Les équipes de Galenicum gardent toujours le rythme grâce à des flux de travail simplifiés et à des interactions traçables.

Fondée en 2003, la société Galenicum est passée d’un négoce d’ingrédients médicaux basé à Barcelone à une multinationale couvrant toute la chaîne de valeur pharmaceutique. Ce qui n’était au départ qu’une équipe de 27 personnes en 2013 est aujourd’hui une entreprise internationale de plus de 500 employés présente dans plus de 50 pays.

Au bout de 10 ans, les fondateurs de Galenicum ont cherché à se développer, ce qui nécessitait l’adoption d’une plateforme cloud. L’entreprise avait besoin de centraliser la gestion de projets et d’améliorer les communications entre les services afin de pouvoir évoluer. 

Favoriser la résolution indépendante des problèmes

« Nous sommes une entreprise à l’évolution dynamique. Notre taille a doublé au cours des trois dernières années », indique Javier Torrejon, Responsable mondial de la R&D, de l’innovation et de la propriété intellectuelle chez Galenicum. « Lorsque nous avons commencé à nous développer, nous avions de plus en plus besoin d’un outil nous permettant de coordonner toutes les données et les communications entre les services et pouvant facilement s’adapter aux besoins spécifiques de chaque service. Nous avons donc adopté Smartsheet en 2013. L’une de nos principales motivations a été sa disponibilité immédiate dans le cloud », poursuit Javier Torrejon.

Depuis, les employés peuvent créer facilement les outils dont ils ont besoin pour leur travail en exploitant les capacités sans code de la plateforme. Javier Torrejon explique : « Si nous avons besoin d’un outil pour soutenir nos processus, nous pouvons le créer nous-mêmes rapidement. Dans un service, nous avons mis en place une solution complète avec Workapps et Formulaires en l’espace d’une heure. » 

De plus, grâce aux mises à jour fréquentes, Smartsheet progresse constamment pour s’adapter à l’évolution des besoins et des cas d’utilisation. « Il y a un an et demi, il était relativement difficile de créer un tableau de bord. À présent, vous pouvez en ajouter un en cinq minutes », affirme Javier Torrejon.

Gérer les flux de travail en quelques clics

Aujourd’hui, les équipes de Galenicum ont amélioré de multiples processus grâce à la plateforme. Par exemple, l’outil Formulaires de Smartsheet les aide à rationaliser les demandes et le suivi des analyses et des essais de laboratoire.

« Avant, pour réserver un équipement partagé pour mener des essais, chacun de nous remplissait un fichier Excel avec une demande. Ensuite, on envoyait le fichier aux autres collaborateurs par e-mail. Une fois que tout le monde avait répondu, on téléchargeait le fichier Excel et on se réunissait chaque semaine pour finaliser l’équipement et assigner les responsabilités. En raison de ce processus de va-et-vient, il était particulièrement difficile d’atteindre les objectifs de KPI », indique Javier Torrejon. 

Avec un tableau de bord simplifié, les membres de l’équipe peuvent désormais créer une demande et la transférer à la personne assignée en quelques clics. « Vous n’avez pas besoin de savoir qui fait quoi. Vous devez seulement savoir de quel élément vous avez besoin et demander à l’utiliser via Formulaires. C’est extrêmement utile », indique Javier Torrejon. 

Remplacer les e-mails par des actions

Les équipes de Galenicum mènent 150 à 250 révisions de documents chaque mois. Les tableaux de bord Smartsheet facilitent et accélèrent le processus en organisant et en résumant les informations clés du projet. « Avant, on envoyait chaque demande de révision par e-mail. Cependant, il arrivait que certains destinataires ne reçoivent pas la demande ou qu’elle atterrisse dans leurs spams, entre autres. À présent, vous pouvez envoyer un fichier dans Smartsheet : la plateforme envoie une notification automatique au réviseur, qui n’a plus qu’à cliquer sur « OK » pour l’accepter. Tous les changements de statuts sont également visibles dans l’application », poursuit Javier Torrejon. 

Avec Smartsheet, chaque personne économise au moins cinq minutes par fichier grâce à la réduction de la charge des e-mails et à la fluidification de l’ensemble du processus. « Les tableaux de bord nous permettent d’économiser au moins 300 heures par an sur les révisions de la documentation. Ils constituent un formidable outil, car ils nous aident à nous concentrer sur ce qui compte », affirme Javier Torrejon.

Mettre les données en évidence

Smartsheet a également permis à Galenicum de résoudre le plus complexe des défis : instaurer une culture fondée sur la communication et la responsabilité. Javier Torrejon explique : « De mon point de vue, la plupart des projets échouent en raison de problèmes de communication. De nombreuses parties prenantes sont impliquées dans chaque projet, et les équipes rendent compte à différents responsables et directeurs. Lorsque le travail autour du projet a lieu sur de multiples applications, e-mails et bases de données, le flux de communication est perturbé. »

En passant à Smartsheet, Galenicum a obtenu un référentiel de données centralisé pour tous les services. « Il n’y a qu’un seul référentiel pour que nos employés puissent prendre des décisions sur la base de données globales et mieux hiérarchiser leurs tâches. Il suffit d’envoyer une demande, puis le système la traite automatiquement, ce qui permet de se concentrer sur le travail en cours et non sur la façon de trouver des données », explique Javier Torrejon. 

Toutes les informations sont disponibles au même endroit, ce qui permet de tracer les interactions en permanence. « Cela évite les longues discussions sur les responsabilités et les conflits sur le lieu de travail en cas d’erreurs, de maladresses ou de retards », précise Javier Torrejon. 

Actuellement, l’équipe de Javier Torrejon prévoit de regrouper encore plus de données de Galenicum dans la plateforme. Dans cette optique, elle explore de nouvelles options d’intégration visant à ajouter davantage de fonctions à Smartsheet. « À l’avenir, nous envisageons de supprimer certains outils et de les transférer sur Smartsheet afin de poursuivre l’amélioration de nos flux de travail. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.