LU-VE donne aux collaborateurs les clés de la gestion de projets avancée reposant sur les idées Smartsheet

Leader des solutions de réfrigération et de climatisation, le fabricant italien LU-VE place les ressources humaines au cœur de sa stratégie de réussite. Attachés au principe selon lequel les entreprises sont essentiellement faites de personnes et d’idées, ses responsables élaborent des flux de travail structurés pour recueillir les propositions des collaborateurs, leur faire suivre un parcours d’évaluation formel et transformer les idées les plus prometteuses en projets. Les critères de notation sont connus et acceptés, ce qui est très important dans une organisation de plus de 3 500 personnes réparties à travers l’Europe, les Amériques et l’Asie.

« Chaque société du Groupe avait sa propre méthode de collecte, de structuration et de transformation des idées des collaborateurs en projets », explique Stefano Mongardi, responsable de projet et spécialiste du déploiement chez Injenia, une société de transformation numérique qui aide LU-VE à implémenter Smartsheet. « Les hauts dirigeants ne comprenaient pas toujours suffisamment les avancées du projet dans différentes usines et différents domaines fonctionnels pour déclencher une évolution positive ».

La véritable fusion de deux sociétés

En 2019, l’acquisition par LU-VE de la division Échangeur thermique d’Alfa Laval, un leader mondial du transfert thermique, de la séparation centrifuge et de la gestion des fluides a mis en évidence la nécessité d’élaborer une stratégie unique de collecte, de tri, d’évaluation et de partage des idées, puis de lancement et de gestion des projets approuvés.

« Alfa Laval et LU-VE étaient deux entités distinctes actives dans différents pays et utilisant divers flux de travail, langues, structures et cultures organisationnelles », affirme Ugo Ceppi, un consultant indépendant qui travaille aux côtés de l’équipe de projets informatiques de LU-VE.

« LU-VE avait besoin d’une stratégie normalisée de collecte des idées des collaborateurs du monde entier et d’un outil permettant de regrouper les dizaines de projets de toutes les filiales ».

Un outil permettant de gérer toutes les idées

LU-VE est donc partie à la recherche d’outils de gestion de projets capables de répondre à ces objectifs. « Nous avons approfondi nos recherches sur différents logiciels et consacré du temps aux tests sur les versions d’essai », révèle Alvio Bernard, chef de projets informatiques chez LU-VE.

« Nous en avons conclu que Smartsheet offrait un bon équilibre entre le support et le conseil et permettait aux chefs de projet de personnaliser l’outil en fonction des besoins spécifiques des projets ». 

La société a fait appel à Injenia, un partenaire platinum Smartsheet, pour assurer la fluidité de l’implémentation du Smartsheet Control Center. Cet outil de gestion de projets et de portefeuille de projets permet de centraliser, d’analyser et d’automatiser les informations de projet. « Nous avons eu recours aux services d’Injenia pour formuler la stratégie et mettre en place un flux de travail de collecte des données pertinentes dès le début du projet », affirme Ugo Ceppi. « L’équipe a compris notre cas d’utilisation commerciale ainsi que nos objectifs et processus. Nous n’aurions pas pu le faire nous-mêmes ».

Lancement de projets en un clin d’œil

Les spécialistes d’Injenia se sont appuyés sur Smartsheet et leur expertise en matière de gestion de projets pour créer une série de modèles. Ces modèles prennent en charge toutes les phases du projet, de la planification à l’exécution, que LU-VE appelle des « portails ». Les phases et détails de chaque projet sont représentés sur des diagrammes de Gantt bien connus. « Nous avons créé six catégories d’idéation de projets : produits, fabrication, chaîne d’approvisionnement, ventes, commercialisation et infrastructures », affirme Ugo Ceppi. « Nous avons affecté à chaque catégorie un responsable qui sait comment gérer son domaine dans Smartsheet ». 

Chaque modèle contient différentes phases avec des étapes et livrables obligatoires. Mais les responsables ont la possibilité d’ajouter des activités, de fixer les budgets et d’affecter les tâches à différentes personnes. « Les responsables peuvent activer un projet en un clic », affirme Alvio Bernard. Stefano Mongardi ajoute, « Une simple feuille de calcul est suffisante pour créer la structure du projet et inviter des parties prenantes de différents niveaux au sein de la société ».

De petits détails qui font la différence

Control Center permet à LU-VE de garder un œil sur l’avancement des projets et des budgets. « Smartsheet recueille des informations sur les fonds consacrés à chaque tâche », explique Alvio Bernard. « Ensuite, les coûts sont récapitulés, ce qui nous aide à déterminer combien d’argent et de temps sont consacrés aux tâches à tout moment donné ». 

La vue centralisée des informations relatives aux projets et le partage facile des données par messagerie instantanée et pièces jointes rendent la collaboration plus efficace et plus rapide que les communications par téléphone et par e-mail. Même les petits modules complémentaires tels que les glossaires facilitent énormément la collaboration. « Nous travaillons avec des collaborateurs de différents pays, avec différents antécédents et expériences de travail. Il peut nous arriver de ne pas exprimer la même chose de la même manière », explique Ugo Ceppi. « Un glossaire nous aide à éviter les incompréhensions ou confusions susceptibles de se produire à cause des variations de vocabulaire. Il aide nos équipes à mieux se comprendre et à communiquer plus aisément les unes avec les autres ». 

Toutes les informations en ligne, au même endroit

Smartsheet a introduit un nouveau mode de gestion de projets au sein des équipes LU-VE tout en aidant les collaborateurs à partager leurs idées.

« Smartsheet a fait évoluer les modes de travail », déclare Ugo Ceppi. « Les collaborateurs de LU-VE ont plaisir à utiliser cet outil qui les aide à partager des tâches, à établir des rapports d’avancement et à garder le contrôle ».

Disponible en ligne, l’outil est facile à utiliser. « Aucune installation n’est nécessaire et la maintenance est vraiment simple et rapide », indique Alvio Bernard. 

La portabilité, la flexibilité et la facilité d’utilisation de la plateforme ont persuadé LU-VE d’élargir son utilisation. « Nous recevons un grand nombre de demandes de la part de nos collègues, notamment l’intégration avec d’autres outils », explique Alvio Bernard. « Nous cherchons également à mettre en œuvre les fonctionnalités de portefeuille, de tableau de bord et de rapports sur les portefeuilles de Smartsheet au sein de notre système afin d’optimiser la transparence des données et de créer une boîte à outils très efficace pour l’équipe de gestion ».