Howden mise sur l’innovation et l’efficacité avec Smartsheet

Pour une entreprise mondialement établie comme Howden, la collaboration, l’efficacité et l’innovation sont essentielles pour concevoir, développer et fournir des solutions de traitement de l’air et de gaz visant à optimiser les processus cruciaux des clients.

Toutefois, cet objectif n’est pas facile à atteindre, avec plus de 6 000 employés répartis dans 26 pays et une offre de solutions en constante évolution, laquelle couvre des secteurs complexes tels que l’énergie, les produits chimiques, les infrastructures et bien d’autres encore. Les collaborateurs doivent jongler avec de nombreux projets qui évoluent rapidement. Comme l’a découvert Howden, plus les opérations se mondialisent, plus il est difficile de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Gestion de projets d’innovation mondiale

Howden emploie une combinaison d’ingénieurs ambitieux, de responsables en programmation, de chefs de projets et de personnel d’assistance à travers le monde. Tous collaborent pour aider leurs clients à fournir des solutions durables de traitement de l’air et de gaz, souvent dans des environnements complexes.

Willie Vance, responsable de la gestion des projets technologiques chez Howden Technology, fournit une assistance professionnelle à toute l’entreprise pour la gestion de projets, en assurant la liaison avec ses collègues dans le monde entier pour faire avancer les projets. Toutefois, ces dernières années, M. Vance et ses collègues ont constaté que des problèmes et des défis spécifiques apparaissaient dans tous les projets.

« Avec une telle innovation mondiale, assurer le suivi des projets, de la progression et des données était devenu un véritable casse-tête. « Nous partagions des feuilles de calcul Excel », explique M. Vance. « Malgré cela, nous ne savions jamais si nous regardions tous le même fichier, ou si ce fichier était la version la plus à jour. Lors de nos appels de progression bimensuels avec nos collègues en Inde et en Chine, il était parfois difficile de savoir si nous étions sur la même longueur d’onde. »

L’équipe se débattait également avec des processus de génération de rapports lents et manuels. Les chefs de projets et les ingénieurs présentaient les informations relatives au projet sous différents formats, tous basés sur des préférences personnelles.

Tous ces problèmes ont entravé la gestion efficace du temps des employés et l’obtention d’une visibilité claire des projets, rendant la compréhension et l’équilibre des charges de travail encore plus difficiles.

Une plateforme pour une collaboration mondiale

M. Vance savait que Howden devait trouver une meilleure façon d’avancer. La solution devait fonctionner pour tout le monde, en tenant compte de leurs différentes préférences et de leurs emplacements géographiques. Il a cherché une solution qui pourrait l’aider et en a parlé avec des collègues de l’entreprise. L’un des besoins impératifs de l’entreprise était la possibilité d’afficher les informations de différentes manières, comme un tableau Kanban, tout en veillant à ce que le travail et les projets puissent être clairement représentés dans des affichages similaires au diagramme de Gantt.

Après avoir étudié le marché, M. Vance a identifié Smartsheet comme une solution potentielle. Les premiers essais ont rapidement montré que la plateforme était parfaitement adaptée à l’entreprise.

« Nous avons rapidement été en mesure de bénéficier d’une foule d’avantages, de la création d’une source unique de données à une planification plus rationnelle, des générations de rapports plus rapides et une visualisation plus claire des tâches », explique M. Vance. « Nous avons découvert que nous pouvions utiliser la plateforme d’une multitude de façons innovantes, comme pour l’automatisation des anciens processus et le renforcement de la culture d’entreprise. »

Une source commune, unique et fiable pour les projets

M. Vance s’est tourné vers Smartsheet pour s’assurer que tout le monde puisse avoir accès à des données précises et à jour. L’équipe peut désormais recueillir et partager les mêmes informations de manière standardisée et cohérente. Chacun peut interagir efficacement avec les données appropriées lors des appels quotidiens, en utilisant des solutions sur mesure pour le problème spécifique à traiter.

La plateforme flexible Smartsheet a également amélioré la manière dont l’équipe gère les projets, en lui permettant de présenter les mêmes informations de différentes manières.

« Dans une entreprise comme Howden, vous travaillez avec différents groupes de personnes, des chefs de projets aux ingénieurs. S’il y a une chose que les ingénieurs n’aiment pas, c’est passer au crible un diagramme de Gantt de 300 lignes. C’est le meilleur moyen de les perdre. Heureusement, Smartsheet a la flexibilité nécessaire pour que chacun puisse voir les informations de la manière qui lui convient. »

Une génération de rapports plus intelligente et rapide

Avant Smartsheet, M. Vance et ses collègues passaient beaucoup de temps à rassembler les informations sur le projet et les mises à jour du statut d’achèvement pour les réunions mensuelles clés de vérification du projet. À cause du recours à des processus manuels, l’équipe passait des heures à rassembler des informations de l’historique dans divers formats, tels que des feuilles de calcul Excel et des documents PDF. Une fois ces données compilées, ils n’avaient aucun moyen cohérent de joindre des fichiers, d’ajouter des commentaires ou de fournir un contexte.

« Dans nos rapports mensuels, nous utilisons quatre blocs d’informations relatives à un projet, tels que les principaux jalons, les risques et problèmes potentiels, les aspects financiers et mesures nécessaires afin de garantir que le projet reste dans les délais. Toutes ces informations sont rassemblées dans un document PowerPoint, une tâche qui prenait auparavant au moins 30 ou 40 minutes par diapositive », explique M. Vance. « Avec Smartsheet, nous avons développé une application qui extrait automatiquement ces informations pour remplir les diapositives, ce qui réduit le temps nécessaire à moins de dix minutes par diapositive. C’est une économie considérable, qui accroît vraiment notre efficacité. »

Des ressources plus efficaces

Les équipes de Howden travaillent constamment sur de nombreux projets qui évoluent rapidement. Toutefois, une bonne gestion du travail ne se limite pas à la réalisation rapide et efficace des projets. Pour cette raison, Howden tient à s’assurer que les employés disposent du temps et de l’espace nécessaires à leur épanouissement.

Resource Management by Smartsheet s’est avérée être une fonctionnalité cruciale pour donner à l’équipe une visibilité sur la charge des ressources, avec la possibilité de déterminer si les personnes adéquates sont impliquées dans un projet et si elles auront le temps nécessaire pour terminer leur travail. Cela a permis à Howden de travailler avec une philosophie de gestion de projet agile, de résoudre des problèmes rapidement et de développer des solutions adaptées.

« L’élaboration de plans de projet dans Smartsheet et le transfert de ces données dans Resource Management by Smartsheet nous donnent une réelle visibilité », explique M. Vance. « Non seulement sur le profil d’une ressource, mais aussi sur notre budget de projet périphérique. Nous n’avions jamais disposé de cela auparavant, cette solution nous a apporté une puissance immense. »

Willie Vance et son équipe ont également utilisé Smartsheet pour améliorer les processus généraux des RH, comme la planification des congés, qui joue un rôle essentiel dans la gestion efficace des ressources. Auparavant, la planification des congés s’effectuait manuellement à l’aide de formulaires papier, un système « franchement archaïque », comme en convenait M. Vance.

Depuis, il a mis au point une feuille de planification des congés automatisée : dès qu’une demande est formulée, le responsable reçoit un e-mail automatique qui lui permet de la vérifier et l’approuver. La feuille de demande de congés est liée à un planificateur qui donne aux responsables une visibilité totale de qui est absent et quand. Pour le moment, cela n’a été mis en œuvre que pour l’équipe de Renfrew, mais le déploiement aux équipes plus grandes de Howden Technology au Danemark et en Hollande est envisagé.

Développement d’une culture d’entreprise forte

Tous les éléments précédemment cités ont été combinés pour créer une meilleure culture de collaboration et de communication au sein de l’entreprise. Howden a même utilisé Smartsheet pour entretenir spécifiquement une culture forte pendant la pandémie de COVID-19, en créant une plateforme interne où les collaborateurs pouvaient poster des mises à jour, partager des plaisanteries légères et, bien sûr, suivre la disponibilité et l’emplacement de chacun.

« Après le début du confinement, nous avons développé un tableau de bord dédié à la COVID-19 », rapporte M. Vance. « Cela a permis aux gens de comprendre les différentes situations dans d’autres pays (comme les restrictions locales), ce qui nous aide à mieux collaborer. Mais, surtout, cela nous a permis de nous unir en tant que communauté, ce dont nous avions tous besoin pendant ces périodes difficiles de confinement. »

En fin de compte, cela reflète à quel point Smartsheet a été essentiel pour Howden. M. Vance prévoit déjà d’aider à déployer les avantages de Smartsheet pour ses collègues internationaux, en les aidant à créer des applications pertinentes selon leurs besoins, afin de s’assurer qu’ils disposent de capacités adaptées.

« Les individus de notre communauté mondiale commencent à comprendre la puissance de Smartsheet », ajoute-t-il. « Chaque fois que nous planifions un nouveau projet ou une nouvelle initiative, notre hypothèse par défaut est à présent : utilisons Smartsheet ! Pour nous, c’est une excellente direction à prendre. »


Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.