Changeocity fournit aux clients des tableaux de bord Smartsheet simples et complets

Changeosity, une société de conseil spécialisée, aide les petites et moyennes entreprises à améliorer et développer leurs activités. « Nos principaux domaines d’expertise comprennent le développement de stratégies, la stimulation du leadership, l’amélioration de la culture et des valeurs organisationnelles, la mise en œuvre de programmes de gestion du changement et la promotion d’une gouvernance efficace », explique Krysta Fox, directrice générale de Changeosity. 

Changeosity avait besoin d’une solution lui permettant d’offrir une approche de bureau de gestion de projets (PMO) à ses clients.

« J’ai testé de nombreux outils du marché et aucun d’eux ne répondait à nos critères. Généralement, j’effectuais moi-même une grande partie du travail de base pour faciliter la tâche de nos clients. »

Une approche aussi holistique que simple

Il s’agissait de trouver un équilibre entre la facilité d’utilisation et l’exhaustivité : « Nous devions guider plusieurs chefs d’entreprise, dont beaucoup ignoraient tout des diagrammes de Gantt ou de la gestion de projets », explique-t-elle. « Nous apprenions à ces nouveaux agents du changement à gérer des projets et devions introduire des éléments tels que la gestion des risques sans compliquer les choses. Nous devions également présenter un produit professionnel et complet aux équipes de direction. » 

Guidée par Accienta, un partenaire Gold de Smartsheet, Krysta Fox a rapidement compris que Smartsheet cochait parfaitement toutes les cases, permettant à l’équipe de produire des ressources complètes faciles à utiliser. « Nous avons modifié les modèles Smartsheet afin de tout centraliser et de doter nos clients de nouvelles compétences en gestion de projets », explique Krysta Fox.

Prenons l’exemple du programme de gestion du changement mené par Changeosity en collaboration avec une entreprise de construction. « Ce programme impliquait 12 projets », confie Leoney Panday, responsable administrative et marketing chez Changeosity. « Grâce aux capacités de Smartsheet de regrouper les données de différentes feuilles dans un tableau de bord centralisé, nous avons pu facilement créer des plans de projet et des tableaux de bord pour chaque projet. Il nous suffisait de créer un tableau de bord pour un projet, de le dupliquer et de le modifier pour les 11 autres, ce qui nous a permis de gagner d’innombrables heures de travail. »

Aider les clients à donner un sens aux données

La personnalisation des tableaux de bord et d’autres ressources s’est également avérée utile dans d’autres situations. « Nous collaborions depuis quatre ans avec l’équipe de direction d’un client », raconte Krysta Fox. « Au fil du temps, de nombreux contenus stratégiques, évaluations psychométriques, commentaires d’accompagnement et données de gestion des risques ont fini par s’accumuler. L’équipe ne s’y retrouvait pas dans ce grand volume d’informations ; les dirigeants sont souvent confrontés à cette difficulté. » Changeosity a donc créé des tableaux de bord personnalisés pour chaque dirigeant, avec un pôle central sur Smartsheet qui leur permet désormais d’accéder à toutes les données concernant la stratégie, le leadership, la gouvernance et la gestion du changement.

« Je suis fière d’autonomiser ces organisations. Je n’ai jamais bénéficié de ce type de soutien lorsque j’étais cadre supérieure », ajoute Krysta Fox.

Transformer la culture par la responsabilisation

Changeosity a rapidement identifié une nouvelle opportunité de tirer parti de Smartsheet : l’équipe a créé des modèles structurés pour les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions, permettant un suivi rapide des décisions et des actions. « Nous avons intégré les documents pertinents des clients dans Smartsheet, formant ainsi un pack de vérification complet. Les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions sont tous gérés dans Smartsheet. » 

Après avoir généré efficacement les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, tous les détails sont instantanément signalés et intégrés dans Smartsheet, où toutes les décisions et actions sont suivies. « Cela nous permet de tout préparer aux fins de la vérification du président au lendemain de la réunion du conseil d’administration », ajoute Krysta Fox. « Les procès-verbaux finalisés sont envoyés sous 48 heures au client pour approbation et distribution, ce qui est très rapide. » Face aux actions provenant de plusieurs sources, Changeosity utilisait une Dynamic View pour tout regrouper dans des rapports personnalisés pertinents pour chaque employé. « Cela nous a donné l’occasion de passer en revue une liste consolidée de tâches et de simplifier la responsabilisation », poursuit Krysta Fox.

Selon Krysta Fox, cette approche a favorisé d’importantes transformations au sein des organisations clientes.

« Au-delà des tableaux de bord, l’intérêt a trait aux engagements. Notre solution basée sur Smartsheet aide les individus à se souvenir de leurs tâches en éliminant les obstacles auxquels ils sont confrontés dans leur exécution. Elle permet à nos clients de transformer leur culture et de vérifier constamment dans Smartsheet qu’ils tiennent leurs promesses. »

Une équipe modeste pour de grands résultats

Il convient de noter que Smartsheet a transformé la culture et la dynamique au sein de Changeosity, rendant l’équipe plus rapide et plus efficace. « Tout est automatisé et nous n’avons jamais à nous soucier de joindre le bon document ou d’envoyer des rapports », confie Krysta Fox. « Lorsqu’un nouveau client fait appel à nous, nous disposons déjà de nombreuses ressources qui permettent de réduire le temps de configuration. »

Si Krysta Fox ne saurait dire combien d’heures l’équipe a déjà gagné, elle a d’autres moyens d’évaluer l’efficacité de l’équipe. « Je peux créer en quelques minutes un tableau de bord très complet qui n’a rien à envier à ce que produiraient les grandes sociétés de conseil », conclut-elle. « Je suis sûre que la petite taille de notre équipe surprendrait nos clients, compte tenu de ce que nous sommes capables de faire. Le secret consiste à utiliser la technologie pour multiplier les possibilités. »