Smartsheet aide HIT Holz à accroître sa productivité et à tirer parti des tendances croissantes du commerce électronique

HIT Holzindustrie Torgau est l’un des principaux producteurs de conteneurs et d’emballages en Allemagne, avec un chiffre d’affaires annuel de plus de 170 millions d’euros. Fier d’être le cinquième plus grand fabricant européen de palettes de transport, son site de production situé à la périphérie de Torgau, dans le nord-ouest de la Saxe, transforme plus d’un million de mètres cubes de bois massif en palettes et autres produits du bois tels que les palettes, les granulés de bois et les briquettes. Ces matériaux sont utilisés par des milliers d’usines dans le monde entier, favorisant la confiance des fabricants dans la longévité de leurs matériaux.

Ces dernières années, HIT a investi plus de 20 millions d’euros dans des processus de production à la pointe de la technologie et entièrement intégrés, après que sa croissance rapide ait engendré la demande visant à de meilleures infrastructures. Celles-ci englobent toutes les étapes de création de valeur, de l’approvisionnement en bois brut à la production et la livraison de palettes et autres produits du bois. Organisation dotée d’équipes tournées vers l’avenir, elle savait que la gestion du travail était la clé du succès de ces processus et des changements de production. Elle a cherché un logiciel pour l’aider à améliorer son efficacité, et Smartsheet est rapidement devenu un élément indispensable de son parcours d’évolution.

Le besoin urgent d’un système efficace

Directeur des investissements, Thassilo König a répondu à l’appel pour mettre en place un système de suivi et de gestion des projets à l’échelle de l’entreprise. Jusqu’alors, le développement de la stratégie impliquait une saisie manuelle sur papier ou l’enregistrement de la progression sur de longues feuilles Excel. L’entreprise ne disposait même pas de système de planification mis en place.

Son équipe de gestion de projets, composée de cinq personnes, et sa direction voulaient un système intégré capable de les aider à orienter les tâches au sein de l’usine, non seulement pour rendre compte de ses résultats, mais également pour ajouter ensuite des détails, exploitables au niveau le plus bas possible. Le système devrait également leur donner une vue d’ensemble des activités menées au sein de l’entreprise, les aider à évaluer la durée et le budget des projets en cours et actualiser régulièrement ces chiffres avec les dernières informations.

Il a également fait usage de Dynamic View, une fonctionnalité qui permet aux propriétaires de l’entreprise de partager des informations avec des groupes d’employés. Il gère les processus cruciaux avec les fournisseurs et peut accueillir des équipes internes et externes, tout en maintenant la sécurité et en simplifiant la collaboration.

De plus, HIT s’est vu confier la mission ambitieuse de répondre aux demandes croissantes de transport maritime mondial. Face à l’essor du commerce électronique, l’entreprise cherche à augmenter sa productivité pour rendre ces nouveaux niveaux de transport de masse réalisables, ouvrant ainsi de nouvelles possibilités pour rendre les achats en ligne plus accessibles et plus fiables que jamais.

Doublement des capacités avec l’aide de Smartsheet

M. König a adhéré à la solution Smartsheet de HIT, avec une prise en charge de 200 sous-projets sur Smartsheet, un nombre qui a aujourd’hui pratiquement doublé. Avec l’aide du partenaire Platinium des solutions Smartsheet, AMX, il a rapidement créé un tableau de bord, mis en œuvre quelques outils standardisés et défini des flux de travail adaptés sur mesure à l’entreprise. Et pour aider la main-d’œuvre à s’adapter à ces nouveaux changements numériques, M. König a commencé à animer des ateliers bimensuels démontrant comment l’atelier peut tirer parti de ses outils et processus pour ses projets.

« Parfois, le personnel a besoin d’un peu de temps pour se familiariser avec Smartsheet, mais les ateliers simplifient cela. Même ceux n’ayant aucune connaissance en informatique peuvent l’utiliser, et la plupart des employés n’ont aucun problème ».

-    Vlera Hetemi, consultante en solutions AMX

Chez HIT, les premières applications de Smartsheet ont facilité les processus d’achat, en suivant les demandes du personnel en ordinateurs portables, en bureaux et même en machines. La solution a répondu à ces demandes rapidement, en les faisant passer par trois niveaux d’approbation et en prévenant les membres d’équipe concernés à temps par le biais de l’automatisation. L’efficacité de ce processus a encouragé HIT à mettre en œuvre de nouveaux domaines d’application. À mesure que l’application s’est faite connaître, son utilisation s’est développée. Une multitude de tâches ont été migrées vers Smartsheet et les cas d’utilisation ont « explosé » à partir de là, selon Vlera Hetemi. Elle pense que cela est en partie dû à la direction de M. König et au partenariat que cette dernière a pu établir, garantissant un processus de retour d’information fluide et produisant de meilleures solutions :

« J’ai vraiment aimé la façon dont ce parcours s’est déroulé, tout s’est fait en douceur et enchaîné très rapidement de ce fait. Dès que nous découvrions un nouveau cas d’utilisation, nous nous asseyions ensemble pendant quelques heures, puis nous mettions en place ce dont nous avions besoin ».

-    Vlera Hetemi, consultante en solutions AMX

« Les sessions AMX ont été très utiles. C’est fou la vitesse à laquelle vous pouvez créer des programmes standardisés de cette manière. Nous sommes en train de créer un prototype pour chaque question qui se pose dans notre entreprise. Bien que nous disposions actuellement de 40 licences, nous apprenons au personnel à utiliser [Smartsheet] et ce nombre ne cesse d’augmenter ».

-    Thassilo König, responsable de programmes

Visibilité parfaite des besoins complexes et en constante évolution des projets

L’équipe de gestion de projets de HIT travaille désormais aux côtés du personnel, prenant des précautions contre tout obstacle potentiel et abordant rapidement les défis dès qu’ils se présentent. La fonctionnalité Smartsheet Control Center permet à M. König et à son équipe d’envisager le déroulement de projets plus complexes et d’en gérer les divers aspects, dans différentes catégories en fonction des exigences de supervision. 

« Cela nous permet de répondre à des questions telles que « combien de temps le projet dure-t-il ?’ », « combien de semaines devrons-nous y consacrer », et « de quel investissement ce projet aura-t-il besoin ? », a-t-il déclaré. Il réduit également le risque opérationnel, en donnant à HIT la possibilité de normaliser le provisionnement des projets grâce à l’automatisation, permettant ainsi de protéger facilement le programme, tout en libérant les employés de la saisie manuelle.

HIT HOLZ, une entreprise de fabrication traditionnelle, comptant une équipe de gestion de projets visionnaire axée sur la transformation numérique, a initialement connu un franc succès en utilisant Dynamic View, Control Center et Bridge. Fort de ce succès et désireux de poursuivre la numérisation, HIT HOLZ est le premier client allemand à se tourner vers Smartsheet Advance Gold pour tirer davantage parti de toute la plate-forme.

Favoriser le développement des employés

HIT a également exploité les capacités de Smartsheet au niveau des RH, pour apprendre à connaître son personnel. Avec les compétences, les certifications et le potentiel de plus de 700 employés à gérer, l’outil a aidé HIT à constituer une base de données décisive sur le personnel de l’organisation.

D’un point de vue pratique, il leur permet d’identifier les contremaîtres en mesure d’accomplir des tâches spécifiques comme l’utilisation de machines lourdes, afin de rester conforme aux lois relatives aux licences et à l’exploitation. Mais cela lui donne également une idée claire de la manière dont il peut promouvoir la croissance et l’innovation auprès de ses effectifs grâce à la formation. 

Facilité de l’adoption

Si certains employés étaient initialement peu familiarisés avec les outils basés sur le cloud, ils ont pu apprendre à maîtriser Smartsheet rapidement et facilement.

Ils ont accès à plusieurs fonctionnalités via le tableau de bord de HIT, comme la modification des tâches qui leur sont attribuées et le suivi des formulaires pertinents. C’est pourquoi HIT compte aujourd’hui 380 sous-projets actifs.

« Smartsheet est aussi simple à manipuler que de commander sur Amazon », explique M. König aux adeptes hésitants. Il déclare : « Nous avons eu besoin d’un peu de temps pour nous familiariser avec Smartsheet, mais à présent, l’entreprise demande à notre équipe de créer de nouveaux lux de travail. Nous sommes passés d’une situation d’incitation à une situation de demande, et AMX a eu une influence importante à cet égard, car il enseigne au maître ».

Une configuration intuitive signifie également que les collaborateurs peuvent l’utiliser à des fins pratiques, comme l’envoi d’un rapport d’incident. 

Assurer la sécurité des employés

Grâce à Smartsheet, la direction de l’atelier peut fournir trois principaux niveaux de détail accompagnés d’une photo pour consigner un incident dès qu’il se produit. Cette opération peut être réalisée sur un iPad, ce qui permet aux responsables d’inclure les processus de reporting dans leur routine d’inspection quotidienne. À partir de là, le service concerné reçoit une alerte en temps voulu.

Le suivi de ces incidents est essentiel pour créer un espace de travail sûr et conforme. Des formulaires comme le rapport de gestion des incidents ont permis de déterminer « ...la criticité de cet incident, ce qui s’est passé, quelle est l’incidence de cet événement sur l’entreprise, et ce que nous devons faire pour faire en sorte que cet incident ne se reproduise pas », souligne König.