Roche Diagnostics s’appuie sur la solution Smartsheet, mise au point en un laps de temps très court, pour gérer la distribution des tests de dépistage du COVID-19 et l’analyse des données

Le leader mondial des biotechnologies Roche Diagnostics avait besoin d’une solution technologique capable de gérer la priorisation de la demande, la distribution, l’utilisation et la transmission des résultats de ses tests de dépistage du COVID-19 récemment développés. La précision, la flexibilité et la rapidité étaient cruciales : face à une pandémie qui se propage rapidement, Roche devait être capable de distribuer le matériel nécessaire pour réaliser les tests de dépistage à ceux qui en avaient le plus besoin, une situation qui changeait d’un jour à l’autre, voire d’heure en heure. En collaborant avec les experts de Smartsheet, Roche a pu mettre en place dans un délai très court une solution qui lui a permis de répondre rapidement à la crise sanitaire mondiale.

« Cela fait des années, voire des décennies, que nous nous préparons à une pandémie, et donc à assurer la continuité de nos activités, mais la réalité nous a rattrapés », déclare Bryan Langford, vice-président de la mise en œuvre, de la planification et de l’assistance chez Roche Diagnostics en Amérique du Nord. « Nous savions qu’il fallait réagir de toute urgence et revoir notre mode opératoire. La tâche s’annonçait difficile et, même si je dirais que personne ne savait vraiment comment nous devions nous y prendre, nous étions convaincus que nous finirions par trouver un moyen. Et nous savions aussi que nous pouvions compter sur Smartsheet pour nous aider à trouver une solution. »

Une solution pour favoriser une réponse rapide à une pandémie mondiale

Roche est à la pointe de la recherche dans le domaine de la santé depuis des décennies, avec un portefeuille mondial de médicaments et de diagnostics qui englobent l’oncologie, l’immunologie, l’ophtalmologie, les maladies infectieuses et les neurosciences. Lorsque Jonathon Fullerton a rejoint la société au poste de directeur général de la gestion des projets commerciaux il y a huit ans, il a été surpris de constater que l’innovation scientifique de la société était réalisée sur un mélange de procédés sur papier et de documents Word et Excel éparpillés. En l’espace de quelques années, les mesures prises par Jonathon Fullerton pour numériser et automatiser la gestion de projet ont abouti à la mise en place de Smartsheet.

« Nous avons estimé que nous devions revoir en profondeur nos méthodes pour la gestion de projet », explique Jonathon Fullerton. « Nous avons choisi Smartsheet et nous avons mis au point une solution très personnalisée. La connectivité de Smartsheet nous permet d’intégrer d’autres systèmes d’enregistrement au sein de l’entreprise. Nous pouvons vraiment connecter d’autres systèmes d’entreprise et partager des données et des processus. »

Roche utilisait Smartsheet depuis quelques années avant que l’apparition du COVID-19 et sa propagation rapide dans le monde entier ne viennent compliquer la gestion de projet. Début mars 2020, Roche s’apprêtait à lancer sur le marché américain le premier test de dépistage du COVID-19 à forte capacité de production approuvé par le gouvernement fédéral. Mais Bryan Langford et ses collègues ont compris que la production des tests ne pouvait pas suivre l’explosion de la demande ; Roche avait besoin d’un moyen d’identifier les populations qui en avaient le plus besoin, de leur distribuer le matériel pour réaliser les tests, et de s’adapter rapidement à mesure que ces priorités changeaient.

« Nous avions besoin de quelque chose d’extrêmement flexible, car à l’ère du COVID, la situation change d’un jour à l’autre, voire toutes les heures », explique Lisa Glavan, chef de produit marketing chez Roche. « Il nous fallait quelque chose de très fiable, sachant que nous allions recueillir de nombreuses données sur une période de temps inconnue alors que le virus continuait de se propager. Nous avions besoin d’un système sécurisé, car nous allions recueillir des informations sur les tests réalisés par les laboratoires. La solution mise au point devait être également facile à utiliser pour Roche, mais surtout pour les clients qui nous transmettaient les informations. »

L’entreprise avait également besoin d’aide. Il faut généralement compter plusieurs semaines, voire plusieurs mois, pour développer la solution Smartsheet envisagée, et Jonathon Fullerton et ses collègues se sont rendu compte qu’ils ne disposaient pas de l’expertise nécessaire en interne pour la mettre en place aussi rapidement. Langford a fait appel à Smartsheet. En trois jours, une équipe composée d’experts de Smartsheet et de membres du personnel de Roche a mis au point et lancé la première itération d’un système destiné à soutenir le test de dépistage de la société.

Gérer une situation dynamique avec des données en temps réel

Aujourd’hui, Roche utilise Smartsheet pour gérer la priorisation de la demande, la distribution et la collecte de données pour ses tests virologiques et antigéniques de dépistage du COVID-19. L’entreprise recueille des informations auprès de laboratoires d’hôpitaux et de référence, notamment le nombre de tests réalisés, le nombre de résultats positifs et le nombre de kits de test non utilisés pour chaque centre de dépistage. Les données sont ensuite analysées par rapport aux chiffres de la production et des commandes, au statut et à l’emplacement des expéditions, et aux données épidémiologiques, afin de déterminer de manière dynamique les zones prioritaires devant recevoir la prochaine vague de livraisons de produits.

« C’est un test qui n’existait pas », affirme Jonathon Fullerton. « Nous devions réaliser d’un coup plusieurs millions de tests par semaine, et ce n’était toujours pas suffisant. Aucun fournisseur ne pouvait répondre à la demande de tests de dépistage du COVID. Nous avons dû créer toutes sortes d’outils pour répartir le stock, choisir les bons endroits pour envoyer les tests, et prioriser et assurer le suivi. Nous avons utilisé Smartsheet dans presque tous ces domaines. »

Les tableaux de bord affichent des données pour diverses parties prenantes, ce qui permet aux dirigeants d’entreprises et aux directeurs commerciaux de savoir ce qui se passe dans les domaines qu’ils gèrent. La solution conçue par Smartsheet pour Roche a notamment simplifié le processus de compilation et de transmission des données en temps réel aux autorités sanitaires fédérales, dont le groupe de travail de la Maison-Blanche sur le coronavirus.

« Chaque jour, nous avions une réunion de production à 15 h 00 », ajoute Jonathon Fullerton. « Nous analysions les données ; nous vérifiions que tout était correct. À 15 h 15, ce rapport était envoyé à la Maison-Blanche. Je suis spécialisé dans l’amélioration des processus, je n’ai jamais pensé être amené un jour à travailler sur quelque chose qui concerne directement la Maison-Blanche. Mais j’étais plutôt fier, et mes enfants aussi. »

Une plateforme qui améliore l’agilité et l’innovation

Depuis le début de la pandémie, Roche a pu constater que le nombre de tests effectués par jour à travers les États-Unis dépassait souvent les 100 000. La solution Smartsheet de l’entreprise a été mise à jour et développée pour suivre et gérer plus efficacement les besoins en termes de produits. Les volumes de données sont impressionnants, mais pas autant que les efforts déployés par chacun des collaborateurs de l’entreprise.

« Nous sommes conscients de l’impact qui est le nôtre sur les patients, mais c’est vraiment formidable de pouvoir voir comment cela se traduit dans la pratique », explique Lisa Glavan. « Et de pouvoir connaître le nombre de tests réalisés et le stock de matériel utilisé, et observer l’évolution des zones critiques dans tous les États-Unis. Nous avons toujours un impact, mais je ne m’en rends jamais compte à mon niveau. »

Selon Jonathon Fullerton, Roche a également commencé à transformer sa culture pour gagner en agilité et innover davantage, non seulement dans la gestion de crise, mais aussi dans la manière de travailler. La solution de Smartsheet a permis aux équipes de l’entreprise de mieux communiquer entre elles, alors même qu’un grand nombre de collaborateurs est en télétravail.

« Nous avons radicalement changé la façon dont nous gérons notre entreprise », déclare Jonathon Fullerton. « Cette année a été la plus perturbatrice pour Roche depuis que j’y travaille, d’autant que l’ensemble de notre personnel était en télétravail. L’agilité de notre organisation et la rapidité avec laquelle nous nous adaptons dépendent fondamentalement de plateformes comme Smartsheet. Nous travaillions de la même manière depuis de nombreuses années, et les événements qui se sont déroulés cette année nous ont obligés à rompre avec nos habitudes et à adopter une toute nouvelle façon de penser. C’est une période incroyablement enthousiasmante pour l’entreprise. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.