandfolder s’est immédiatement élargi. « Auparavant, nous utilisions des dossiers et des lecteurs obsolètes dans SharePoint pour héberger les supports marketing de l’entreprise, ce qui avait pour conséquence la prolifération des ressources, l’utilisation d’actifs obsolètes et des problèmes de version et de contrôle », explique Angie Badgett. « Une fois que nous avons découvert les capacités d’analyse, le contrôle des versions et les fonctions d’autorisation de Brandfolder, nous avons migré les supports de présentation de nos clients, les modèles, les présentations PowerPoint et d’autres documents vers la plateforme.

Nous avons commencé avec douze utilisateurs et cinq collections. En l’espace de 90 jours, le nombre de collections est passé à douze et l’ensemble de nos quelque 700 employés disposaient d’un accès standard à la bibliothèque leur permettant au minimum de consulter et de télécharger des ressources dans Brandfolder. Grâce au référentiel centralisé, nous sommes sûrs que nos équipes utilisent systématiquement les supports marketing ou les diaporamas les plus récents et les plus précis. »

Gérer l’intégration grâce à l’automatisation 

La même année, les services des ressources humaines et des opérations de l’entreprise ont lancé une initiative commune visant à utiliser Smartsheet dans le cadre du processus d’intégration des nouvelles recrues. « Notre processus d’intégration manuel était tellement complexe que chaque responsable avait l’impression de devoir réinventer la roue à chaque nouvelle embauche », explique Angie Badgett. « Le responsable devait notamment fournir manuellement l’accès à l’ensemble des ressources pertinentes et se consacrer à l’élaboration d’un programme d’intégration à partir de zéro, ce qui était une source de frustration et entraînait une baisse de la productivité. »

L’équipe Celerion a réalisé que toutes les ressources qu’elle devait intégrer à la boîte à outils Smartsheet pouvaient être facilement hébergées dans Brandfolder. Elle a donc créé une API et connecté Smartsheet à Brandfolder pour concevoir une boîte à outils dédiée aux nouvelles recrues et accessible en un seul clic.

« L’utilisation de Brandfolder et de Smartsheet lors de l’intégration de nouveaux employés simplifie des tâches pour le moins complexes. Notre kit d’intégration des nouvelles recrues est entièrement automatisé », explique Angie Badgett. « Le programme prévoit les embauches sept jours à l’avance, puis, en fonction de l’intitulé du poste de chaque nouvelle recrue, il sélectionne et crée un tableau de bord personnalisé précisant les exigences techniques pertinentes et génère une liste de tâches. »

« Le nouvel employé peut même terminer sa formation sur son téléphone grâce à l’application mobile Smartsheet. Les responsables peuvent quant à eux voir facilement qui a consulté et téléchargé les ressources nécessaires à l’intégration dans Brandfolder et savoir avec certitude ce qui a été fait ou non. »

Les nouveaux outils offrent également une certaine visibilité à la direction. « Nous avons éliminé 99,9 % du papier nécessaire à la documentation des formations », déclare Angie Badgett. L’utilisation de Control Center dans le cadre d’un processus tel que celui-ci présente un avantage majeur. En effet, tous les éléments de la boîte à outils figurent dans les rapports et les tableaux de bord de la direction. De cette manière, les membres de l’entreprise sont informés de l’état des nouvelles recrues et des formations, et ce quel que soit leur niveau hiérarchique. Il leur suffit pour cela de se connecter à nos tableaux de bord Smartsheet. »

Un flux de travail plus rapide et plus efficace 

L’utilisation de Smartsheet au quotidien a mis en lumière de nouveaux avantages. Celerion a tiré parti de la plateforme pour héberger des ressources élaborées en interne et conformes à la marque pour les équipes chargées du marketing, des ventes et des opérations. Nous pouvons désormais bénéficier à tout moment de mesures de qualité pour tous nos sites cliniques, et ce en un clic. De plus, WorkApps nous permet de gérer facilement l’accès à l’ensemble de nos ressources, ce qui était autrefois fastidieux », souligne Angie Badgett. « En outre, le suivi des visiteurs et les ordres du jour des réunions sont désormais très simples. En effet, l’ensemble des actions sont centralisées et visibles sur tous les sites à tout moment. »

Celerion étant désormais un utilisateur convaincu de l’automatisation, nous réfléchissons à l’amélioration de l’adoption de nouveaux outils dans d’autres domaines d’activité de l’entreprise. « Lors de la prochaine phase, nous souhaitons utiliser Control Center pour gérer les programmes de recherche, car notre secteur d’activité présente une forte variabilité, » révèle Angie Badgett. « Nous adopterons également les WorkApps de portefeuille dans notre boîte à outils dédiée à la formation des nouvelles recrues. »