FOX Sports prend en charge la diffusion d'événements en continu grâce à Smartsheet

FOX Sports, la division de la programmation sportive de la Fox Corporation, diffuse des contenus sportifs télévisés, numériques et radiophoniques pouvant atteindre plus de 100 millions de spectateurs en un seul week-end. Cette entreprise diffuse des événements sportifs pour des ligues populaires telles que la National Football League, la Major League Baseball, la National Basketball Association, la NASCAR, ainsi que le football et le basket-ball de la NCAA.

L’équipe de gestion de projets de l’entreprise est chargée d’aider les différentes divisions de FOX Sports à concevoir et à générer des infrastructures de diffusion, notamment des scènes, des émissions quotidiennes, la rénovation des espaces de travail, le montage des baies de contenu, les points forts, la Coupe du monde de la FIFA et des salles de contrôle audio/vidéo pour la couverture d'événements en direct afin de prendre en charge le stockage de contenu numérique. « Que les équipes de projet aient besoin d'un drone ou d'une caméra pour filmer un match, qu'elles nécessitent des équipements et des systèmes pour les camions des médias diffusant depuis l'arrière des stades, ou bien un flux de télévision en direct dans plusieurs stades à la fois, nous nous assurons que tout est correctement configuré pour l'équipe des opérations avant chaque événement », explique Jessica Nguyen, directrice de la gestion de projet chez FOX Sports. À tout moment, les chefs de projet suivent un portefeuille de plus de 40 projets logistiques du début à la fin à l'aide de Smartsheet. 

« Smartsheet centralise toutes les informations relatives à nos projets, ce qui nous permet de suivre la totalité des informations clés en toute transparence et de livrer les projets dans les délais, dans le respect du budget imparti, afin de garantir que tout est prêt à l’heure du match », commente Mme Nguyen.

Consolidation des applications

FOX Sports s’est d’abord appuyée sur un large éventail d'outils pour obtenir, suivre et présenter les informations relatives aux projets. Nous ne disposions pas de moyen facile de rassembler les données issues de différentes plateformes, notamment Microsoft Project, Microsoft SharePoint, Microsoft Excel, Atlassian Jira et Confluence. « C'était terriblement pénible et chronophage, outre le fait que les coûts des licences pour gérer nos projets étaient élevés. J’avais été témoin de difficultés similaires dans les entreprises où j'avais exercé antérieurement pendant des décennies », explique Mme Nguyen. « En général, nous envoyions des e-mails aux différentes équipes pour obtenir les dernières informations sur les projets. Il nous était donc difficile de connaître les échéances exactes des divers projets, car nous attendions des réponses par e-mail contenant les données correctes. Nous ne disposions pas d'un moyen unifié d'obtenir une vue d'ensemble des informations de haut niveau sur les projets, notamment les plannings, les budgets et l'état d'avancement, outre les problèmes et les tâches en suspens. »

Une entreprise centralisée 

Mme Nguyen a découvert Smartsheet après que le nouveau vice-président senior de l’équipe Systèmes et technologie, dont elle dépend, lui a demandé de trouver une solution de gestion de projet intégrée, car il n’était pas satisfait des solutions actuellement utilisées par les autres équipes de FOX. « Quand j’ai vu tout ce que Smartsheet pouvait faire, cela m’a ouvert les yeux », dit-elle. Mme Nguyen et son équipe ont créé des modèles dans Smartsheet Control Center pour automatiser la création de projets et la gestion de données telles que les documents de portée, les plannings, les budgets, les budgets de nomenclature, les listes d’équipements, les journaux de conception, les journaux RAID et les liens vers le centre de documents. « Il est très facile de copier les modèles d'un projet à l'autre et d'affiner les données en fonction des besoins », explique Mme Nguyen. « Smartsheet ne nécessitant pas beaucoup d’expertise technique, il nous a été facile de nous lancer immédiatement. »

Outre la gestion des projets du début à la fin, FOX Sports utilise Smartsheet pour la planification des immobilisations, un processus annuel d'approbation des budgets par l'entreprise, par année fiscale, pour les nouveaux projets. Dans le cadre de ce processus, l’organisation utilise Smartsheet Dynamic View afin que les clients internes puissent ajouter des demandes de projet. « Smartsheet nous aide à rationaliser la planification des immobilisations, ce qui nous permet de présenter plus facilement les plans budgétaires à l’équipe financière de l’entreprise chaque année », précise Mme Nguyen. FOX Sports a également intégré Smartsheet à ServiceNow pour suivre l’inventaire du matériel, et à Coupa pour l’automatisation des achats de biens. FOX Sports assure également le suivi des contrats de service relatifs au matériel et aux logiciels dans Smartsheet. En outre, l’équipe des bureaux des affectations de la société utilise Smartsheet pour gérer le processus d’embauche des intérimaires chargés de prêter main forte sur des projets de production dans tous les États-Unis. « Nous travaillons également sur l’intégration de Workday », déclare Mme Nguyen. « Cette intégration a permis de réduire le nombre d'heures passées par nos chefs de projet, qui, auparavant, devaient rapprocher manuellement chaque facture entre les listes d’équipements de Smartsheet et les paiements effectifs dans le système financier de l’entreprise, au centime près ».

Les chefs de projet et les équipes dirigeantes de FOX Sports utilisent des tableaux de bord pour obtenir une vue d'ensemble de chaque projet. « Tout le monde peut accéder à un tableau de bord dans Smartsheet pour voir l’état d’avancement de chaque projet, avec des informations actualisées sur le planning, le budget et les commandes d’équipement », précise Mme Nguyen. « Nos cadres supérieurs peuvent visualiser toutes les données et les mesures à prendre pour chaque projet dans un tableau de bord, ce qui les aide à prendre des décisions plus éclairées du point de vue des affaires.

Le suivi de portefeuille simplifié

Aujourd’hui, Fox Sports utilise Smartsheet pour regrouper les données relatives aux portefeuilles de projets entre Los Angeles et Charlotte, en Caroline du Nord, et pour améliorer la visibilité granulaire jusqu’au niveau de chaque projet en reliant les données de plus de 60 projets. « Nous avons récemment mis en œuvre la même solution pour le Big Ten Network (BTN) à Chicago, ce qui ne nous a pris que quelques semaines. Le BTN a 18 projets en portefeuille pour l'année fiscale en cours », précise Mme Nguyen. L’agrégation automatisée des données et les tableaux de bord centralisés facilitent le suivi de l’état du portefeuille. « Le fait de rassembler tous les projets dans une seule solution, avec la possibilité de les relier entre eux, nous permet de publier des tableaux de bord et/ou des rapports en fonction des besoins de chaque équipe », explique Mme Nguyen. « Smartsheet est un outil très robuste qui répond à nos besoins. Simple à apprendre et facile à utiliser, il peut être mis en œuvre en quelques semaines. »

Rationaliser le suivi budgétaire et économiser de l’argent

Avec Smartsheet, FOX Sports a centralisé les données de ses projets. « Auparavant, nous n'avions aucun moyen de relier tous nos projets entre eux. Désormais, dans Smartsheet, il nous suffit de cliquer sur une icône pour voir tout ce qui concerne un projet individuel ou tous les projets en même temps », explique Mme Nguyen. Ainsi, les chefs de projet et les cadres supérieurs peuvent consulter des résumés des récapitulatifs des projets à tous les stades du flux de travail. 

« Nous pouvons facilement suivre chaque centime que nous dépensons dans Smartsheet, y compris le matériel, les logiciels, les services professionnels, les câbles, la main-d'œuvre pour l'installation des systèmes, etc. » Mme Nguyen insiste : « Nous pouvons voir le montant que nous avons engagé dans un projet, le coût estimé et le budget réel qu'il nous reste à utiliser. De fait, cela nous permet d’économiser de l’argent dans certains domaines, car nous pouvons désormais suivre nos budgets plus précisément. »

Gagner du temps en éliminant le travail manuel 

Les chefs de projet FOX Sports ont éliminé le travail chronophage de correspondance avec les départements internes en tirant parti des flux de travail automatisés de Smartsheet. 

« Nous n’avons plus besoin d’envoyer des e-mails ou d'effectuer notre travail manuellement : Smartsheet automatise tout et envoie des notifications aux bonnes personnes. Nous sommes donc beaucoup plus efficaces et nous gagnons beaucoup de temps », explique Mme Nguyen. « Le processus de commande a été complètement automatisé récemment. Cela permet à notre équipe de gagner énormément de temps sur le plan administratif. »

FOX Sports continue d’explorer l’adoption de fonctionnalités supplémentaires de Smartsheet pour accroître l’efficacité. « Je ne sais pas comment nous pourrions mener à bien nos projets si nous n’avions pas Smartsheet », affirme-t-elle. « Cet outil réalise tellement de choses, en simplifiant la gestion de tous les projets sur lesquels nous travaillons chaque jour. »
 

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.