Stellar Bank a utilisé Smartsheet pour accélérer une fusion. Résultat : elle a gagné en agilité et réalisé des économies.

De nombreuses sociétés ont déjà dû faire face à des séries de données incohérentes et à des processus sujets aux erreurs : informations réparties dans des feuilles de calcul mises à jour manuellement, données difficiles à trouver conservées dans des boîtes mail, processus très lents qui reposent sur les appels téléphoniques, les e-mails et le transfert de documents papier de bureau en bureau ou vers différents bureaux de la région.

Les difficultés redoublent lors d’une fusion des environnements informatiques séparés et incohérents de deux sociétés. C’est le défi qu’a dû relever Stellar Bank lorsqu’elle a tenté d’intégrer les applications commerciales, les processus et les systèmes de communication des sociétés qui l’ont précédée, Allegiance Bank et CommunityBank of Texas, pour former Stellar. 

Le temps ne jouait pas en leur faveur.

« Nous souhaitions intégrer les deux systèmes dès que possible pour permettre à la nouvelle organisation de répondre pleinement aux besoins de ses clients en leur offrant une expérience client cohérente dès la finalisation de la fusion », affirme Jason Trevino, vice-président senior et directeur des solutions technologiques d’entreprise à la Stellar Bank. « Généralement, il s’écoule plusieurs mois entre la mise en œuvre d’un accord et l’intégration informatique, et c’est à ce moment-là que le travail peut commencer ».

La collaboration « immédiate » permet d’accélérer les fusions et de renforcer l’expérience client

Mais ce délai dans la collaboration entre l’Allegiance Bank et la CommunityBank of Texas n’a pas eu lieu. En choisissant Smartsheet, Stellar a éliminé ces délais et la collaboration entre les deux banques a démarré immédiatement.

« Smartsheet a permis la collaboration entre les équipes des deux banques dès la signature du contrat de fusion », estime Jason Trevino.

« Je n’avais jamais entendu parler d’une telle solution auparavant. Nous n’avons pas eu à attendre la création de systèmes ou de portails d’e-mails sécurisés. Grâce à Smartsheet, nous répondions dès le départ aux exigences réglementaires en matière de sécurité et de confidentialité des données ».

La mise en œuvre rapide du volet technologique de la fusion ne représentait pas uniquement une fonctionnalité « intéressante ». Elle a permis de renforcer directement la marque et l’expérience client chez Stellar. « Nous offrons à nos clients une expérience haut de gamme au sein d’une banque de proximité dont l’envergure est suffisamment vaste pour répondre à tous leurs besoins », affirme Jason Trevino. « Smartsheet nous a permis d’y arriver plus rapidement que nous n’aurions pu le faire par nous-même ».

La réussite du PPP a vraiment « fait notre réputation »

Selon Jason Trevino, la plus grande réussite de Smartsheet pour la banque, et la plus surprenante, est la mise en œuvre du programme de protection des salaires (Paycheck Protection Program [PPP]). 

« Notre capacité à déployer et à administrer rapidement un processus PPP de bout en bout rapide et fiable est devenue un atout réputationnel important ».

« Nous avons été cités aux côtés des plus grandes banques du pays en termes de nombre de clients desservis, prêts conclus et emplois préservés ; nous ne faisions jamais partie de ce club auparavant. Sans Smartsheet, nous n’aurions pas pu créer l’application aussi vite ni aider autant de gens ».

Jason Trevino loue la flexibilité et l’agilité de Smartsheet. « Smartsheet nous a permis d’ajuster les flux de travail et processus même après le lancement de l’application », fait-il remarquer. « Nous avons réussi à affiner nos processus sans interruption ».

Des processus plus rapides, une agilité accrue et des économies de coûts pour les banques

Stellar s’appuie sur Smartsheet pour alimenter et transformer une part de plus en plus importante de ses processus commerciaux. Ainsi, la banque se montre plus agile dans la prise en charge de besoins inattendus, améliore l’expérience client et stimule la productivité.

• Les clôtures trimestrielles qui prenaient 120 jours par an s’exécutent désormais en 7 jours
• Les processus de bout en bout, par exemple les approbations de demandes qui prenaient au moins 10 jours auparavant, s’exécutent désormais en 1 jour
• Les preuves de concept qui prenaient plusieurs jours auparavant s’élaborent désormais en 2 heures
• Smartsheet se substitue à une série d’applications tierces que la banque utilisait auparavant, ce qui réduit les coûts de licence et de maintenance

De la gestion de projets aux fusions et acquisitions

L’une des banques à l’origine de Stellar utilisait Smartsheet pour gérer ses projets. Jason Trevino et ses collègues ont donc commencé à utiliser cet outil pour organiser et gérer la fusion entre Allegiance et la CommunityBank of Texas. Jason Trevino a élaboré l’intégralité du plan de projet à l’aide de tableaux de bord et de rapports Smartsheet pour les plus de 200 parties prenantes engagées dans la fusion. Cependant, Stellar avait besoin d’une solution allant plus loin que la gestion de projets, et Jason Trevino savait que Smartsheet répondrait aux besoins.

Il a joué le rôle de pionnier dans l’expansion de l’empreinte de Smartsheet au sein de l’organisation et dans l’automatisation des processus de formulaires, feuilles de calcul et événements. Allegiance et CommunityBank of Texas ont utilisé Smartsheet en tant que plateforme conjointe pour combler le fossé entre leurs systèmes. Elles ont collaboré avec Smartsheet sans modifier les structures d’audit ni apporter d’autres modifications aux deux systèmes informatiques qui auraient été contraires aux exigences règlementaires. 

Une plateforme sans code facilite le développement d’applications intuitives

Pour accélérer la mise en œuvre de la fusion, Stellar a utilisé un éventail de fonctionnalités de Smartsheet, notamment WorkApps, Bridge, Data Mesh et Data Shuttle.

WorkApps est une plateforme sans code qui permet de créer des applications faciles à utiliser pouvant inclure des feuilles de calcul, formulaires, rapports et tableaux de bord dans le cadre d’une expérience unique et intuitive. Elle peut être utilisée pour gérer de simples projets et réunions comme pour prendre en charge des besoins tels que ceux de Stellar et permettre la collaboration avec des centaines de parties prenantes autour d’un portefeuille de projets complexe. 

La banque a utilisé WorkApps pour identifier les processus hérités d’Allegiance et de CommunityBank of Texas ainsi que les écarts entre ces processus. Cela lui a permis de faire le tri entre les données pouvant être utilisées par les deux banques et les informations devant rester confidentielles pour des raisons règlementaires jusqu’à la finalisation de la fusion. WorkApps a servi de portail commun, permettant aux unités commerciales de conserver leurs documents, pièces jointes, notes, procès-verbaux de réunions et plus encore au même endroit. Après avoir créé des tableaux de bord pour assurer la transparence des demandes de travail, les banques ont utilisé WorkApps pour communiquer et collaborer sans recourir à des systèmes d’e-mail disparates.

L’intégration d’applications de services donne lieu à une version unique de vérité

Pour intégrer ses applications de services dans Smartsheet, Stellar a utilisé les capacités de Bridge qui permettent de relier des données de différents systèmes et d’automatiser les tâches de routine. Ayant d’abord utilisé Bridge pour intégrer son processus d’origination des prêts dans Smartsheet, Stellar a pu proposer rapidement des prêts relevant du Programme de protection des salaires (PPP) pendant la pandémie. Stellar a utilisé Data Shuttle pour déplacer automatiquement des données entre les plateformes et créer une source centralisée de vérité factuelle pour les décisions en temps réel. Elle s’est appuyée sur Data Mesh pour mettre en correspondance des données entre des grandes feuilles de calcul et des rapports, éliminer les doublons, accélérer la collaboration et automatiser les processus pour une exécution plus rapide du travail. 

Stellar continue d’utiliser Smartsheet pour automatiser et intégrer les processus et applications commerciaux, par exemple le processus de suivi des exceptions de crédit. 

« Le changement est radical. Pour consulter les données, les gens ne se contentent plus des feuilles de calcul, des documents de traitement de texte et des formats qui ne sont pas partageables dans leur version native », affirme Trevino.

« Nos collaborateurs nous demandent constamment de déplacer les données et processus vers Smartsheet pour permettre la collaboration. Généralement, notre banque met beaucoup de temps à adopter de nouvelles technologies. Mais une fois que nos collaborateurs ont vu ce dont Smartsheet était capable, son taux d’adoption a augmenté de 25 % à 85 % en un week-end ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.