Palfinger clarifie, structure et automatise plus de 450 projets avec Smartsheet

Fondée il y a plus de 90 ans, Palfinger est devenue un leader mondial en matière de grues et solutions de levage. Basée en Autriche et comptant plus de 12 000 employés et 30 sites de fabrication dans le monde entier, l’entreprise est surtout connue pour ses grues de chargement emblématiques, souvent montées sur des camions, des navires et des trains. Au fil des ans, l’entreprise a élargi sa gamme en y ajoutant tout type de produits allant des bras de levage et chariots élévateurs embarqués aux systèmes de manutention en mer et plateformes élévatrices.

Gestion des projets avec des feuilles de calcul dispersées

En tant que responsable du PMO Opérations mondiales chez Palfinger, Nadir Doudou est chargé de s’assurer que les projets opérationnels clés, depuis les initiatives de fabrication jusqu’à la logistique interne et aux achats, se déroulent sans heurts et apportent une valeur réelle. Lorsqu’il a pris ses fonctions, il a découvert que ses collègues géraient essentiellement les projets à l’aide de feuilles de calcul simples et déconnectées. 

« J’ai réalisé que Smartsheet permettait de créer aisément des flux de travail et des automatisations sans devoir faire appel à une assistance technique et tout en bénéficiant d’une base de données commune », explique Joy El Houeiss, responsable du PMO Ventes chez Palfinger.

Après le processus de contrôle rigoureux de Smartsheet par l’équipe informatique, Nadir Doudou a commencé à la déployer, d’abord pour lui-même en tant que premier utilisateur. « J’ai expérimenté avec les rapports, les tableaux de bord et les automatisations, puis j’ai commencé à parcourir la bibliothèque de modèles Smartsheet », se souvient-il. « J’ai alors découvert le modèle de bureau de gestion de projets, qui m’a donné une nette idée de ce par quoi commencer et m’a aidé à créer un ensemble d’outils standard pour les chefs de projets. » Cette configuration a évolué au fil du temps, mais sert toujours de structure de base solide.

Faire évoluer la solution sans prise de tête

Le service de Nadir Doudou a rapidement adopté la solution, configurant plus de 50 projets en trois mois avec une formation minime. D’autres services ont rapidement suivi. « Il était très facile d’adapter le système aux exigences de chaque service ou chef de projet », explique Nadir Doudou. En peu de temps, Smartsheet est devenue la plateforme de référence pour la gestion des projets et des portefeuilles chez Palfinger, avec environ 500 projets actifs à travers toute l’entreprise.

À mesure que de plus en plus de personnes utilisaient la solution, l’entreprise a reçu de plus en plus de retours d’utilisateurs. « Chaque fois que nous voulions modifier une colonne ou ajouter une nouvelle fonction, nous devions passer en revue des centaines de projets pour appliquer la mise à jour », se souvient Nadir Doudou. C’est à ce moment-là que l’équipe a découvert Smartsheet Control Center, qui permettait d’apporter des modifications et de créer de nouveaux projets en masse.

Découvrir les possibilités offertes par Smartsheet

Comme elle utilisait de plus en plus Smartsheet, Palfinger a commencé à ajouter d’autres fonctionnalités à l’ensemble de la solution. « Dynamic View nous permet de partager les bonnes informations avec les bonnes personnes, sans donner l’accès aux feuilles de calcul complètes », explique Nadir Doudou. Cela s’est avéré particulièrement utile pour le traitement des données sensibles. En arrière-plan, Data Shuttle synchronise les détails des projets dans les différents portefeuilles, afin que les équipes n’aient pas à faire les mêmes modifications encore et encore. L’entreprise utilise également Resource Management pour garder un œil sur les charges de travail et s’assurer que les employés ne sont pas surchargés.

Au fil du temps, les équipes ont également commencé à créer des solutions Smartsheet personnalisées, telles que des systèmes de tickets et des tableaux de bord. « Avec n’importe quelle autre plateforme, vous avez besoin d’une programmation et d’une assistance personnalisées pour apporter des modifications, et chaque petit ajustement peut coûter une fortune », explique Nadir Doudou. 

« C’est là que Smartsheet excelle. Elle nous permet de créer nous-mêmes un environnement par le biais d’un processus très agréable, pratique et facile dans son ensemble. »

Plus de transparence à moindre effort

Après avoir abandonné les feuilles de calcul dispersées au profit d’un système centralisé, Palfinger bénéficie désormais d’une vue claire sur la performance de ses projets. « Nous disposons d’une transparence totale sur chaque projet et pouvons voir en un coup d’œil combien de temps et d’efforts sont consacrés à chaque activité », explique Nadir Doudou. Cette visibilité permet à l’équipe d’établir des priorités en fonction de données réelles.

Selon Nadir Doudou, de nombreuses plateformes peuvent offrir de la visibilité, mais ce qui distingue Smartsheet, c’est sa rapidité de mise en œuvre. « Nous créons une dizaine de nouveaux projets chaque semaine et Control Center nous permet de le faire à l’aide d’un modèle standard. Cela nous fait déjà gagner environ deux heures par semaine », explique-t-il. « Désormais, au lieu de mettre à jour des centaines de projets un par un, nous pouvons tous les modifier en un seul clic. » Mais sa fonctionnalité préférée est l’automatisation, qui permet de réduire les tâches répétitives et d’avancer sans devoir constamment effectuer un suivi manuel.

Continuer sur sa lancée

Smartsheet continue d’être de plus en plus utilisée par les effectifs mondiaux de Palfinger, et Resource Management devrait assister environ 10 % des employés dans un futur proche. À l’avenir, l’entreprise prévoit de connecter Smartsheet à d’autres systèmes clés pour gérer les feuilles de temps, les budgets et les flux de travail de développement agiles. « Ce n’est pas juste un nouvel outil, c’est une nouvelle façon de travailler, de manière unifiée, transparente et alignée », explique Nadir Doudou. « Cela a changé notre manière de travailler et nous aide à avancer avec plus de visibilité et de confiance. »